Pháp lý doanh nghiệp 
1. Văn bản là gì?
Văn bản là tuy gần gũi nhưng lại rất đa dạng về thể loại. Chính vì vậy, có nhiều quan điểm giải thích về văn bản.
- Quan điểm thứ nhất cho rằng, văn bản là phương thức để truyền đạt thông tin từ một cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ một tổ chức đến cá nhân/tổ chức khác thông qua ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử.
Theo quan điểm này thì các loại giấy tờ như giấy phép, thông báo, báo cáo, câu hỏi, tài liệu… đều được coi là văn bản.
- Quan điểm khác lại cho rằng, văn bản là các loại giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong những cơ quan, đoàn thể và tổ chức xã hội. Theo đó, các loại giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội. Ví dụ như: Quyết định, Chỉ thị Công văn…
Nhìn chung, văn bản là hình thức truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết. Hay có thể hiểu, văn bản là một phương tiện dùng để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác thông qua chữ viết.
Văn bản gồm tập hợp các câu văn có nội dung và liên kết chặt chẽ với nhau để hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
2. Các loại văn bản và chức năng của từng loại
Để hiểu cụ thể văn bản là gì, hãy cùng LuatVietnam phân biệt các loại văn bản được dùng phổ biến hiện nay:2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Tại Điều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 giả thích, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật và được ban hành theo đúng hình thức, thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.
Quy phạm pháp luật là các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp lại nhiều lần với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc trong các đơn vị hành chính nhất định.
Trường hợp văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng ban hành không đúng theo thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.
Các loại văn bản quy phạm pháp luật và cơ quan ban hành tương ứng được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau:
Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành | Loại văn bản quy phạm pháp luật |
Quốc hội | Luật, Nghị quyết |
Ủy ban thường vụ Quốc hội | Pháp lệnh, Nghị quyết |
Chủ tịch nước | Lệnh, Quyết định |
Các cơ quan cùng ban hành: Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam | Nghị quyết liên tịch |
Chính phủ | Nghị định |
Thủ tướng Chính phủ | Quyết định |
Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao | Nghị quyết |
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ | Thông tư hoặc Thông tư liên tịch giữa các cơ quan |
Tổng Kiểm toán Nhà nước | Quyết định |
Hội đồng nhân dân cấp tỉnh | Nghị quyết |
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh | Quyết định |
2.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, thường dùng để giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính được chia thành 02 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
Văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước. Ví dụ như Quyết định nâng bậc lương, Quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,…
Văn bản hành chính thông thường là văn bản chỉ mang tính chất thông tin, nhằm mục đích điều hành hoặc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, trao đổi công việc…
Một số văn bản hành chính thông dụng như: Thông báo, Công văn, Báo cáo...
2.3. Văn bản là hợp đồng
Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
Các loại hợp đồng cơ bản được quy định trong Bộ Luật Dân sự bao gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản: Là thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên bán sẽ chuyển quyền sở hữu tài sản cho bên mua và bên mua phải trả tiền cho bên bán (Theo khoản 1 Điều 430).
- Hợp đồng trao đổi tài sản: Là thỏa thuận giữa các bên, trong đó các bên giao tài sản đồng thời chuyển quyền sở hữu đối với tài sản cho nhau (Theo khoản 1 Điều 455).
- Hợp đồng tặng cho tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó đó bên tặng cho giao và chuyển quyền sở hữu tài sản của mình cho bên được tặng cho mà không yêu cầu sự đền bù (Theo Điều 457).
- Hợp đồng vay tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho vay giao tài sản cho bên vay; khi đến hạn, bên vay phải hoàn trả cho bên cho vay tài sản cùng loại theo đúng chất lượng số lượng và chỉ trả lãi nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định (Theo Điều 463).
- Hợp đồng thuê tài sản:
+ Hợp đồng thuê tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời gian, bên thuê phải trả tiền thuê (Theo khoản 1 Điều 472).
+ Hợp đồng thuê khoán tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho thuê khoán giao tài sản của mình cho bên thuê khoán để khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức và bên thuê khoán có nghĩa vụ phải trả tiền thuê (Theo Điều 483).
- Hợp đồng mượn tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cho mượn giao tài sản cho bên mượn sử dụng trong một thời gian mà không phải trả tiền, khi hết thời hạn mượn hoặc mục đích mượn đã đạt được thì bên mượn phải trả lại tài sản (Theo Điều 494).
- Hợp đồng về quyền sử dụng đất: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó người sử dụng đất chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất hoặc thực hiện quyền khác theo quy định của Luật đất đai cho bên kia; bên kia thực hiện quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng với người sử dụng đất (Theo Điều 500).
- Hợp đồng hợp tác: Là sự thỏa thuận giữa các cá nhân, pháp nhân về việc cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm (Theo Điều 504).
- Hợp đồng dịch vụ: Là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ. (Theo Điều 513).
- Hợp đồng vận chuyển:
+ Hợp đồng vận chuyển hành khách: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên vận chuyển chuyên chở hành khách, hành lý đến địa điểm đã định theo thỏa thuận, hành khách phải thanh toán cước phí vận chuyển (Theo Điều 522).
+Hợp đồng vận chuyển tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên vận chuyển có nghĩa vụ chuyển tài sản đến địa điểm đã định theo thỏa thuận và giao tài sản đó cho người có quyền nhận, bên thuê vận chuyển có nghĩa vụ trả cước phí vận chuyển (Theo Điều 530).
- Hợp đồng gia công: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên nhận gia công thực hiện công việc để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công, bên đặt gia công nhận sản phẩm và trả tiền công (Theo Điều 542)
- Hợp đồng gửi giữ tài sản: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên giữ nhận tài sản của bên gửi để bảo quản và trả lại chính tài sản đó cho bên gửi khi hết thời hạn hợp đồng, bên gửi phải trả tiền công cho bên giữ, trừ trường hợp gửi giữ không phải trả tiền công (Theo Điều 554).
- Hợp đồng ủy quyền: Là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định (Theo Điều 562).
2.4. Văn bản là hóa đơn
Hóa đơn là loại văn bản được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
2.5. Văn bản là văn bằng, chứng chỉ
Văn bằng, chứng chỉ là loại văn được cấp cho người học sau khi hoàn thành một cấp học hoặc một trình độ đào tạo, khóa học, chương trình bồi dưỡng nào đó.
3. Văn bản có vai trò, chức năng gì trong cuộc sống
Sau có cái nhìn tổng quan về văn bản là gì và loại văn bản nào được dùng phổ biến, hãy tìm hiểu kỹ hơn về vai trò cũng như chức năng của văn bản để thấy sự quan trọng của chúng trong cuộc sống.
3.1. Vai trò của văn bản
- Đối với nhà nước: Văn bản có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một quốc gia, là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền Nhà nước. Không có văn bản, mọi hoạt động, chỉ đạo của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Văn bản là bằng chứng chứng minh cho ý chí của cơ quan nhà nước.
- Đối với các tổ chức khác: Văn bản có vai trò ghi nhận hoạt động, cách thức tổ chức và quản lý.
- Đối với cá nhân: Văn bản có vai trò quy định trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đồng thời có thể làm bằng chứng cho hành vi của cá nhân.
3.2. Chức năng của văn bản
- Chức năng cung cấp thông tin:
Mọi văn bản đều cung cấp cho người đọc một thông tin nào đó. Đây là chức năng quan trọng nhất, bởi chỉ khi cung cấp thông tin đến với người đọc thì các chức năng khác của văn bản mới được thực hiện.
- Chức năng pháp lý:
Đây là chức năng chỉ có trong văn bản quản do cơ quan nhà nước ban hành. Văn bản có chức năng pháp lý chứa đựng các quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành.
- Chức năng quản lý:
Chức năng quản lý dùng trong các văn bản có mục đích hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết định... trong một cơ quan, tổ chức. Đây là một công cụ đắc lực trong quá trình quản lý.
- Chức năng văn hóa - xã hội:
Chức năng này giúp lưu giữ các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động, sáng tạo...
- Các chức năng khác: Chức năng giao tiếp, thống kê...
Trên đây là giải đáp về: Văn bản là gì? Phân biệt các loại văn bản thường dùng. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng gọi đến hotline 1900.6192 để được hỗ trợ, tư vấn.
