Văn bản đi, văn bản đến là gì? Quy trình quản lý ra sao?

1. Văn bản đi văn bản đến là gì?

Định nghĩa văn bản đi văn bản đến được nêu tại khoản 5, 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

2. Quy trình quản lý văn bản đi văn bản đến

Mục 1 Chương III Nghị định 30 năm 2020 quy định quản lý văn bản đi theo trình tự như sau:

2.1. Quy trình quản lý văn bản đi

2.1.1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

- Số và thời gian ban hành văn bản lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành của cơ quan, tổ chức trong năm, cụ thể:

• Số văn bản bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

• Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

• Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản được cấp hệ thống số riêng.

• Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

2.1.2. Đăng ký văn bản đi

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống:

• Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30.

• Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy với đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.1.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy:

• Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

• Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30.

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

2.1.4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn bản đi hoàn thành thủ tục tại Văn thư và phát hành trong ngày được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật về nội dung của văn bản, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung thì phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành thì phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

2.1.5. Thu hồi văn bản

- Đối với văn bản giấy, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

- Đối với văn bản điện tử, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận phải hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo cho bên gửi biết qua Hệ thống.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

 2.1.6. Lưu văn bản đi

- Lưu văn bản giấy:

• Bản gốc được lưu tại Văn thư và phải đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

• Bản chính lưu tại hồ sơ công việc.

- Lưu văn bản điện tử:

• Bản gốc điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

• Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30 và các quy định có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

• Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30 và các quy định có liên quan thì Văn thư tạo bản chính văn bản giấy bằng cách in văn bản đã được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.

2.2. Quy trình quản lý văn bản đến

Mục 2 Chương III Nghị định 30 năm 2020 quy định quản lý văn bản đến theo trình tự như sau:

2.2.1. Tiếp nhận văn bản đến

- Đối với văn bản giấy:

• Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

• Tất cả văn bản giấy đến gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư chuyển cho nơi nhận (không bóc bì).

• ​Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

• Mẫu dấu “ĐẾN” thực hiện theo Phụ lục IV Nghị định 30.

- Đối với văn bản điện tử

• Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và tiếp nhận trên Hệ thống.

• Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.

• ​Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

• Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

2.2.2. Đăng ký văn bản đến

- Việc đăng ký văn bản đến phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

• Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

• Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự, trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30.

- Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống:

• Văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư thực hiện số hóa theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30. Văn thư cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo Phụ lục VI Nghị định 30.

• Văn bản đến đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

- Văn bản mật đăng ký theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản phải được Văn thư trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho cá nhân, đơn vị được giao xử lý.

• Trường hợp đã xác định rõ cá nhân, đơn vị được giao xử lý, Văn thư chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

• Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung.

- Căn cứ nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì xác định rõ đơn vị/cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

- Trình, chuyển giao văn bản giấy:

• Ý kiến chỉ đạo giải quyết ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định 30.

• Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị/cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

• Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị/cá nhân được giao giải quyết.

• Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm bản giấy thì Văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển bản giấy đến đơn vị/cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Khi nhận văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc. Những văn bản khẩn phải được giải quyết ngay.

Trên đây là quy định về: Văn bản đi văn bản đến là gì? Quy trình quản lý ra sao? Nếu có vướng mắc liên quan, bạn đọc vui lòng gọi đến tổng đài 19006192 để được tư vấn.