Chủ Nhật, 30/11/2025, 10:06

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có thể liên hệ Cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán) để đề nghị cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch như khai sinh, kết hôn, khai tử... Dưới đây là hướng dẫn thủ tục.

Mục lục bài viết

1. Giá trị pháp lý của bản trích lục
2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện
2.1 Cách thức thực hiện thủ tục
2.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?
2.3 Thời hạn giải quyết thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện
2.4 Lưu ý khi thực hiện thủ tục
2.5 Trình tự thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

1. Giá trị pháp lý của bản trích lục

Bản sao trích lục có 02 loại là bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thêm vào đó khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương tự như bản chính được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện (Ảnh minh hoạ)

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

Cụ thể, tại Quyết đinh 3606/QĐ-BNG quy định thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện, như sau:

2.1 Cách thức thực hiện thủ tục

- Người có yêu cầu dấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây.

- Ngoài các cách thực hiện nêu trên, nếu Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử.

2.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

- Giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại (nếu có).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực họp lệ.

Trường hợp ngưòi yêu cầu là cồng dân Việt Nam đã được cấp số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kết nối với CSDLQGVDC.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu tại Phụ lục Thông tư số 04/2024/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính).

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trương hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao ữích lục hộ tịch. Trường hợp",người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2.3 Thời hạn giải quyết thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

- Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

2.4 Lưu ý khi thực hiện thủ tục

- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiếp nhận, giải quyết yêu càu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại Cơ quan đại diện. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có vãn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực.

+ Trường họp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đãng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đỏ. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình xác nhận đã đói chiếu với bản chính, để lưu hồ sơ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả, người có yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phàn hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đại diện hủy bỏ kết quả giải quyết.

- Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch.

2.5 Trình tự thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

- Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây.

- Cán bộ nhận hồ sơ có ừách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ:

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ;

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, ữong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.

(iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

- Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm ừa lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sồ - thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự.

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đẵ hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thì cán bộ lãnh sự in bản sao Trích lục hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Thủ tục cấp bản sao, trích lục giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đại diện giúp công dân Việt Nam ở nước ngoài tiếp cận nhanh chóng và thuận tiện các giấy tờ quan trọng, đảm bảo quyền lợi pháp lý và thuận tiện trong các giao dịch hành chính.

Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ.

Chia sẻ:

Đánh giá bài viết:

Bộ Tư pháp vừa ban hành hồ sơ thẩm định dự thảo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về lĩnh vực y tế, trong đó đã có mức phạt cho người hút thuốc lá điện tử? Cùng theo dõi chi tiết tại bài viết dưới đây.

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc về việc có thể tách khẩu khi chủ hộ không đồng ý và những quy định pháp lý liên quan đến vấn đề này.

Bài viết này sẽ tổng hợp các quy định pháp lý liên quan đến quy trình phê chuẩn và miễn nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) theo Nghị định 300/2025/NĐ-CP.

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

1. Giá trị pháp lý của bản trích lục

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

2.1 Cách thức thực hiện thủ tục

2.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

2.3 Thời hạn giải quyết thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

2.4 Lưu ý khi thực hiện thủ tục

2.5 Trình tự thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

Tin cùng chuyên mục

Đã có mức phạt cho người hút thuốc lá điện tử?

Có tách khẩu được khi chủ hộ không đồng ý?

Thủ tục phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND theo Nghị định 300

Hướng dẫn đăng ký tạm trú trên VNeID để tránh bị phạt tiền từ 15/12/2025

Nghị định 296/2025/NĐ-CP: 7 điểm mới quan trọng về cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt VPHC