Quyết định 628/QĐ-UBND Cà Mau 2016 thủ tục hành chính mới ban hành lĩnh vực văn thư, lưu trữ

I. THỦ TỤC PHỤC VỤ VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC

1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau đến nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nội vụ vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần. Cụ thể như sau:

+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút

Công chức tiếp nhận hồ sơ xem xét:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và hướng dẫn độc giả đăng ký.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập phiếu hướng dẫn để sửa đổi, bổ sung một lần đầy đủ theo quy định.

- Bước 2: Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

- Bước 3: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

- Bước 4: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

- Bước 5: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

2. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đến nghiên cứu tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ:

- Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (mẫu số 01 kèm theo);

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (mẫu số 02 kèm theo).

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức và cá nhân.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cà Mau.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

8. Lệ phí: Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Mẫu số 01

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi: .......................................................................................................................

Họ và tên độc giả ..........................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ..................................................................................................

Quốc tịch: .....................................................................................................................

Số Chứng minh nhân dân /số hộ chiếu: ..........................................................................

Cơ quan công tác: ........................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: ...............................................................................................................

.....................................................................................................................................

Số điện thoại: ...............................................................................................................

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ..............................................................................

.....................................................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu:  ......................................................................................................

Thời gian nghiên cứu: ....................................................................................................

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

Mẫu số 02

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: …………………….

Họ và tên độc giả: .........................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu: ......................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu: .......................................................................................................

.....................................................................................................................................

II. THỦ TỤC CẤP BẢN SAO VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ

1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Nộp hồ sơ

Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nội vụ vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần. Cụ thể như sau:

+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút.

Công chức tiếp nhận hồ sơ xem xét:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và hướng dẫn độc giả lập phiếu yêu cầu.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập phiếu hướng dẫn để sửa đổi, bổ sung một lần đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Giải quyết thủ tục hành chính

a) Thủ tục cấp bản sao

- Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

- Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ cho người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt

- Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu cấp cho độc giả.

b) Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

- Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong số chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và trả kết quả cho độc giả.

2. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (mẫu số 01 kèm theo);

- Bản lưu bản sao tài liệu.

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (mẫu số 02 kèm theo);

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Thời hạn giải quyết: Thời hạn trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả chậm nhất là 01 ngày, kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức và cá nhân.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cà Mau.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

8. Lệ phí: Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Mẫu số 01

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: ……………………

Họ và tên độc giả: .........................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu: ......................................................................................................

III. THỦ TỤC CẤP, CẤP LẠI, BỔ SUNG LĨNH VỰC HÀNH NGHỀ CỦA CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ

1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân có đủ năng lực, điều kiện hành nghề lưu trữ nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nội vụ vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần. Cụ thể như sau:

+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút.

Công chức tiếp nhận hồ sơ xem xét:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập phiếu hướng dẫn để sửa đổi, bổ sung một lần đầy đủ theo quy định.

- Bước 2: Sở Nội vụ quyết định cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

2. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Sở Nội vụ.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ

- Đơn đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề (mẫu số 01, 02 kèm theo);

- Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề;

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ (mẫu số 03 kèm theo);

- Giấy chứng nhận kết quả nghiệp vụ lưu trữ;

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền;

- Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không quá 6 tháng).

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

8. Lệ phí: Không có.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Đơn đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

Mẫu số 01

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------

…………, ngày .... tháng .... năm 20……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh ..................................................................................................

Họ và tên: .......................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ....................................................................................................

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: .....................................................................................

Chứng minh nhân dân số:………………………………………… Ngày cấp: ............................

Nơi cấp: .........................................................................................................................

Điện thoại: ………………………………………Email (nếu có): ..............................................

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) ......................................

.......................................................................................................................................

Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ: ................................................................................

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.

Mẫu số 02

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------

…………, ngày .... tháng .... năm 20……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh ................................................................................................

Họ và tên: .....................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ..................................................................................................

Chỗ ở hiện nay: .............................................................................................................

Chứng minh nhân dân số:………………………………….. Ngày cấp: .................................

Nơi cấp: .......................................................................................................................

Điện thoại:………………………………… Email (nếu có): ...................................................

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có).....................................

.....................................................................................................................................

Thời gian đã cấp Chứng chỉ hành nghề: ..........................................................................

Lý do xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề:

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.