QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ

---------

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 38/2011/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 689/SNV-CCHC ngày 20 tháng 9 năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các huyện, thị xã, thành phố”.

Điều 2. UBND các huyện, thị xã, thành phố củng cố, kiện toàn tổ chức hoạt động bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, ban hành quy chế tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa áp dụng tại địa phương phù hợp với Quy định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2651/QĐ-UBND ngày 22/12/2010 của UBND tỉnh về quy định việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND cấp huyện.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Hương Thủy, Hương Trà, thành phố Huế, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

Cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (được gọi tắt là UBND cấp huyện) là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện; từ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (HĐND và UBND) cấp huyện, do Chủ tịch UBND cấp huyện thành lập.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng thực hiện cơ chế một cửa đối với tất cả các thủ tục hành chính (TTHC) theo quy định tại các Quyết định của UBND tỉnh và UBND cấp huyện về danh mục TTHC thực hiện tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

2. Đối với các TTHC chưa được quy định thực hiện cơ chế một cửa tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thì vẫn áp dụng thực hiện đầy đủ các quy trình theo hướng dẫn tại Chương II và Chương III của Quy định này, nhưng được tiếp nhận và giao trả kết quả tại phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện (được gọi tắt là phòng chuyên môn).

3. Quy định này áp dụng đối với bộ phận TN&TKQ, Văn phòng HĐND và UBND, các phòng chuyên môn, cán bộ, công chức và tổ chức, cá nhân khi thực hiện tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả TTHC theo cơ chế một cửa.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả TTHC

1. Nguyên tắc tiếp nhận, giao trả kết quả

a) Công khai, minh bạch và đảm bảo giải quyết TTHC nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân.

b) Tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả tại một đầu mối duy nhất là bộ phận TN&TKQ thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Tổ chức, cá nhân không liên hệ với phòng chuyên môn để được giải quyết TTHC.

c) Bộ phận TN&TKQ không được yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp thêm bất kỳ một loại giấy tờ nào khác ngoài danh mục hồ sơ đã được quy định tại Quyết định của UBND tỉnh về công bố Bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện áp dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

d) Bộ phận TN&TKQ hướng dẫn, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh nội dung, gia hạn thời gian giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, một lần bằng văn bản, đúng quy định đã niêm yết công khai.

đ) Các phòng chuyên môn không trực tiếp nhận hoặc giao trả kết quả cho tổ chức, cá nhân đối với những TTHC đã được quy định thực hiện theo cơ chế một cửa.

2. Nguyên tắc phối hợp giải quyết

a) Quy trình chuyển, giao hồ sơ, lấy ý kiến, tham gia ý kiến giữa bộ phận TN&TKQ, các phòng chuyên môn được thực hiện bằng cách chuyển trực tiếp, có phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ và sổ giao nhận tài liệu của phòng chuyên môn.

b) Trưởng các phòng chuyên môn, lãnh đạo UBND cấp huyện không thụ lý, giải quyết các hồ sơ khi không có phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ kèm theo.

c) Quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ, cán bộ, công chức làm việc tại các phòng chuyên môn và đơn vị liên quan không tiếp xúc với tổ chức, cá nhân đang có nhu cầu giải quyết TTHC dưới bất kỳ hình thức nào. Trường hợp cá biệt do UBND cấp huyện có quy định riêng.

d) Các phòng chuyên môn và đơn vị liên quan tham gia ý kiến theo đề nghị của phòng chuyên môn chủ trì, nếu quá thời gian yêu cầu mà không có văn bản trả lời thì coi như đã đồng thuận đối với nội dung được đề nghị cho ý kiến.

3. Nguyên tắc đánh giá kết quả tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả TTHC

a) Phong cách giao tiếp, tinh thần phục vụ và chất lượng giải quyết hồ sơ là yêu cầu cao nhất đối với cán bộ, công chức; là thước đo hiệu quả hoạt động của các phòng chuyên môn.

b) UBND cấp huyện không xét khen thưởng hoặc không xem xét, đề nghị khen thưởng thành tích công tác cải cách hành chính của cá nhân, tập thể trong năm đối với tập thể có trên 10% hoặc có hơn 40 TTHC không thực hiện đúng thời gian quy định hoặc không thực hiện đúng theo quy trình trong tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả.

c) Thủ trưởng các phòng chuyên môn tham gia giải quyết TTHC phải có báo cáo kiểm điểm bằng văn bản trước Chủ tịch UBND cấp huyện trong trường hợp một tháng, kết quả giải quyết có trên 10% hoặc có hơn 05 TTHC không thực hiện đúng thời gian quy định.

Điều 4. Địa điểm, thời gian tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại bộ phận TN&TKQ thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Thời gian tiếp nhận và giao trả kết quả TTHC cho tổ chức, cá nhân được thực hiện vào tất cả các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ 7 (đối với những UBND cấp huyện có tổ chức làm việc sáng thứ 7), trừ ngày lễ, tết và ngày nghỉ khác theo quy định của pháp luật.

- Buổi sáng: Từ 7h30 đến 11h00

- Buổi chiều: Từ 14h00 đến 16h30

Điều 5. Yêu cầu TTHC đối với hồ sơ

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại TTHC theo quy định tại Quyết định của UBND tỉnh về công bố Bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện áp dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Các văn bản ban hành trong quá trình giải quyết TTHC của các phòng chuyên môn được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các quy định khác của nhà nước.

3. Văn bản dự thảo kết quả giải quyết TTHC của các phòng chuyên môn trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ký duyệt phải được lãnh đạo phòng chuyên môn ký chịu trách nhiệm và kèm theo file điện tử chuyển cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện qua các phương tiện thích hợp.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên bộ phận TN&TKQ được phân công trực thực hiện các công việc sau:

1. Cấp mã số đăng ký giải quyết hồ sơ:

Đối với TTHC có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc, tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thì công chức bộ phận TN&TKQ lập phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ (theo Phụ lục 1) và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ.

2. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

Căn cứ vào danh mục TTHC và thành phần hồ sơ để xem xét:

- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

- Nếu hồ sơ chưa đúng số lượng hoặc chưa đủ các loại giấy tờ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hồ sơ (theo Phụ lục 3) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh.

- Bộ phận TN&TKQ chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đúng số lượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Quyết định công bố Bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện áp dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

3. Đối với hồ sơ theo quy định giải quyết trong ngày làm việc thì tiếp nhận (không lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ), ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Phụ lục 7), phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và chuyển ngay hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết.

4. Đối với các hồ sơ theo quy định có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc thì công chức tiếp nhận lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo Phụ lục 2). Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Phụ lục 7). Bộ phận TN&TKQ lập Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Phụ lục 4) và chuyển hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết.

5. Thời gian giải quyết cho từng loại TTHC được thực hiện theo quy định của UBND cấp huyện nhưng không vượt quá thời gian giải quyết theo quy định của UBND tỉnh và các văn bản cấp trên.

6. Đối với những TTHC đã quy định áp dụng thực hiện cơ chế một cửa nhưng theo chủ trương của UBND cấp huyện được tiếp nhận, giải quyết theo bộ hồ sơ tập thể (có trên 05 hồ sơ cùng lúc của một TTHC), thì thời gian giải quyết của bộ hồ sơ tập thể bằng 1/3 tổng thời gian giải quyết của bội số hồ sơ với thời gian giải quyết TTHC đơn lẻ nhưng không kéo dài quá 6 tháng.

Điều 7. Quy trình chuyển hồ sơ

1. Đối với hồ sơ tiếp nhận giải quyết trong ngày, bộ phận TN&TKQ chuyển ngay hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết chậm nhất vào thời gian giữa buổi hoặc cuối buổi làm việc. Trường hợp tiếp nhận sau 16 giờ thì chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng chuyên môn vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày kế tiếp.

2. Đối với các hồ sơ theo quy định có thời gian giải quyết lớn hơn 01 ngày làm việc, Bộ phận TN&TKQ lập phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Phụ lục 4) và chuyển hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết vào thời gian cuối buổi trong ngày.

3. Thời gian bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn và thời gian phòng chuyên môn trả lại kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận TN&TKQ được cập nhật và thể hiện tại Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Phụ lục 7), Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.

Điều 8. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Phòng chuyên môn hoặc công chức được phân công thụ lý, giải quyết hồ sơ thực hiện các công việc theo quy trình sau:

a) Kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ do bộ phận TN&TKQ chuyển giao (không nhận hồ sơ còn thiếu thành phần, số lượng).

b) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết hồ sơ đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định đối với từng TTHC. Trường hợp giải quyết hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành với các phòng chuyên môn và các đơn vị liên quan, phòng chuyên môn trực tiếp thụ lý chịu trách nhiệm chính phải trực tiếp liên hệ với các đơn vị có liên quan để phối hợp giải quyết theo hướng:

- Phòng chuyên môn trực tiếp thụ lý tổ chức lấy ý kiến bằng văn bản, văn bản đề nghị phải ghi rõ nội dung và thời gian yêu cầu trả lời. Nếu quá thời gian yêu cầu các phòng chuyên môn, đơn vị có liên quan được đề nghị tham gia ý kiến không có văn bản trả lời thì xem như đã đồng thuận đối với nội dung đề nghị cho ý kiến. Thời gian đề nghị tham gia ý kiến không ít hơn 05 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành văn bản đến ngày quy định trả lời.

- Phòng chuyên môn trực tiếp thụ lý tổ chức họp lấy ý kiến (có giấy mời và nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm), nếu phòng chuyên môn, đơn vị có liên quan không cử công chức có trách nhiệm dự họp theo giấy mời thì xem như đã nhất trí với nội dung biên bản cuộc họp. Thời gian mời dự họp không ít hơn 02 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành giấy mời.

- Với hồ sơ thụ lý có kiểm tra thực tế, phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra.

c) Lập văn bản thẩm định của phòng chuyên môn (hoặc ghi nội dung ý kiến thẩm định vào phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ - đối với các thủ tục đơn giản, có ý kiến thẩm định ngắn gọn).

d) Tham mưu văn bản giải quyết TTHC:

- Đối với TTHC thuộc thẩm quyền phòng chuyên môn ký văn bản giải quyết, công chức được phân công thụ lý thẩm định và dự thảo văn bản giải quyết TTHC trình lãnh đạo phòng chuyên môn ký duyệt.

- Đối với TTHC thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ký văn bản giải quyết, sau khi thẩm định lãnh đạo phòng chuyên môn trình UBND cấp huyện (thông qua Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện) văn bản thẩm định và kèm theo dự thảo văn bản giải quyết TTHC.

đ) Thực hiện các thủ tục ban hành văn bản giải quyết TTHC sau khi lãnh đạo ký duyệt.

2. Trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp, trong thời hạn không quá 03 ngày (với hồ sơ có thời gian giải quyết dưới 16 ngày); 05 ngày (với hồ sơ có thời gian giải quyết trên 16 ngày) tính từ ngày bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân điều chỉnh, bổ sung các nội dung hồ sơ. Việc hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung chưa phù hợp được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, một lần bằng văn bản.

Trường hợp cá biệt, hồ sơ có nhiều nội dung đề nghị điều chỉnh, bổ sung nhưng không thể giải thích đầy đủ bằng văn bản, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ thông báo cho tổ chức, cá nhân (ghi rõ thời gian, nội dung) đến tại bộ phận TN&TKQ để công chức phòng chuyên môn trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ.

3. Trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định thì trong thời hạn trước 02 ngày tính theo ngày hẹn trả kết quả, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Việc gia hạn thời gian trả kết quả chỉ thực hiện 01 lần nhưng không quá 1/3 thời hạn giải quyết theo quy định của từng loại TTHC.

4. Sau khi có kết quả giải quyết hồ sơ, phòng chuyên môn cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của phòng, phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến bộ phận TN&TKQ để giao cho tổ chức, cá nhân.

Điều 9. Thẩm quyền ký giải quyết công việc

1. Đối với những loại công việc mà UBND cấp huyện quy định thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng chuyên môn thì Trưởng phòng chuyên môn ký giải quyết, sau đó chuyển lại bộ phận TN&TKQ.

2. Đối với những loại công việc mà UBND cấp huyện quy định thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp huyện thì các phòng chuyên môn trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký thông qua Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Thời gian lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thẩm tra, kiểm tra văn bản giải quyết TTHC không quá 01 ngày làm việc.

Điều 10. Quy trình giao trả kết quả

Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ là quá trình thành viên bộ phận TN&TKQ được phân công thực hiện các công việc sau:

1. Đề nghị tổ chức, cá nhân đánh giá mức độ hài lòng về quá trình giải quyết TTHC vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ (tại phần II Phụ lục 2), ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Phụ lục 7) và Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Phụ lục 4) và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ, thu phí, lệ phí theo quy định và giao kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân.

2. Ghi chép, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Sổ theo dõi tiếp nhận, trả kết quả và phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.

3. Kết thúc việc giao trả kết quả, trong thời gian 02 ngày tính từ ngày giao, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, bộ phận TN&TKQ photo Phiếu tiếp nhận hồ sơ và Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (đã có đánh giá chất lượng thực hiện của lãnh đạo bộ phận TN&TKQ) thành 02 bản và chuyển Bản chính về phòng chuyên môn để thực hiện việc lưu trữ theo hồ sơ, bản photo được lưu giữ tại bộ phận TN&TKQ.

4. Trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp hoặc hồ sơ chưa thể giải quyết theo thời gian quy định, thì trong thời hạn 02 ngày (tính từ ngày có văn bản đề nghị của lãnh đạo phòng chuyên môn), bộ phận TN&TKQ có văn bản về hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ (theo Phụ lục 6) hoặc gia hạn thêm thời gian trả kết quả (theo Phụ lục 5) và có trách nhiệm thông báo đến tổ chức, cá nhân trong thời gian sớm nhất (nhưng không quá 3 ngày). Thời gian giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, kể từ ngày tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh các yêu cầu, điều chỉnh, bổ sung hồ sơ TTHC.

5. Lãnh đạo bộ phận TN&TKQ, lãnh đạo phòng chuyên môn và công chức (chịu trách nhiệm chính) trực tiếp xin lỗi hoặc phát hành văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân khi hồ sơ có hai lần sai sót liên quan một trong các trường hợp sau: tiếp nhận thiếu thành phần, số lượng; hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ; gia hạn thêm thời gian trả kết quả; chậm giao trả kết quả mà không có lý do chính đáng.

Chương III

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ

Điều 11. Công tác kiểm tra, báo cáo

1. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, đánh giá kết quả tiến độ giải quyết TTHC của các phòng chuyên môn báo cáo lãnh đạo UBND cấp huyện, Phòng Nội vụ bằng văn bản theo định kỳ mỗi tháng 1 lần (theo Phụ lục 8).

2. Định kỳ 02 tháng một lần, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phối hợp với các phòng chuyên môn, các đơn vị liên quan để đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng, hiệu quả của cơ chế phối hợp trong hoạt động tiếp nhận, giải quyết, giao trả kết quả TTHC (có ghi nhận bằng văn bản).

3. UBND cấp huyện có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ và Văn phòng UBND tỉnh) về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục TTHC (kết quả, khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) tại các báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm.

Điều 12. Lưu trữ hồ sơ

Các phòng chuyên môn thụ lý thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định về công tác lưu trữ hồ sơ; thực hiện chuyển giao hồ sơ lưu trữ theo quy trình lưu trữ văn bản.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của UBND cấp huyện

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành Quy chế làm việc của mình phù hợp với Quy chế này.

2. Chủ tịch UBND cấp huyện tổ chức chỉ đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị có liên quan thực hiện nghiêm túc các nội dung của Quy định này. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và tạo điều kiện để cán bộ, công chức thuộc quyền trong việc giải quyết hồ sơ và thực hiện tốt nhiệm vụ.

3. Củng cố, kiện toàn tổ chức hoạt động bộ phận TN&TKQ, ban hành quy chế tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC theo cơ chế một cửa tại áp dụng tại địa phương. Đầu tư, hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của bộ phận TN&TKQ.

4. Công khai các TTHC thực hiện tại bộ phận TN&TKQ và trên Trang Thông tin điện tử của địa phương theo hướng dẫn tại Công văn số 3805/UBND-CCHC ngày 24/8/2012 của UBND tỉnh. Tổ chức các hình thức thông báo, tuyên truyền rộng rãi trong nhân dân về việc triển khai thực hiện cơ chế một cửa để nhân dân biết, thực hiện và kiểm tra giám sát việc thực hiện.

5. Tập huấn về nghiệp vụ và phong cách giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc ở bộ phận TN&TKQ.

6. Thường xuyên nghiên cứu, rà soát, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục TTHC, thời hạn giải quyết cho từng loại TTHC phù hợp với quy định của Nhà nước.

7. Khen thưởng kịp thời, xử lý nghiêm minh cán bộ, công chức khi có vi phạm trong việc giải quyết TTHC.

Điều 14. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành cấp tỉnh

Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan, Chủ tịch UBND cấp huyện chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện quy định này.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên cứu đề xuất UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.

Phụ lục 1

MẪU PHIẾU ĐĂNG KÝ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND

 ngày 24  tháng  9 năm 2012  của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Văn phòng HĐND và UBND...          CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Bộ phận TN&TKQ                                  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

     Số: ……/PĐK-BPTN                             ................, ngày ....... tháng ....... năm 201...

PHIẾU ĐĂNG KÝ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Bộ phận TN&TKQ đã chấp nhận đăng ký giải quyết hồ sơ của Ông (bà), tổ chức:..............................

...................................................................................................................... .............................

Địa chỉ: ..................................................................................................................................................

Về loại công việc ...................................................................................................................................

Người đăng ký giải quyết hồ sơ: .................................................... ĐT: ...............................................

Mã số hồ sơ được đăng ký là:.................................................................................................................

Trong thời gian 2 tháng (tính từ ngày đăng ký) nếu tổ chức, cá nhân không liên hệ với bộ phận TN&TKQ để giải quyết hồ sơ như đã đăng ký thì phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ này không còn giá trị./.

Người đăng ký giải quyết hồ sơ                                             Người cấp mã số đăng ký

        (Ghi rõ họ tên, ký tên)                                                             (Ghi rõ họ tên, ký tên)

Lưu ý: - Phiếu này gồm 2 bản: 1 bản gửi cho tổ chức, cá nhân, 1 bản lưu giữ tại bộ phận TN&TKQ.

Phụ lục 2

MẪU PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND

 ngày 24 tháng  9 năm 2012  của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Văn phòng HĐND và UBND...         CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Bộ phận TN&TKQ                                  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

        Số: ……/PTN-BPTN                           ................, ngày ....... tháng ....... năm 201...

PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Mã số hồ sơ:.....................

Bộ phận TN&TKQ nhận của ông (bà), tổ chức: .....................................................................

Địa chỉ: ..............................................................................................................................

Về loại công việc ................................................................................................................

Người nộp hồ sơ: ........................................................... ĐT: ......................................................

Hồ sơ đã nhận gồm:

Ngày hẹn trả kết quả: ........ /........./201...

ĐT liên hệ của bộ phận TN&TKQ là: ....................... gặp ông (bà)..................................... .....

            Người nộp hồ sơ                                                 Người nhận hồ sơ

        (Ghi rõ họ tên, ký tên)                                                     (Ghi rõ họ tên, ký tên)

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ có thời gian giải quyết trên 09 ngày, thì sau 5-7 ngày làm việc (tính từ ngày nộp hồ sơ) tổ chức, cá nhân liên hệ với bộ phận TN&TKQ để biết tính hợp lý của hồ sơ và các vấn đề phát sinh nếu có.

PHẦN:  Ý kiến đánh giá của tổ chức, cá nhân về quá trình giải quyết TTHC đã được tiếp nhận (có thể  in ở mặt sau của phiếu tiếp nhận hồ sơ)

Lưu ý: - Phiếu gồm 2 bản: 01 bản lưu giữ thành sổ tại bộ phận TN&TKQ, 01 bản gửi cho tổ chức, cá nhân và thu hồi khi giao trả kết quả. Sau khi thu hồi được photo thành 2 bản: 01 bản chính lưu theo hồ sơ, 01 bản photo lưu tại bộ phận TN&TKQ (được cập nhật thông tin tại phần mềm quản lý hồ sơ một cửa nếu có)

Phụ lục 3

MẪU PHIẾU HƯỚNG DẪN HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND

 ngày 24  tháng  9 năm 2012  của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Văn phòng HĐND và UBND...       CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Bộ phận TN&TKQ                                Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

          Số: ……/PHD-BPTN                       ................, ngày ....... tháng ....... năm 201...                                                    

PHIẾU HƯỚNG DẪN HỒ SƠ

Kính gửi: ông (bà):.......................................................................

Địa chỉ: .............................................................................................................................

Về loại công việc:

.........................................................................................................................................

Mã số hồ sơ:.....................

Sau khi kiểm tra, bộ phận TN&TKQ nhận thấy hồ sơ của ông (bà) đã có các loại sau: 

Theo quy định về giải quyết TTHC, hồ sơ của ông (bà) phải bổ sung thêm các loại sau: 

Các nội dung lưu ý khi nộp hồ sơ:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Số điện thoại liên hệ của bộ phận TN&TKQ là: ........................................

                                                                                 NGƯỜI HƯỚNG DẪN

                                                                                    (Ký và ghi rõ họ tên)

Lưu ý: - Phiếu này gồm 2 bản: 1 bản gửi cho tổ chức, cá nhân, 1 bản lưu giữ  tại bộ phận TN&TKQ.

Phụ lục 4

MẪU PHIẾU THEO DÕI GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND

 ngày 24 tháng  9 năm 2012  của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Văn phòng HĐND và UBND...                   CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Bộ phận TN&TKQ                                            Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

     Số:……/PTD-BPTN                               ................, ngày ....... tháng ....... năm 201...

Hồ sơ của ông (bà), tổ chức: ..................................................  (theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ số: ..……/PTN-BPTN, ngày .... /....../201... Mã số hồ sơ:...............................).

Về loại công việc …………...................................................................................................................

Ngày nhận hồ sơ ……. .... /....../201....

Ngày hẹn trả kết quả: ……… .... /....../201....

Lưu ý: Phiếu được đính kèm trong quá trình giải quyết hồ sơ, kết quả cuối cùng được photo thành 2 bản: 01 bản chính lưu theo hồ sơ, 01 bản photo lưu tại bộ phận TN&TKQ (được cập nhật thông tin tại phần mềm quản lý hồ sơ một cửa nếu có).

Phụ lục 5

MẪU PHIẾU GIA HẠN THỜI GIAN TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND

 ngày 24  tháng  9 năm 2012  của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Văn phòng HĐND và UBND...        CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Bộ phận TN&TKQ                                Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

       Số: ……/PGH-BPTN                          ................, ngày ....... tháng ....... năm 201...

PHIẾU GIA HẠN THỜI GIAN TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ

Kính gửi ông (bà):.......................................................................

                       Địa chỉ: .......................................          ĐT:      ...................................

Bộ phận TN&TKQ đã nhận hồ sơ của ông (bà), (theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ số: ..……/PTN-BPTN, ngày .... /....../201... Mã số hồ sơ:......................)

Về loại công việc …………....................................................................................

Ngày nhận hồ sơ ……. .... /....../201....

Ngày hẹn trả kết quả: ……… .... /....../201...

Vì: ..............................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

nên UBND huyện (thị xã,thành phố)/Phòng ...... chưa giải quyết theo thời gian ghi trên phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Vậy bộ phận TN&TKQ xin gia hạn thời gian trả kết quả đến ngày:  ….... /....../201...

Rất mong Ông (bà) thông cảm!

                                                               TM. Bộ phận TN&TKQ               

                                                                                   (Ghi rõ họ tên, ký tên đóng dấu)

Lưu ý: - Phiếu gồm 3 bản: 01 bản gửi cho tổ chức, cá nhân, 01 bản lưu giữ  thành sổ tại bộ phận TN&TKQ, 01 bản gửi phòng chuyên môn và được lưu cùng với hồ sơ đã được giải quyết.