Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng: 10 điểm mới nổi bật

1. Mở rộng phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng được mở rộng

Tại Điều 1 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh chủ yếu bao gồm các nội dung về chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện trụ sở, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Khoản 1 và 2 Điều 1 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã mở rộng phạm vi điều chỉnh, bao gồm việc quy định chi tiết nhiều điều khoản mới của Luật Công chứng 2024 và các biện pháp thi hành, như: việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân…

Ngoài ra, đối tượng áp dụng của Nghị định 104 cũng được mở rộng hơn (thể hiện ở Điều 2), bao gồm cả viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao.

2. Bổ sung lộ trình cụ thể cho việc chuyển đổi Phòng công chứng

Trong khi Nghị định 29 không quy định mốc thời gian cụ thể , mà giao địa phương căn cứ điều kiện thực tế để xây dựng Kế hoạch và Đề án chuyển đổi tại Điều 6, Điều 7 thì Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rất rõ về lộ trình chuyển đổi tại Điều 15.

Theo đó, căn cứ mức tự chủ tài chính của Phòng công chứng, lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương được thực hiện như sau

• Chậm nhất 31/12/2026: Với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.

• Chậm nhất 31/12/2027: Với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên.

• Chậm nhất 31/12/2028: Với các Phòng công chứng còn lại.

​3. Quy định mới về cách xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng

Theo Điểm c Khoản 2 Điều 7 Nghị định 29, giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động, uy tín, và số lượng hợp đồng công chứng trong 3 năm gần nhất.

Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, giá quyền nhận chuyển đổi được xác định bằng số tiền nộp ngân sách và thuế trung bình trong 3 năm gần nhất của Phòng công chứng.

4. Rút gọn thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng

Nếu như quy định cũ tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng phải thực hiện theo 2 bước: xây dựng Kế hoạch chuyển đổi (Điều 6) và Đề án chuyển đổi (Điều 7), thì tại Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, bỏ bước lập Kế hoạch, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp.

5. Chính thức quy định loại hình Văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân

Điều 17 Nghị định 104 quy định rõ: Văn phòng công chứng có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, căn cứ vào danh mục địa bàn cấp huyện do UBND tỉnh ban hành.

Ngoài ra, Điều 17 còn cho phép chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, nhưng không theo chiều ngược lại.

Trước đây, Nghị định cũ không đề cập đến mô hình tổ chức cụ thể của Văn phòng công chứng.

6. Quy định cụ thể về giải thể Phòng công chứng

Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể.

Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động.

​Nội dung này trước đây không được đề cập.

7. Bổ sung rõ các trường hợp được xem là “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Nghị định 29/2015/NĐ-CP không liệt kê cụ thể các trường hợp được coi là lý do chính đáng khác theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.

Tại Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, đã liệt kê rõ 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác”, bao gồm:

• Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;

• Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại;

• Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí;

• Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Ngoài ra, việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do nêu ra.

8. Bổ sung quy định về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Quy định cũ:

Không có quy định về việc chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản công chứng.

Quy định mới:

Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến người ký/điểm chỉ văn bản công chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng yêu cầu như:

• Nhận diện rõ người ký và công chứng viên;

• Ảnh không được chỉnh sửa, cắt ghép;

• Có thể chụp riêng từng người hoặc chụp chung tùy trường hợp;

• Ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng;

• Có thể quay video nếu thấy cần thiết...

9. Quy định chi tiết hơn về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Chương III Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định nguyên tắc mua bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và điều kiện chi trả. Tuy nhiên, số tiền bảo hiểm tối thiểu, thời hạn bảo hiểm, mức khấu trừ... chưa cụ thể.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP (Chương IV, từ Điều 28 đến Điều 35) quy định chi tiết:

• Số tiền bảo hiểm tối thiểu: 400 triệu đồng

• Mức khấu trừ tối thiểu: 2 triệu đồng/trường hợp

• Phí bảo hiểm tối thiểu: 3 triệu đồng/năm/công chứng viên

• Thời hạn bảo hiểm tối thiểu: 5 năm

• Quy định về hồ sơ yêu cầu bồi thường, nguyên tắc chi trả, tạm ứng bồi thường...

Ngoài ra, có quy định cụ thể việc mua bảo hiểm trong trường hợp công chứng viên chuyển tổ chức hành nghề...

10. Bổ sung quy định về công chứng điện tử 

Từ Điều 47 đến Điều 54 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định đầy đủ về công chứng điện tử, bao gồm:

- Khái niệm và giá trị pháp lý: Văn bản công chứng điện tử là văn bản được lập trên môi trường điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị tương đương văn bản công chứng giấy.

- ​Phạm vi áp dụng: Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng cho di chúc và hành vi pháp lý đơn phương

- Điều kiện sử dụng dịch vụ: Người tham gia phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, chữ ký số hợp lệ, thiết bị phù hợp, và đăng ký trên nền tảng công chứng điện tử.

- Nền tảng công chứng điện tử: Là hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo tương tác video, nhận diện, lưu trữ, ký số, chia sẻ dữ liệu liên thông với cơ quan có thẩm quyền.

- Quy trình thực hiện: Người yêu cầu công chứng đọc/được đọc lại văn bản trên nền tảng điện tử, ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó công chứng viên ký xác nhận và gắn dấu thời gian....

Trên đây là những điểm mới của Nghị định 104/2025/NĐ-CP so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP.