Ký nháy là gì? Cách dùng và trách nhiệm của người ký nháy

1. Ký nháy là gì?

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản trước khi trình người ký chính thức đã được kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Có mấy loại ký nháy? Cách dùng từng loại như thế nào?

2.1. Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

2.2. Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

2.3. Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

3. Giá trị của chữ ký nháy và trách nhiệm của người ký

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình lãnh đạo ký chính thức, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

4. Cách ký tên, đóng dấu chuẩn theo Nghị định 30/2020

Khác với ký nháy, ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Cụ thể, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

Về cách ký tên

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Lưu ý:

- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Về cách đóng dấu

- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai:  Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Nếu còn thắc mắc khác liên quan, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6199 để được hỗ trợ, giải đáp.

>> Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30