Thứ Năm, 23/10/2025, 16:05

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Công dân có nhu cầu xin cấp bản sao trích lục các giấy tờ hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam để sử dụng trong hoặc ngoài nước có thể thực hiện thủ tục này tại Bộ Ngoại giao theo Quyết định 3606/QĐ-BNG.

Mục lục bài viết

1. Trích lục hộ tịch là gì?
2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao
2.1 Đối tượng thực hiện thủ tục
2.2 Cách thức thực hiện thủ tục
2.3 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?
2.4 Thời hạn giải quyết thủ tục
2.5 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

1. Trích lục hộ tịch là gì?

Tại khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 quy định:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Như vậy, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao (Ảnh minh hoạ)

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

2.1 Đối tượng thực hiện thủ tục

Quyết định 3606/QĐ-BNG quy định đối tượng thực hiện thủ tục là:

Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam.

2.2 Cách thức thực hiện thủ tục

- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tiếp nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác trực tiếp nộp tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao hoặc thông qua hệ thống bưu chính công ích.

- Qua môi trường điện tử trong trường hợp cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Bộ Ngoại giao cho phép.

2.3 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

- 01 Tờ khai cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch theo Mẫu.

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (để đối chiếu).

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao ừích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị giải quyết TTHC thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Bản chụp (đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ hộ tịch yêu cầu cấp bản sao trích lục (nếu có).

- Trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính, thì phải kèm 01; bản sao có chứng thực các giấy tờ quy định tại mục b và giấy tờ chứng minh quan hệ tại mục c nêu trên.

- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xụất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các .giấy tờ nêu trên.

2.4 Thời hạn giải quyết thủ tục

- Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: trong ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ được nộp sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

- Đối với hồ sơ phải xác minh: không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đứợc kết quả trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2.5 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao.

Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Trường họp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

- Trường họp hồ sơ chưa họp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cần cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

- Trường họp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ họp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3: Đơn vị chuyên môn giải quyết và ừả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định:

- Trường họp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

- Trường họp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày ừả kết quả được thực hiện không quá một (01) làn.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Đơn vị chuyên môn trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.

- Trường họp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.

Bước 4: Sau khi nhận két quả giải quyết TTHC từ Đơn vị chuyên môn, Bộ phận Một cửa kiểm ữa lại các thòng tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Đơn vị chuyên môn.

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao giúp công dân và người nước ngoài dễ dàng xin lại các giấy tờ hộ tịch đã đăng ký ở nước ngoài, bảo đảm tính pháp lý, minh bạch và thuận tiện trong các giao dịch hành chính, góp phần cải cách thủ tục và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.

Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ.

Chia sẻ:

Đánh giá bài viết:

Từ 01/01/2026, khi chở trẻ em dưới 10 tuổi và chiều cao dưới 1,35 m trên ô tô, người điều khiển phương tiện bắt buộc phải sử dụng thiết bị an toàn phù hợp. Nếu không có ghế ngồi an toàn cho trẻ em, người điều khiển sẽ bị phạt tiền.

Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định 3152/QĐ-BTP về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý , trong đó quy định thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực.

Thủ tục xét tặng danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc mới nhất ra sao? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn theo Quyết định 1329/QĐ-BNV quy định.

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

1. Trích lục hộ tịch là gì?

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

2.1 Đối tượng thực hiện thủ tục

2.2 Cách thức thực hiện thủ tục

2.3 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

2.4 Thời hạn giải quyết thủ tục

2.5 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Tin cùng chuyên mục

Không có ghế ngồi cho trẻ em trên ô tô bị phạt như thế nào?

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc [theo Quyết định 1329/QĐ-BNV]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động tiên tiến [từ ngày 01/12/2025]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua Bộ Nội vụ

1. Trích lục hộ tịch là gì?

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

2.1 Đối tượng thực hiện thủ tục

2.2 Cách thức thực hiện thủ tục

2.3 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

2.4 Thời hạn giải quyết thủ tục

2.5 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Tin liên quan