Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

1. Công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm c khoản 1 Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực quy định như sau:

Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

...

Như vậy, bản sao được chứng thực từ bản chính được chấp nhận trong các giao dịch thay thế cho bản chính, có giá trị pháp lý cao, Tuy nhiên, việc chứng thực bản sao từ bản chính chỉ có hiệu lực khi không có quy định khác của pháp luật.

2. Thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

Căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 hướng dẫn cụ thể về thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực như sau:

2.1 Cách thức thực hiện thủ tục

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

2.2 Thành phần hồ soe thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ sau:

- Căn cước điện tử;

- Bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.

2.3 Thời hạn giải quyết thủ tục 

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2.4 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

(1) Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch phải xuất trình các giấy tờ theo quy định.

(2) Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch xuất trình.

(3) Việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan lưu trữ giao dịch.

(4) Cơ quan thực hiện chứng thực tiến hành chụp từ bản chính giao dịch đang được lưu trữ và thực hiện chứng thực như sau:

* Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định;

* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

(5) Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

(6) Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.