Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 23/2015 về chứng thực

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐINH SỐ 23/2015/NĐ-CP NGÀY 16/02/2015 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực,

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo.

Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các Điều 21, 33 và 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 3. Sử dụng mẫu lời chứng

1. Trong trường hợp nhiều người cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản, người thực hiện chứng thực sử dụng mẫu lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2. Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 4. Cách ghi số chứng thực

1. Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Ví dụ: ông A đến Ủy ban nhân dân xã H yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 loại giấy tờ: 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số, 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số; 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi 01 số; 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số.

2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được lấy theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Ví dụ: Ông Trần Văn H đến Phòng Tư pháp K để yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu thì Phòng Tư pháp  ghi  01 số chứng thực cho tờ khai lý lịch cá nhân (người yêu cầu chứng thực lấy 01 bản hay nhiều bản tờ khai lý lịch cá nhân thì cũng lấy 01 số chứng thực ) và 01 số chứng thực cho giấy ủy quyền nhận lương hưu (người yêu cầu chứng thực lấy 01 bản hay nhiều bản giấy ủy quyền nhận lương hưu thì cũng lấy 01 số chứng thực).

Điều 5. Cách tính và ghi phí chứng thực

1. Phí chứng thực bản sao từ bản chính

Phí chứng thực bản sao từ bản chính được tính theo trang của bản chính. Ví dụ: Bà Trần Thị M đến Ủy ban nhân dân phường B yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy chứng minh nhân dân, lấy 01 bản sao thì Ủy ban nhân dân thu 4.000 đồng/bản.

2. Phí chứng thực chữ ký (bao gồm chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch)

Phí chứng thực chữ ký được tính theo từng trường hợp, mỗi trường hợp chứng thực là 10.000 đồng. Trường hợp ở đây được hiểu là mỗi lần thực hiện chứng thực chữ ký đối với một hoặc nhiều chữ ký trên 01 giấy tờ, văn bản.

Ví dụ: Bà Lê Thị C yêu cầu Ủy ban nhân dân xã Y chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bưu phẩm, nếu bà C lấy 01 bản có chữ ký của bà thì Ủy ban nhân dân thu 10.000 đồng, nếu bà C lấy 05 bản thì Ủy ban nhân dân thu 50.000 đồng.

Trường hợp bà C lấy 01 bản chứng thực chữ ký và 05 bản sao từ bản chính thì tính phí 10.000 đồng/01 trường hợp và 05 bản sao được tính theo phí chứng thực bản sao từ bản chính

3. Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch

Phí chứng thưc hợp đồng, giao dịch được tính 50.000 đồng/01 trường hợp. Trường hợp ở đây được hiểu là 01 giao dịch. Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường X thực hiện chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất sẽ thu phí chứng thực là 50.000 đồng (Hợp đồng được lập thành 5 bản: 01 bản cho bên chuyển nhượng, 01 bản cho bên nhận chuyển nhượng, 01 bản cho cơ quan thuế, 01 bản cho cơ quan địa chính, 01 bản lưu tại Ủy ban nhân dân phường X  thì thu phí 50.000 đồng)

4. Khi chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực phải ghi biên lai thu phí chứng thực cho người yêu cầu chứng thực và ghi phí chứng thực vào sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực. Việc thu phí chứng thực phải đảm bảo đúng theo quy định hiện hành về chế độ thu, nộp và quản lý phí chứng thực.

Điều 6. Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

1. Khi lưu giấy tờ, văn bản đã chứng thực đối với việc chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Văn bản quy định tại khoản 1 Điều này, do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tiến hành chụp lại từ giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp thì văn bản lưu trữ do người yêu cầu chứng thực cung cấp.

Điều 7. Không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 8. Thu hồi, hủy bỏ các văn bản, giấy tờ đã được chứng thực

1. Sau khi thực hiện chứng thực, nếu cơ quan thực hiện chứng thực hoặc cá nhân, tổ chức phát hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, trái quy định pháp luật thì tiến hành thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ, văn bản đã chứng thực sai quy định pháp luật.

Trường hợp văn bản, giấy tờ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Quyết định thu hồi, hủy bỏ. Trường hợp văn bản, giấy tờ chứng thực tại Phòng Tư pháp thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trực tiếp quản lý Phòng Tư pháp ký Quyết định thu hồi, hủy bỏ.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp có trách nhiệm giải quyết việc bồi thường thiệt hại (nếu có) do lỗi của cơ quan thực hiện chứng thực đối với người yêu cầu chứng thực; kiến nghị cơ quan có liên quan xử lý trách nhiệm đối với người yêu cầu chứng thực, người dịch  nếu do lỗi của người yêu cầu chứng thực, người dịch.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không bảo đảm đúng quy định thì giải quyết thu hồi, hủy bỏ theo quy định của pháp luật dân sự.

Điều 9. Người tiếp nhận hồ sơ chứng thực

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực, công chức tư pháp của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, tiêu chuẩn, điều kiện của người yêu cầu chứng thực; chịu trách nhiệm về chữ ký của người yêu cầu chứng thực (trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông).

CHƯƠNG II

CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

Điều 10. Bản sao, chụp từ bản chính

Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Ví dụ: khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin liên quan đến các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu.

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính

1. Khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người thực hiện chứng thực hoặc công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư - pháp hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã được giao tiếp nhận hồ sơ chứng thực có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu bản sao với bản chính.

Trường hợp không có bản chính để đối chiếu với bản sao hoặc bản sao và bản chính không thống nhất với nhau thì người thực hiện chứng thực không được chứng thực bản sao từ bản chính.

2. Khi giải quyết hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính, nếu phát hiện bản chính bị sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội dung, là giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì từ chối chứng thực. Trường hợp phát hiện giấy tờ, văn bản bị sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội dung, là giấy tờ giả thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản thu giữ giấy tờ đó để chuyển cơ quan công an cùng cấp xử lý theo quy định pháp luật..

CHƯƠNG III

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN GIẤY TỜ, VĂN BẢN

Điều 12. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Khi chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

Điều 13. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy tờ văn bản

1. Khi thực hiện chứng thực chữ ký, ngoài các giấy tờ nộp trong hồ sơ theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình bản chính các giấy tờ có liên quan đến nội dung trong giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc các giấy tờ mà pháp luật có liên quan quy định phải có trong thành phần hồ sơ để người tiếp nhận hồ sơ chứng thực kiểm tra, xem xét.

Ví dụ như chứng thực chữ ký trên giấy có nội dung cam kết về quan hệ thừa kế thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân của người yêu cầu và giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế… Sau khi xem xét bản chính, đối chiếu với các giấy tờ có trong hồ sơ, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chụp 01 bản để lưu hồ sơ.

2. Lời chứng phải được ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại trang liền sau thì phải thực hiện đóng dấu giáp lai giữa văn bản cần chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

3. Đối với giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì không thực hiện chứng thực chữ ký của một hoặc một số người mà phải thực hiện chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

Điều 14. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

1. Những văn bản có nội dung liên quan đến các giấy tờ đã được cấp theo quy định của pháp luật

Ví dụ: văn bản tự khai hoặc cam kết liên quan đến các sự kiện hộ tịch như khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận cha, mẹ, con; văn bản cam đoan, cam kết, xác nhận liên quan đến ngành nghề đăng ký kinh doanh, bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận sức khỏe, lý lịch tư pháp…             

2. Giấy ủy quyền liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, xác lập quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với bất động sản tại Việt Nam;

3. Giấy ủy quyền liên quan đến khiếu nại, tố cáo;

4. Các trường hợp được quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3, từ điều 23 đến Điều 26 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với việc chứng thực tờ khai lý lịch cá nhân. Khi thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân, cơ quan thực hiện chứng thực không nhận xét bất kỳ nội dung gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ thực hiện ghi lời chứng chứng thực theo đúng mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ trường hợp pháp luật có liên quan quy định khác.

Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tất cả nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của họ.

Điều 16. Chứng thực đối với giấy tờ mua bán, tặng, cho xe

1. Người yêu cầu chứng thực có quyền lựa chọn chứng thực chữ ký trong giấy  mua, bán, cho tặng xe hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với việc mua, bán, tặng, cho xe. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ mua, bán, tặng, cho xe thì người thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định tại Mục 3 Chương II của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Trường hợp yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với việc mua, bán, tặng, cho xe thì người thực hiện chứng thực giải quyết theo quy định tại Điều 34, 35, 36 và Điều 37 Chương III Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Khi yêu cầu chứng thực giấy mua bán, tặng, cho xe, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy chứng nhận đăng ký xe và giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của mình còn giá trị sử dụng, giấy mua, bán, tặng, cho xe mà mình sẽ ký; người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin và chụp 01 bản các giấy tờ nêu trên để lưu hồ sơ.

 Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về việc đạt được thỏa thuận với người đồng sở hữu xe (nếu có) và cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với việc mua bán xe.

Điều 17. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền của thành viên hộ gia đình vay vốn tại ngân hàng, trên giấy giấy bảo lãnh, cam kết cho con đi lao động, du học ở nước ngoài, giấy ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền của thành viên hộ gia đình vay vốn tại ngân hàng theo chính sách tín dụng đối với hộ gia đình; giấy bảo lãnh, cam kết cho con đi lao động, du học ở nước ngoài; giấy ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính trừ trường hợp pháp luật có liên quan quy định không được phép ủy quyền.

2. Hồ sơ chứng thực bao gồm dự thảo giấy ủy quyền của thành viên hộ gia đình vay vốn tại ngân hàng, giấy ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính, giấy bảo lãnh, cam kết cho con đi lao động, du học ở nước ngoài, và bản chụp chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người ủy quyền.

CHƯƠNG IV

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH

Điều 18. Tiêu chuẩn người dịch và ngôn ngữ phổ biến

1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch cần có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Bằng cử nhân ngoại ngữ ở đây được hiểu là bằng cao đẳng hoặc đại học ngoại ngữ đối với thứ tiếng cần dịch.

Bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch được hiểu là chuyên ngành mà người đó học sử dụng thứ tiếng nước ngoài là thứ tiếng nước ngoài mà họ đang cần dịch. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A tốt nghiệp thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc thì ông A đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc; ông Nguyễn Văn B tốt nghiệp cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh thì ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh (không được dịch tiếng Nhật Bản).

2. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha. Những ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và có ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Ả Rập, tiếng Mông Cổ, tiếng Ấn Độ…

Điều 19. Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp.

1. Đối với người dịch ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì khi yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, người dịch phải nộp bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ không phổ biến đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

2. Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp khi người đó tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân của họ. Trường hợp dịch giấy tờ, văn bản cho người khác, kể cả người thân thích trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc dịch có thù lao theo thỏa thuận với cá nhân, tổ chức thì phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp thực hiện.

Điều 20. Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật

1. Trong trường hợp người dịch đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật ngôn ngữ không phổ biến mà không có các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì nộp giấy tờ khác thay thế (nếu có) và bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó.

2. Phòng Tư pháp lập danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viên dịch thuật, có trích ngang của từng người có tên trong danh sách, gồm các thông tin về: họ tên; ngày, tháng, năm, sinh; nơi sinh; số giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.

3. Sau khi nhận được đề nghị của Phòng Tư pháp, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách cộng tác viên dịch thuật do Phòng Tư pháp trình. Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì có văn bản phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp; nếu người nào không đủ tiêu chuẩn, điều kiện thì Sở Tư pháp có văn bản từ chối gửi Phòng Tư pháp, trong đó nêu rõ lý do.

Điều 21. Đăng ký lại chữ ký mẫu

Cộng tác viên dịch thuật khi ký hợp đồng dịch cộng tác viên dịch thuật phải đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp cộng tác viên thay đổi chữ ký thì phải nộp văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt trưởng phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu.

CHƯƠNG V

CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Điều 22. Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

1.  Đối với trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một của liên thông thì các bên tham gia hợp đồng phải ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng, công chức tiếp nhận hồ sơ phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng vớí chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ.

2. Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, hồ sơ, nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì ký nháy vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người thực hiện chứng thực chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Trong trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực có nghi ngờ tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác hoặc đang có tranh chấp hoặc là tài sản bất hợp pháp thì Ủy ban nhân dân cấp xã xác minh, làm rõ trước khi thực hiện chứng thực.

Điều 23. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, ngoài các giấy tờ nộp trong hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực cần xuất trình các giấy tờ có liên quan đến nội dung được yêu cầu chứng thực trong hợp đồng, giao dịch và các giấy tờ mà pháp luật có liên quan quy định phải có trong thành phần hồ sơ để người tiếp nhận chứng thực kiểm tra, xem xét.. Ví dụ như chứng thực hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất thì cần xuất trình thêm các giấy tờ chứng minh tài sản đó là tài sản cá nhân hay có đồng sở hữu, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế thì cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, tài sản thừa kế …

Người thực hiện chứng thực xem xét bản chính và đối chiếu thông tin trong hồ sơ, chụp 01 bản để lưu vào hồ sơ.

2. Số lượng bản hợp đồng cung cấp cho người yêu cầu chứng thực đảm bảo tối thiểu cho một giao dịch. Trường hợp người yêu cầu chứng thực muốn lấy thêm thì phải yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng đó.

Ví dụ: Ông A yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. tại Ủy ban nhân dân xã H thì Ủy ban nhân dân xã H chỉ có trách nhiệm lập hợp đồng thành 05 bản. Nếu ông A muốn có thêm 02 bản thì phải yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng đó và nộp phí chứng thực bản sao từ bản chính đối với 02 bản mà ông A lấy thêm.

Điều 24. Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực

1. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

2. Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và ký vào từng trang của hợp đồng.

Điều 25. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo

Đối với các huyện đảo không có đơn vị hành chính cấp xã, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 27. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày       tháng     năm 2020.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

PHỤ LỤC
 MẪU LỜI CHỨNG

(Ban hành kèm theo Thông tư số     /TT-BTP ngày    tháng năm 2019 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

I. Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Tại ………………….…………………………………..(1), …… giờ ..... phút.

Tôi………………………………(2), là (3) ……………………………………

Chứng thực

Ông/bà …………… Giấy tờ tùy thân (5) số ………………., cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản trước mặt ông/bà …………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực ……………. quyển số ………………. (7) - SCT/CK, ĐC

Ngày …………. tháng ………. năm ……………..

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (8)

II. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch

Ngày………tháng………năm………….(Bằng chữ………………….)

Tại …………………………………………………………………(1). Tôi (2) ……………………………………, là (3) ……………………….......

Chứng thực

- Hợp đồng ……………………………… (4) được giao kết giữa:

Bên A: Ông/bà: ………………………………………………………

Giấy tờ tùy thân (5) số…………………..

Bên B: Ông/bà: ………………………………………………………

Giấy tờ tùy thân (5) số…………………..

- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã ký/điểm chỉ (6) vào hợp đồng, giao dịch này trước mặt ông/bà…………………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Hợp đồng này được lập thành ……… bản chính (mỗi bản chính gồm ……. tờ, ....trang), cấp cho:

+ …………………. bản chính;

+ …………………. bản chính;

Lưu tại …………………….(1) 01 (một) bản chính.

Số chứng thực …………. quyển số ……….. (7) - SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (8)

2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Ngày ………… tháng ………. năm …….(Bằng chữ ………..............)

Tại …………………………………………………………………(1). Tôi (2) ……………………………………, là (3) ……………………….......

Chứng thực

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà ….... Giấy tờ tùy thân (5) số…………………..

2. Ông/bà …… Giấy tờ tùy thân (5) số …………,

3. Ông/bà …… Giấy tờ tùy thân (5) số …………,

…………..

- Các ông/bà có tên trên đã cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (6) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt ông/bà…………………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành …….. bản chính (mỗi bản chính gồm..... tờ, …..trang), cấp cho:

+ ……………………….bản;

+ ……………………….bản;

+ ……………………….bản;

Lưu tại ………………………….. (1) 01 (một) bản.

Số chứng thực ………….. quyển số ………… (7) - SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (8)

3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản

Ngày………tháng……….năm……....(Bằng chữ ……………………)

Tại ……………………………………………………………..…(1). Tôi (2) ……………………………………, là (3) ………………………......

Chứng thực

Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà ………………. Giấy tờ tùy thân (5) số…………..

- Ông/bà ………………… đã cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà …………….. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và đã ký/điểm chỉ (6) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà…………………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ……… bản chính (mỗi bản chính gồm …… tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ……. bản, lưu tại ……………………… (1) 01 bản.

Số chứng thực ………… quyển số ……… (7) - SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (8)

4. Lời chứng chứng thực di chúc

Ngày…………tháng……….năm…….(Bằng chữ …………………...)

Tại ………………………………………………………………….(1). Tôi (2) …………………………………., là (3) ………………………..........

Chứng thực

- Ông/bà ………………………. Giấy tờ tùy thân (5) số………… đã tự nguyện lập di chúc này và đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà …………………. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (6) vào di chúc này trước mặt ông/bà…………………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Di chúc này được lập thành …… bản chính (mỗi bản chính gồm …..tờ, ....trang); giao cho người lập di chúc …… bản; lưu tại …………… (1) 01 (một) bản.

Số chứng thực ………… quyển số ………. (7) - SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (8)

5. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản

Ngày ………… tháng ………. năm ………….(Bằng chữ …..............)

Tại…………………………………………………………………..(1). Tôi (2) ……………………………………., là (3) …………………….....

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà ………………… Giấy tờ tùy thân (5) số……………;

- Ông/bà ……………. đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ………………. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (6) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà…………………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ……. bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ……trang), giao cho người từ chối nhận di sản ... bản; lưu tại ……………… (1) 01 (một) bản.

Số chứng thực ………….. quyển số ……….. (7) - SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (8)

Chú thích:

- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).

- (2) Ghi rõ họ và tên của Người thực hiện chứng thực.

- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).

- (4) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô..

- (5) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hay Hộ chiếu

- (6) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”

- (7) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thưc (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).

- (8) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã.