Công văn 1406/UBDT-VP của Ủy ban Dân tộc về việc hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào kho lưu trữ của Ủy ban Dân tộc

  • Thuộc tính
  • Nội dung
  • VB gốc
  • Tiếng Anh
  • Hiệu lực
  • VB liên quan
  • Lược đồ
  • Nội dung MIX

    - Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…

    - Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.

  • Tải về
Mục lục
Tìm từ trong trang
Tải văn bản
Lưu
Theo dõi hiệu lực VB

Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.

Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.

Báo lỗi
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng: Đã biết

ỦY BAN DÂN TỘC
-------
Số: 1406/UBDT-VP
V/v:Hướng dn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào kho lưu trữ của Ủy ban dân tộc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
----------------
Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2015
 
 
Kính gửi: Các Vụ, đơn vị thuộc y ban Dân tộc
 
Thực hiện các Quy định tại: Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04 tháng 11 năm 2014 ca Bộ trưng, Chủ nhiệm y ban Dân tộc về ban hành Quy chế công tác lưu trữ ca Ủy ban Dân tộc, Văn phòng đ nghị các Vụ, đơn vị khn trương nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2015 vào kho lưu tr ca Ủy ban và cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Quy định thời hạn h sơ, tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan:
- Hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban được quy định trong thời hạn 01 năm, k từ ngày công việc kết thúc.
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, k từ ngày công trình được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ y ban gồm: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ nhng loại h sơ, tài liệu sau:
- Các h sơ nguyên tắc được dùng căn cứ theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mi cá nhân giữ và có th tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ v công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hp giải quyết công việc (trường hợp trùng với h sơ của đơn vị chủ trì);
- Các văn bản, tài liệu gửi đ biết, đ tham khảo.
Lưu ý: Trường hợp các Vụ, đơn vị và cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải được Lãnh đạo y ban đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ li không được quá 02 năm k từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Quy định về giao nộp:
Các Vụ, đơn vị trong cơ quan phải lập và giao nộp h sơ công việc đã giải quyết xong theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công (Kèm theo Phụ lục 1: Hướng dn lập hồ sơ, tài liệu hình thành ph biến trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với từng năm ca các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc).
Văn phòng Ủy ban không nhận hồ sơ công việc đã giải quyết xong nhưng trong tình trạng bó gói (hoặc đóng bao) vào kho lưu trữ cơ quan Ủy ban Dân tộc.
4. Thủ tục khi giao nộp tài liệu các Vụ, đơn vị cần thực hiện:
- Lập 02 bảng kê h sơ tài liệu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 2): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên gi một bản.
- Lập 02 biên bản giao nhận tài liệu (mẫu đính kèm - Phụ lục 3): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản;
- Nộp các hồ sơ, tài liệu theo bảng kê.
5. Thời gian giao nộp tài liệu đã giải quyết xong: Từ ngày 30/12/2015 đến ngày 30/01/2016.
6. Địa đim giao nộp tài liệu: Tại kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, tầng 4, Phòng C404, Nhà C, 80 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà Nội (Liên hệ với đồng chí Vi Thị Thủy, SĐT: 08043073).
Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị trực thuộc quan tâm và thực hiện./.
 

i nhn:
- N trên;
- TT. PCN Hà Hùng (để b/c);
- Chánh Văn phòng (đ b/c);
-
Website Ủy ban Dân tộc;
- Lưu: VP, VTLT.
TL. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG



Vũ Hữu Hoạt
 
 
Phụ lục 1
HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRONG TỪNG NĂM CỦA CÁC VỤ,
 ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN DÂN TỘC
 

Stt
Tên hồ sơ, tài liệu
Thời hạn bảo quản
Ghi chú
 
Tài liệu tổng hợp
 
 
1
Văn bn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu t chức của Vụ, đơn vị
Vĩnh vin
 
2
Quy chế làm việc của Vụ, đơn vị
Vĩnh vin
3
Hồ sơ tổ chức hội nghị Tng kết của Vụ, đơn vị
Vĩnh vin
4
Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm của Vụ, đơn vị
Vĩnh vin
5
Báo cáo tng kết công tác năm của Vụ, đơn vị
Vĩnh vin
6
Văn bản chỉ đạo cấp trên, các bộ, cơ quan ngang bộ, các Vụ, cơ quan cp dưới gửi có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị đ nghiên cứu, lưu, theo dõi. (Hồ sơ nguyên tắc)
Tùy theo hiệu lực văn bản
7
Văn bn chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban đến Vụ, đơn vị: Thông báo kết luận của Lãnh đạo Ủy ban, Quyết định phân công nhiệm vụ...
Vĩnh viễn
 
Tài liệu Văn thư, lưu trữ
 
 
8
Tập lưu và s đăng ký văn bản đi của Vụ, đơn vị
Vĩnh viễn
 
 
Tài liệu chuyên môn của Vụ, đơn vị (Hồ sơ công vic)
 
 
 
Đề nghị các V, đơn vị lập hồ sơ công việc căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị theo Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm y ban quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu t chức của Vụ, đơn vị mình;
- Quyết định ca Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc giao nhiệm vụ, kế hoạch công tác cho Vụ, đơn vị theo từng năm.
(Lưu ý: Trong các năm trin khai nhiệm vụ được Lãnh đạo Ủy ban giao cho Vụ, đơn vị mà có những công việc phát sinh ngoài kế hoạch công tác được quy định trong các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm thì các Vụ, đơn vị tiến hành lp h sơ trên sở nội dung công việc phát sinh đó).
Thời hạn bảo quản của các hồ sơ công việc, đề nghị Vụ, đơn vị căn cứ vào Thông tư s 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phbiến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để quy định thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ công việc ca Vụ, đơn vị.
 
VÍ DỤ VỀ SẮP XẾP CƠ BẢN MỘT HỒ SƠ CÔNG VIỆC NỘP LƯU
Trình tự lập hồ :
1. M hồ sơ:
- Là lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu h sơ, tiêu đề h sơ, năm mở hồ sơ.
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở h sơ về công việc đó.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào h sơ:
- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào h sơ tương ứng đã mở, k cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Cn thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
3. Kết thúc hồ sơ:
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhim:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ , nếu thiếu cn b sung cho đủ.
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu có bản chính (trừ bn thảo v vn đ quan trọng có ghi ý kiến của Lãnh đạo y ban hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thy cn thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không phải cần lưu giữ.
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thi gian, tên loại, tác giả của văn bản... Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc đim chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (Ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bn quy phạm pháp luật có th phân thành các đơn vị bảo quản như: các ln dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
+ Xem xét lại thời hạn bảo quản ca h sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc h sơ, hồ sơ đó được b sung vào danh mục hồ sơ năm sau.
VÍ DỤ: LẬP HỒ SƠ THI ĐUA KHEN THƯỞNG HÀNG NĂM
Đơn vị lập hồ sơ: Phòng Thi đua Khen thưng - Văn phòng UBDT
Tên h sơ: Hồ sơ khen thưởng hàng năm của Ủy ban Dân tộc (đi với cá nhân, tập th của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh) gồm có:
1. Công văn của Ủy ban Dân tộc hướng dẫn tng kết công tác thi đua, khen thưởng năm.
2. Các văn bn đề nghị xét thi đua, khen thưởng của các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh gồm:
- Đăng ký thi đua của cá nhân, tập th;
- Tờ trình đ nghị xét thi đua, khen thưởng (kèm theo danh sách);
- Biên bản họp bình xét thi đua của Hội đồng thi đua cơ sở hoặc liên tịch;
- Báo cáo tng kết công tác thi đua khen thưng; các báo cáo thành tích của tập th, cá nhân đ nghị khen thưởng;
3. Biên bản họp Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Ủy ban Dân tộc;
4. Tờ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban về khen thưởng đối với cá nhân, tập thể (kèm theo danh sách);
5. Các văn bản khác liên quan (nếu có)./.
 
Phụ lục 2
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA……..(tên Vụ, đơn vị)
Năm ………
 
 

Số và ký hiu HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Đơn vị/ ngưi lập hồ
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
 
I. TÊN Đ MC LỚN
 
 
 
 
1. Tên đề mc nhỏ
 
 
 
 
Tiêu đ hồ sơ
 
 
 
 
Bn Danh mực hồ sơ này có …………(1) hồ sơ, bao gồm:
……………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh vin;
……………………(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

 
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký)
Họ và tên
 
Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi s và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Đim d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này)
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đ mục ln, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dn ti Đim d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo qun của hồ sơ: vĩnh vin hoặc thời hạn bằng s năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyn từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....
(1) Ghi tng s h sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi s lượng h sơ bảo quản vĩnh vin, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.
 
 
Phụ lục 3
MU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
 
 

ỦY BAN DÂN TỘC
VĂN PHÒNG

-------
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
 
Hà Nội, ngày     tháng     năm
 
 
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài liệu
 
 
Thực hiện Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 4/11/2014 Quyết định ban hành Quy chế Lưu trữ của Bộ trưởng, Chủ nhiệm y ban Dân tộc; và Căn cứ …………(Danh mục h sơ năm ……, Kế hoạch thu thập tài liệu…...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông (bà):...........................................................................................
- Chức vụ công tác/chức danh: ..........................................................................................
BÊN NHN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Ông (bà):...........................................................................................
- Chức vụ công tác/chức danh: ..........................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khi tài liệu giao nộp:...............................................................................................
2. Thời gian của tài liệu:......................................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tng số hộp (cặp):...........................................................................................................
- Tng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……………… Quy ra mét giá: ……………..mét
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:.......................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
 

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên
 
 

thuộc tính Công văn 1406/UBDT-VP

Công văn 1406/UBDT-VP của Ủy ban Dân tộc về việc hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào kho lưu trữ của Ủy ban Dân tộc
Cơ quan ban hành: Ủy ban Dân tộcSố công báo:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Số hiệu:1406/UBDT-VPNgày đăng công báo:Đang cập nhật
Loại văn bản:Công vănNgười ký:
Ngày ban hành:15/12/2015Ngày hết hiệu lực:Đang cập nhật
Áp dụng:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Tình trạng hiệu lực:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Lĩnh vực:Hành chính

tải Công văn 1406/UBDT-VP

Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Văn bản này chưa có chỉ dẫn thay đổi
văn bản TIẾNG ANH
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.

Để được giải đáp thắc mắc, vui lòng gọi

19006192

Theo dõi LuatVietnam trên YouTube

TẠI ĐÂY

văn bản cùng lĩnh vực

Vui lòng đợi