Công văn 10999/TCHQ-TVQT của Tổng cục Hải quan về việc quy định chi tiết một số nội dung về công tác quản lý, sử dụng tài sản tại các đơn vị Hải quan

Kính gửi: Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

Để đảm bảo công tác quản lý, sử dụng tài sản tại các đơn vị Hải quan được chặt chẽ, tuân thủ các quy định, chính sách mới của Nhà nước về quản lý, sử dụng, xử lý tài sản công;

Căn cứ các quy định hiện hành của Nhà nước; trên cơ sở rà soát, kiểm tra công tác quản lý, sử dụng tài sản tại các đơn vị Hải quan trong thời gian qua;

Tổng cục Hải quan quy định chi tiết và hướng dẫn một số nội dung về công tác quản lý, sử dụng, xử lý tài sản tại các đơn vị Hải quan, cụ thể như sau:

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1.1. Phạm vi áp dụng: Tất cả các đơn vị, cá nhân trong ngành Hải quan được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.

1.2. Quy định về quản lý tài sản được áp dụng đối với tất cả các tài sản hình thành tại đơn vị không kể nguồn hình thành (nguồn kinh phí hoạt động do Tổng cục cấp; nguồn địa phương cấp; nguồn vốn viện trợ, vốn vay; hiện vật từ nguồn viện trợ của Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế; nguồn do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cho, biếu, tặng; hiện vật điều chuyển từ các dự án do nước ngoài tài trợ khi kết thúc dự án và các nguồn kinh phí hợp pháp khác….).

2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản trong ngành Hải quan

2.1. Việc quản lý, sử dụng tài sản thực hiện theo quy định của Luật Quản lý tài sản nhà nước 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008; Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ; Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 và Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính; Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 và Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Quyết định số 995/QĐ-TCHQ ngày 10/5/2012 và Quyết định số 2224/QĐ-TCHQ ngày 27/6/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan. Trong đó riêng:

a) Các tài sản là trang thiết bị chuyên dùng: ngoài quy định nêu trên, các đơn vị thực hiện theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29/10/2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

b) Các tài sản là vũ khí, công cụ hỗ trợ: ngoài quy định nêu trên, các đơn vị thực hiện theo các Quyết định số 2002/QĐ-TCHQ ngày 05/6/2013; Quyết định số 22/QĐ-TCHQ ngày 05/01/2013; Quyết định số 1183/QĐ-TCHQ ngày 17/06/2009; Quyết định số 730/QĐ-TCHQ ngày 08/4/2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

2.2. Tài sản được trang bị phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức, quy chuẩn kỹ thuật, phù hợp với yêu cầu thực tiễn công việc; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị cũng như của ngành.

2.3. Các đơn vị, cá nhân sử dụng tài sản có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích và công năng của tài sản, theo chuẩn mực được quy định của nhà sản xuất và quy trình nghiệp vụ Hải quan được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có); đồng thời có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng tài sản.

2.4. Trường hợp tài sản đưa vào sử dụng trước khi có quy trình, quy định riêng biệt về quản lý, sử dụng, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì của cấp có thẩm quyền, các đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm:

a) Theo dõi, quản lý tài sản theo quy định chung về quản lý, sử dụng của nhà nước, của ngành.

b) Vận hành, bảo dưỡng, bảo trì tài sản theo quy định của nhà sản xuất tại các tài liệu kỹ thuật đính kèm tài sản hoặc theo chương trình đào tạo của nhà sản xuất khi bàn giao thiết bị.

2.5. Nghiêm cấm: Việc trang bị tài sản không đúng mục đích, tiêu chuẩn; trang bị tràn lan gây lãng phí, trang bị nơi không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả; sử dụng sai mục đích, sai quy trình gây hư hỏng, thất thoát tài sản nhà nước; cố ý làm hư hỏng tài sản, mất mát...

3. Thuê tài sản

3.1. Việc thuê tài sản thực hiện theo quy định tại Điều 5 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 và phân cấp tại Điều 5 Quyết định số 995/QĐ-TCHQ ngày 10/5/2012 và Điều 1 Quyết định số 2224/QĐ-TCHQ ngày 27/6/2013. Trong đó:

a) Việc thuê kho, nhà công vụ, địa điểm tổ chức đào tạo (có thời gian đào tạo từ 01 tháng trở lên), địa điểm làm việc tập trung trong thời gian ngắn... được thực hiện như thuê trụ sở làm việc.

b) Việc thuê tài sản chuyên dùng được thực hiện theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29/10/2012.

c) Đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền quyết định của thủ trưởng đơn vị dự toán cấp 3, nếu đơn vị quyết định tiếp tục thuê tài sản, mà tổng chi phí thuê tính từ khi bắt đầu thuê đến khi hết thời gian gia hạn thêm vượt quá 500 triệu đồng/1 đơn vị tài sản thì việc gia hạn phải báo cáo Tổng cục Hải quan xem xét, quyết định.

3.2. Thời gian ngắn tại tiết 4 điểm 1.1 mục 1 Điều 5 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 được quy định là không quá 12 tháng.

3.3. Khi có nhu cầu thuê tài sản, các đơn vị lập phương án thuê tài sản báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định, cấp có thẩm quyền chỉ xét duyệt các phương án thuê tài sản bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

a) Sự cần thiết thuê, thuê bổ sung tài sản (nêu rõ lý do thuê; đánh giá nhu cầu tại thời điểm báo cáo và dự kiến trong vòng 3 năm tới. Trường hợp thuê tạm thời trong khi chờ đầu tư trang bị thì nêu sơ bộ phương án đầu tư, dự kiến thời gian hoàn thành).

b) Phương án sử dụng, bố trí nhân sự sử dụng.

c) Yêu cầu về tài sản thuê: Thuyết minh số lượng tài sản thuê (có so sánh đối chiếu với tiêu chuẩn định mức của nhà nước, quy định của ngành); thuyết minh nhu cầu về vị trí, địa điểm thuê (trên cơ sở so sánh giữa các địa điểm cho thuê trên địa bàn)... đối với việc thuê trụ sở làm việc; thuyết minh tính năng, thông số cơ bản (trên cơ sở so sánh kỹ thuật một số hãng thiết bị cùng loại)... đối với việc thuê tài sản khác.

d) Thời hạn thuê (nêu rõ thời gian, căn cứ xác định).

e) Mức giá thuê tối đa (nêu rõ căn cứ xác định, báo giá đính kèm).

3.4. Khi hết thời hạn thuê hoặc thuê bổ sung theo hợp đồng, nhưng đơn vị cần thiết vẫn phải thuê tài sản; đơn vị báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt.

a) Trường hợp gia hạn hợp đồng thuê đã ký, các đơn vị lập phương án gia hạn thuê, trong đó:

- Nêu rõ lý do gia hạn thuê diện tích làm việc; tóm tắt tiến độ triển khai dự án xây dựng, dự kiến thời gian hoàn thành và cung cấp tài liệu dự án đầu tư xây dựng chứng minh dự án bị kéo dài thời gian thực hiện.

- Cung cấp bản sao Hợp đồng đã ký (Hợp đồng thuê lần đầu và các văn bản gia hạn hợp đồng nếu có);

- Văn bản thỏa thuận với đơn vị cho thuê về đơn giá. Nếu có thay đổi về đơn giá thuê, đơn vị cung cấp tài liệu chứng minh sự thay đổi này là hợp lý, phù hợp với giá thuê trên địa bàn tại thời điểm báo cáo.

b) Trường hợp vẫn có nhu cầu tiếp tục thuê trụ sở làm việc nhưng sẽ thuê địa điểm khác thay vì gia hạn hợp đồng đã ký, đơn vị lập phương án thuê theo quy định tại điểm 3.3 mục 3 công văn này, trong đó nêu rõ lý do tiếp tục thuê, lý do không gia hạn hợp đồng, kèm hợp đồng đã ký.

c) Thời gian báo cáo đề nghị gia hạn thuê phải thực hiện trước khi hợp đồng đang thuê hiện có hết hiệu lực, cụ thể:

- Tối thiểu 05 ngày đối với trường hợp việc gia hạn thuộc thẩm quyền quyết định của Cục Hải quan các tỉnh, thành phố và tương đương.

- Tối thiểu 15 ngày đối với trường hợp việc gia hạn thuộc thẩm quyền quyết định của Tổng cục.

- Tối thiểu 25 ngày đối với trường hợp việc gia hạn thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ Tài chính.

3.5. Nghiêm cấm các đơn vị chia nhỏ thời gian thuê tài sản trên hợp đồng so với thời gian thực tế cần thuê để giảm giá trị hợp đồng trên một lần thuê. Đơn vị nào liên tục gia hạn hợp đồng thuê mà không có lý do chính đáng sẽ bị xem xét trách nhiệm trong việc xây dựng kế hoạch thuê tài sản không sát thực tế, ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả giữa thuê tài sản và đầu tư mới.

4. Quy chế quản lý, sử dụng tài sản

4.1. Đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chung hoặc riêng cho các tài sản của đơn vị theo quy định tại Điều 6 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

4.2. Quy chế đảm bảo phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý riêng của đơn vị, bao gồm các nội dung sau:

a) Chi tiết nội dung, cách thức quản lý, sử dụng đối với các loại/từng loại trang thiết bị chuyên dùng, vũ khí, công cụ hỗ trợ (nếu có) trên cơ sở quy định của Tổng cục Hải quan.

b) Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc kê khai, hạch toán tài sản khi tiếp nhận; có Mẫu phiếu tài sản với đầy đủ thông tin (tên, chủng loại, ký mã hiệu, năm sản xuất, ngày sử dụng, nước sản xuất, nguyên giá chính thức hoặc tạm tính,...) để hỗ trợ bộ phận quản lý tài sản nhập liệu, kê khai chính xác tài sản lên hệ thống dữ liệu tài sản ngành Tài chính (phần mềm QLTS) và hệ thống dữ liệu tài sản quốc gia (phần mềm ĐKTS).

c) Quy định về trách nhiệm của từng đơn vị/bộ phận khi điều chuyển nội bộ hoặc thu hồi phục vụ việc sửa chữa, bảo dưỡng; Quy định về trách nhiệm khi giao ca (nếu có); Quy định về vận hành, bảo dưỡng, bảo trì...

d) Quy định rõ việc xử phạt, cách thức xử phạt khi tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài sản; và các quy định cần thiết khác.

4.3. Quy chế trước khi ban hành cần lấy ý kiến tham gia rộng rãi của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức... trong toàn đơn vị; sau khi ban hành, phải được công khai để mọi người có trách nhiệm tuân thủ thực hiện.

5. Theo dõi, hạch toán tài sản

5.1. Tất cả tài sản quy định tại điểm 1.2 mục 1 công văn này sau khi nghiệm thu, bàn giao, đưa vào sử dụng đều phải được theo dõi trên sổ sách kế toán và phần mềm Quản lý tài sản. Riêng tài sản là nhà, đất, ô tô và tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản phải kê khai trên phần mềm Đăng ký tài sản.

a) Đối với những khuôn viên đất chưa xác định giá trị theo Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất và Thông tư số 29/2006/TT-BTC ngày 04/4/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 13/2006/NĐ-CP: tạm thời áp giá theo Bảng giá đất của địa phương công bố áp dụng cho năm tăng tài sản tương ứng (có thể khai thác trên Trang Thông tin về tài sản nhà nước tại địa chỉ http://taisancong.vn, mục Thông tin phục vụ quản lý, phần Thông tin về giá đất). Vị trí đất để áp giá đất được lấy theo vị trí được xác định trong giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất; trường hợp không có giấy tờ xác định vị trí thì áp giá theo vị trí 1. Sau khi đơn vị hoàn thành việc xác định giá trị quyền sử dụng đất theo quy định thì đơn vị kê khai bổ sung để điều chỉnh nguyên giá.

b) Đối với những tài sản đã ký biên bản bàn giao, nghiệm thu nhưng chưa có nguyên giá chính thức (chưa có Quyết định trang cấp/điều chuyển; chưa được phê duyệt quyết toán hoàn thành), các đơn vị sử dụng giá dự toán hoặc giá tạm tính ghi tại biên bản nghiệm thu hoặc giá do đơn vị mua sắm tập trung/Chủ đầu tư cung cấp để hạch toán. Sau khi có nguyên giá chính thức, đơn vị kê khai bổ sung để điều chỉnh nguyên giá.

c) Đối với tài sản là nhà chưa có nguyên giá, không có hồ sơ giấy tờ để xác định nguyên giá, các đơn vị có trách nhiệm:

- Thực hiện kê khai tạm thời với diện tích nhà lấy số liệu theo kết quả tự đo vẽ thực tế của đơn vị trực tiếp sử dụng; đơn giá nhà lấy theo kết quả do đơn vị trực tiếp sử dụng tự xác định theo hướng dẫn tại công văn số 5600/BTC-QLCS ngày 05/5/2009 của Bộ Tài chính về việc báo cáo tài sản nhà nước theo quy định tại Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009.

- Sau khi Bộ Tài chính bổ sung quy định về việc xác định nguyên giá chính thức đối với các trường hợp này, Tổng cục Hải quan sẽ hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

5.2. Thay đổi nguyên giá tài sản cố định:

a) Các trường hợp thay đổi nguyên giá:

- Đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn tài sản cố định (cải tạo, nâng cấp, sửa chữa giá trị lớn/ làm tăng tính năng/ tăng hiệu năng/ tăng tuổi thọ của tài sản).

- Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản cố định.

b) Khi thay đổi nguyên giá tài sản cố định, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại tài sản. Trình tự, thủ tục đánh giá lại tài sản thực hiện theo Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008.

c) Biên bản đánh giá lại tài sản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn lũy kế của tài sản cố định trên sổ kế toán, số năm còn sử dụng được và là một phần không thể thiếu trong hồ sơ tài sản.

d) Căn cứ nội dung Biên bản, đơn vị tiến hành hạch toán tài sản theo các quy định hiện hành.

6. Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản

6.1. Kinh phí bảo dưỡng, duy tu tài sản (nhà cửa, máy móc, trang thiết bị...) phải được lập kèm dự toán chi NSNN hàng năm. Các đơn vị lập dự toán bảo dưỡng tài sản trên cơ sở tham khảo kinh phí bảo dưỡng, duy tu đã thực hiện của năm trước và tối thiểu 03 báo giá tại thời điểm thực hiện.

6.2. Khi tài sản bị hỏng hóc hoặc xảy ra sự cố, các đơn vị phải thực hiện sửa chữa ngay hoặc bảo quản tài sản chờ xử lý. Đơn vị nào để tài sản hư hỏng không xử lý kịp thời, không bảo quản, Thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước Tổng cục.

7. Điều chuyển tài sản

7.1. Việc điều chuyển tài sản nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 8 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012

7.2. Trình tự, thủ tục, hồ sơ điều chuyển tài sản nhà nước hình thành sau khi dự án đầu tư xây dựng do các chủ đầu tư thực hiện hoàn thành theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

a) Chủ đầu tư có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ báo cáo Vụ Tài vụ - Quản trị trình Tổng cục trưởng (đối với các dự án do Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng Tổng cục thực hiện) hoặc báo cáo Thủ trưởng đơn vị (đối với các dự án cơ quan quản lý cấp trên thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý đầu tư xây dựng) xem xét, quyết định điều chuyển và bàn giao dự án đầu tư xây dựng hoàn thành cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản.

b) Hồ sơ báo cáo trong trường hợp dự án đã quyết toán và trường hợp dự án hoàn thành nhưng chưa được quyết toán theo quy định tại điểm 3.1 và 3.2 khoản 3 Điều 8 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

c) Trong thời gian bảo hành công trình xây dựng, chủ đầu tư phối hợp cùng đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản để theo dõi, quản lý tài sản thuộc công trình xây dựng theo quy định tại điểm 3.5 khoản 3 Điều 8 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

7.3. Trình tự, thủ tục điều chuyển tài sản nhà nước được mua sắm theo phương thức tập trung quy định tại khoản 4 Điều 8 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

a) Việc bàn giao, nghiệm thu tài sản phải có sự tham gia của đại diện các bên: đơn vị mua sắm tập trung, Vụ Tài vụ - Quản trị, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, đơn vị sử dụng tài sản, nhà thầu cung cấp thiết bị.

Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm đảm bảo tổ chức bàn giao đầy đủ thiết bị, hồ sơ kỹ thuật, giá trị thiết bị cùng các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

b) Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ báo cáo Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan (qua Vụ Tài vụ - Quản trị) đối với tài sản mua sắm theo phương thức tập trung tại Tổng cục, hoặc Cục trưởng/ Thủ trưởng đơn vị tương đương (qua bộ phận tài chính - tài sản) đối với tài sản mua sắm theo phương thức tập trung tại Cục, xem xét, quyết định điều chuyển và bàn giao tài sản cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng. Hồ sơ báo cáo theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

c) Trường hợp tại thời điểm bàn giao chưa có Quyết định điều chuyển, bàn giao tài sản:

- Đơn vị mua sắm tập trung căn cứ giá dự toán hoặc giá trị ghi trên hợp đồng mua sắm làm giá tạm tính để phát hành công văn thông báo hoặc ghi nhận vào Biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị để đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản có căn cứ hạch toán tăng tài sản. Thời điểm nghiệm thu nếu thiếu chỉ tiêu nguyên giá hoặc nguyên giá tạm tính, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải yêu cầu bên giao cung cấp đầy đủ.

- Đơn vị tiếp nhận sử dụng ghi giá tạm tính trên để theo dõi tài sản.

- Khi có Quyết định điều chuyển, bàn giao chính thức, đơn vị thực hiện ghi tăng, giảm so với giá trị đã nhập.

7.4. Trình tự, thủ tục điều chuyển tài sản nhà nước hình thành từ các chương trình, dự án viện trợ, tài trợ thực hiện theo quy định mục 8 công văn này.

7.5. Điều chuyển trong nội bộ đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản: Trường hợp tạm thời chưa sử dụng tài sản, giảm nhu cầu sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản xem xét cân nhắc để:

a) Bảo quản tại đơn vị để tiếp tục sử dụng khi có nhu cầu (chỉ áp dụng đối với những trường hợp tạm thời không có nhu cầu sử dụng trong vòng 03 tháng).

b) Hoặc điều chuyển nội bộ trong đơn vị (áp dụng đối với những trường hợp không còn nhu cầu sử dụng tài sản, giảm nhu cầu sử dụng, sử dụng không thường xuyên, không hiệu quả). Khi điều chuyển tài sản nội bộ, đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm thu hồi hồ sơ gốc về tài sản (tài liệu kỹ thuật, sổ theo dõi...) của đơn vị hiện đang sử dụng để bàn giao cho đơn vị sử dụng mới.

7.6. Trường hợp không thể điều chuyển nội bộ, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm kịp thời báo cáo Tổng cục để xem xét, điều chuyển cho đơn vị khác, tránh lãng phí trong việc sử dụng tài sản. Khi điều chuyển tài sản cho đơn vị khác quản lý sử dụng, đơn vị hiện trực tiếp quản lý tài sản phải bàn giao đầy đủ hồ sơ gốc về tài sản cho đơn vị mới tiếp tục theo dõi, quản lý (chỉ lưu bản sao các hồ sơ này tại đơn vị quản lý cũ).

8. Quản lý tài sản đối với các Ban quản lý dự án

Ban Quản lý dự án (bao gồm cả Chủ đầu tư, chủ dự án hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ điều phối, tiếp nhận, thực hiện dự án trong trường hợp không thành lập Ban Quản lý dự án) quản lý, sử dụng, xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nước theo quy định tại Thông tư số 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 của Bộ Tài chính quy định việc quản lý, sử dụng, xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nước. Trong đó:

8.1. Quản lý, sử dụng, xử lý tài sản phục vụ công tác quản lý dự án theo quy định tại Chương II Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013.

a) Việc trang bị tài sản phục vụ hoạt động của các dự án phải tuân thủ tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, đảm bảo tinh thần tiết kiệm theo hướng:

- Sắp xếp, bố trí trong số tài sản hiện có của cơ quan để phục vụ công tác quản lý dự án (điều chuyển nội bộ, điều chuyển từ các đơn vị Hải quan khác, điều chuyển từ các dự án khác đã kết thúc).

- Trường hợp không thể sắp xếp, bố trí trong nội bộ ngành, đơn vị được thuê, mua hoặc đầu tư xây dựng. Việc đầu tư, thuê, mua sắm tài sản thực hiện theo quy định tại Điều 8, 9 Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 và Điều 5 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

- Trường hợp dự án có quy định việc mua sắm, đầu tư xây dựng theo yêu cầu của nhà tài trợ thì đơn vị thực hiện theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 6 Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013.

b) Trong quá trình sử dụng tài sản, các Ban Quản lý dự án có nghĩa vụ:

- Sử dụng tài sản dự án đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, hiệu quả theo quy định tại Điều 10 Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013;

- Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, bảo vệ tài sản dự án theo quy định tại Điều 11 Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013;

- Ban hành và tổ chức thực hiện Quy chế quản lý, sử dụng tài sản dự án theo hướng dẫn tại mục 4 công văn này;

- Báo cáo kê khai tài sản dự án được giao theo quy định tại mục 3 Chương II Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 và công văn hướng dẫn số 12250/BTC-KHTC ngày 03/9/2014 của Bộ Tài chính đối với tài sản là trụ sở làm việc của Ban quản lý dự án; ô tô các loại; tài sản đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định.

- Lập và quản lý hồ sơ tài sản dự án; hạch toán, ghi chép tài sản theo quy định tại mục 5 công văn này;

- Kiểm kê tài sản hàng năm theo quy định tại mục 10 công văn này.

c) Xử lý tài sản sau khi dự án kết thúc theo quy định tại mục 4 Chương II Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013.

8.2. Quản lý, xử lý tài sản là kết quả của quá trình thực hiện dự án theo quy định tại Chương III Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013.

8.3. Quản lý, xử lý tài sản do phía nước ngoài chuyển giao cho Chính phủ Việt Nam theo quy định tại Chương IV Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013, lưu ý:

a) Khi tiếp nhận tài sản, bên nhận tài sản phải có sự tham gia đầy đủ đại diện các bên: Ban Quản lý dự án, Vụ Tài vụ - Quản trị, đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị/ cá nhân sử dụng tài sản.

b) Sau khi tiếp nhận tài sản, Ban Quản lý dự án có trách nhiệm xác lập quyền sở hữu nhà nước đối với các tài sản này.

8.4. Xử lý vật tư thu hồi trong quá trình thực hiện dự án theo quy định tại Chương IV Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013.

8.5. Trường hợp Ban Quản lý dự án đã giải thể mà chưa có phương án xử lý tài sản, các thành viên Ban Quản lý dự án được đánh giá là không hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải chịu trách nhiệm trước Tổng cục.

9. Thanh lý tài sản

9.1. Đối với những tài sản sử dụng vượt quá niên hạn cho phép nhưng vẫn sử dụng được hoặc hư hỏng nhẹ có thể sửa chữa, các đơn vị đặc biệt lưu ý chế độ bảo dưỡng, bảo trì định kỳ để tiếp tục sử dụng đến khi đủ điều kiện thanh lý quy định tại khoản 1 Điều 10 Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

9.2. Đối với tài sản là xe ô tô các loại: khi đủ điều kiện thanh lý, các đơn vị lập hồ sơ theo quy định, báo cáo Tổng cục xem xét, quyết định.

9.3. Đối với các tài sản là tàu thuyền, ca nô có nguyên giá dưới 500 triệu đồng (thuộc thẩm quyền quyết định thanh lý của đơn vị theo quy định tại Quyết định số 2224/QĐ-TCHQ ngày 27/6/2013): Trước khi quyết định thanh lý, đơn vị phải báo cáo để Tổng cục cân đối chung về khả năng, yêu cầu sử dụng nhằm đáp ứng cho hoạt động chung của ngành.

9.4. Hồ sơ đề nghị thanh lý gồm:

a) Văn bản đề nghị thanh lý tài sản nhà nước.

b) Danh mục tài sản đề nghị thanh lý: Theo mẫu 01-DM/TSNN, Mẫu 02- DM/TSNN, Mẫu số 03-DM/TSNN ban hành kèm theo Quy chế 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012.

c) Các tài liệu, hồ sơ khác:

- Biên bản kiểm tra thực trạng tài sản (phải nêu rõ thực trạng kỹ thuật, mức độ hư hỏng, bộ phận hư hỏng, lý do hư hỏng; khả năng tiếp tục sử dụng; kinh phí sửa chữa và phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan): Áp dụng đối với các tài sản chuyên dùng, tàu thuyền, ca nô, ô tô.

- Hoặc ý kiến bằng văn bản về việc xác nhận chất lượng tài sản của cơ quan chuyên môn như: Cơ quan đăng kiểm (áp dụng đối với các tài sản là ôtô, tàu thuyền, ca nô); cơ quan quản lý an toàn bức xạ (áp dụng đối với các tài sản liên quan đến an toàn bức xạ, máy soi...).

- Các hồ sơ, tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

10. Kiểm kê tài sản

10.1. Hàng năm, trong khoảng thời gian từ 15/12 của năm đến 15/01 của năm sau, toàn bộ các đơn vị trực tiếp quản lý tài sản trong ngành Hải quan chủ trì công tác kiểm kê tổng tài sản (tài sản cố định và công cụ dụng cụ) của đơn vị. Việc kiểm kê vũ khí, công cụ hỗ trợ được tiến hành đồng thời nhưng phải tuân thủ quy định tại Quyết định số 2002/QĐ-TCHQ ngày 05/6/2013.

10.2. Quy trình kiểm kê:

a) Thành lập Ban kiểm kê/ Tổ kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài sản chịu trách nhiệm ban hành quyết định thành lập Ban kiểm kê hoặc các Tổ kiểm kê (trong trường hợp số lượng đơn vị thuộc và trực thuộc nhiều, vị trí cách xa trụ sở đơn vị trực tiếp quản lý tài sản):

- Thành phần Ban kiểm kê gồm: Trưởng Ban là Lãnh đạo Cục hoặc tương đương; 01 Phó Ban là kế toán trưởng hoặc cán bộ phụ trách kế toán; tối thiểu 02 thành viên trong đó có 01 cán bộ quản lý tài sản tại đơn vị.

- Thành phần Tổ kiểm kê gồm: Tổ trưởng là Thủ trưởng đơn vị được kiểm kê (Lãnh đạo phòng, ban; Lãnh đạo Chi cục hoặc tương đương); Tổ phó từ 01-02 người là cán bộ phụ trách tài vụ, tài sản tại các đơn vị dự toán cấp 3; tối thiểu 02 thành viên là cán bộ quản lý, sử dụng tài sản tại đơn vị được kiểm kê.

- Ban kiểm kê/ Tổ kiểm kê vũ khí, công cụ hỗ trợ phải đáp ứng quy định tại Quyết định số 2002/QĐ-TCHQ ngày 05/6/2013.

b) Trình, phê duyệt kế hoạch kiểm kê: Bộ phận quản lý tài sản tại các đơn vị trực tiếp quản lý tài sản xây dựng và báo cáo Thủ trưởng đơn vị phê duyệt kế hoạch kiểm kê thực tế (gồm thời gian kiểm kê, nội dung kiểm kê, mẫu biểu kiểm kê...).

c) Tổ chức kiểm kê:

- Ban kiểm kê/ Tổ kiểm kê có trách nhiệm tổ chức kiểm kê thực tế theo kế hoạch đã được duyệt;

- Tại thời điểm kiểm kê phải lập Biên bản kiểm kê cho riêng tài sản cố định và riêng công cụ dụng cụ (trừ vũ khí, công cụ hỗ trợ) tại từng đơn vị theo mẫu C53-HD đính kèm Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/7/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán; lập riêng Biên bản kiểm kê cho vũ khí, công cụ hỗ trợ theo quy định tại Quyết định số 2002/QĐ-TCHQ ngày 05/6/2013. Biên bản kiểm kê thực tế phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các thành viên trong Ban/tổ kiểm kê và được gửi về đơn vị trực tiếp quản lý tài sản (bộ phận quản lý tài sản) để tổng hợp.

- Kết thúc đợt kiểm kê, cán bộ quản lý tài sản tại đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm lập Biên bản tổng hợp kiểm kê thực tế; đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với các Biên bản kiểm kê thực tế; báo cáo Thủ trưởng kết quả kiểm kê.

d) Xử lý chênh lệch thừa/ thiếu sau kiểm kê

- Trường hợp có chênh lệch thừa, thiếu tài sản sau kiểm kê, cán bộ quản lý tài sản tại đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phối hợp cùng bộ phận tài vụ để xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý đối với các chênh lệch theo quy định; báo cáo Thủ trưởng xem xét, quyết định.

- Căn cứ phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị, cán bộ quản lý tài sản tại đơn vị trực tiếp quản lý tài sản hiệu chỉnh các sai lệch trên chương trình phần mềm Quản lý tài sản và chuyển hồ sơ để cán bộ tài vụ hiệu chỉnh trên sổ sách kế toán.

e) Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê

- Báo cáo dữ liệu tài sản trong năm của đơn vị về Tổng cục Hải quan (qua Vụ Tài vụ - Quản trị) trước ngày 20/1 năm sau.

- Nội dung và biểu mẫu báo cáo được quy định tại Điều 3 Quyết định số 181/QĐ-BTC ngày 25/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định chế độ báo cáo số liệu tài sản cố định và tình hình biến động tài sản cố định hàng năm thông qua chương trình phần mềm Quản lý tài sản trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, dự án trực thuộc Bộ Tài chính.

- Sau khi khóa sổ trên chương trình phần mềm Quản lý tài sản, các đơn vị kết xuất dữ liệu định dạng file .dat, gửi vào địa chỉ: \\192.40.1.3 (thư mục: Quanlytaisan- DULIEU- Tên đơn vị). Riêng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục chỉ khóa sổ, không thực hiện kết xuất dữ liệu.

- Thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu tài sản của đơn vị trong báo cáo kiểm kê.

11. Quy định về nhập liệu trên chương trình phần mềm Quản lý tài sản, chương trình phần mềm Đăng ký tài sản

11.1. Đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm:

a) Nhập chính xác thông tin về tài sản trên phần mềm QLTS; Theo dõi, kiểm soát dữ liệu về tài sản trên chương trình QLTS để kịp thời phát hiện lỗi và có biện pháp khắc phục;

b) Không tự ý can thiệp, sửa chữa dữ liệu tài sản trên chương trình QLTS sau khi Tổng cục thực hiện thao tác khóa sổ. Trường hợp đơn vị cần chỉnh sửa, phải được Vụ Tài vụ - Quản trị chấp thuận, mới được thực hiện sửa dữ liệu; sau khi hoàn thành việc chỉnh sửa, đơn vị có văn bản báo cáo về Vụ Tài vụ - Quản trị để cập nhật, theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ Tài chính.

c) Báo cáo kê khai, kê khai bổ sung kèm đầy đủ hồ sơ liên quan theo quy định tại Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 để phục vụ công tác nhập liệu trên chương trình ĐKTS.

d) Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu tài sản báo cáo Tổng cục Hải quan.

11.2. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm:

a) Phối hợp cùng Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan, Bộ Tài chính để hỗ trợ các đơn vị trong quá trình nhập dữ liệu tài sản trên chương trình QLTS.

b) Kê khai tài sản trên chương trình phần mềm ĐKTS theo quy định của Bộ Tài chính.

12. Xử phạt

Đơn vị, cá nhân vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 192/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ quy định việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước và Thông tư số 07/2014/TT-BTC ngày 14/01/2014 của Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định tại Nghị định 192/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013; hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

13. Tổ chức thực hiện

13.1. Danh mục văn bản quản lý tài sản của nhà nước được liệt kê tại phụ lục đính kèm.

13.2. Vụ Tài vụ - Quản trị chủ trì, phối hợp cùng Cục Giám sát quản lý về Hải quan, Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu trong công tác theo dõi, quản lý tài sản toàn ngành. Riêng tài sản là trang thiết bị chuyên dùng, vũ khí, công cụ hỗ trợ, Cục Giám sát quản lý về Hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu có trách nhiệm thực hiện theo quy định tại Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29/10/2012 và Quyết định số 2002/QĐ-TCHQ ngày 05/6/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

13.3. Để chuẩn hóa số liệu tài sản toàn ngành năm 2014, tất cả các dự án thuộc Tổng cục thực hiện rà soát số liệu tài sản tính đến tháng 8/2014, phân loại tài sản phục vụ công tác quản lý dự án và lập 04 bản báo cáo kê khai tài sản dự án theo quy định tại Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 và điểm 8.1 mục 8 công văn này. Báo cáo kê khai gửi về Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) trước ngày 30/9/2014. Tổng cục Hải quan không chấp nhận báo cáo kê khai không đúng, đầy đủ nội dung theo quy định tại Thông tư 198/2013/TT- BTC ngày 20/12/2013.

13.4. Bãi bỏ công văn 3796/TCHQ-TVQT ngày 24/7/2012 của Tổng cục Hải quan hướng dẫn, quy định chi tiết một số nội dung về công tác quản lý, sử dụng tài sản tại các đơn vị Hải quan.

13.5. Trong quá trình triển khai, nếu có vướng mắc, các đơn vị kịp thời thông báo về Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) để phối hợp, điều chỉnh quy định cho phù hợp.

PHỤ LỤC

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ TÀI SẢN
(Đính kèm công văn số 10999/TCHQ-TVQT ngày 09/9/2014 của Tổng cục Hải quan)