Pháp lý doanh nghiệp 
1. Công chứng không cần bản gốc có đúng luật không?
Hiện có không ít người nhầm lẫn khái niệm công chứng và chứng thực và thường dùng từ công chứng để gọi chung cho công chứng và chứng thực. Tuy nhiên, công chứng áp dụng với hợp đồng, giao dịch còn chứng thực áp dụng với giấy tờ, hồ sơ.
Vậy khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực, người yêu cầu có thể công chứng không cần bản gốc không?
1.1 Công chứng hợp đồng, giao dịch
Công chứng là việc công chứng viên xác nhận tính chân thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Căn cứ Điều 40 Luật Công chứng năm 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch là bản sao giấy tờ tuỳ thân và bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng… của tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch đó.
Đồng thời, khi công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, yêu cầu người yêu cầu xuất trình bản chính của các giấy tờ nêu trên để đối chiếu trước khi ký vào từng trang của dự thảo hợp đồng và ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu văn bản công chứng.
Do đó, việc xuất trình giấy tờ bản chính là một trong những yêu cầu bắt buộc khi công chứng hợp đồng, giao dịch. Do đó, không có chuyện công chứng không cần bản gốc.
1.2 Chứng thực giấy tờ, tài liệu
Bên cạnh việc công chứng hợp đồng, giao dịch, nhiều người còn thường nhầm lẫn công chứng với chứng thực giấy tờ, tài liệu. Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực giấy tờ, tài liệu là cách gọi thông dụng của chứng thực bảo sao từ bản chính.
Theo đó, đây là hình thức mà người có thẩm quyền chứng thực sẽ căn cứ vào nội dung của bản chính và bản chụp, bản in… để xác nhận bản sao đúng với bản chính. Về thủ tục chứng thực bảo sao từ bản chính, Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ để làm cơ sở chứng thực bản sao.
Do đó, trong mọi trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính, bắt buộc người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính. Và thậm chí, người yêu cầu chứng thực có thể không cần photo hoặc chụp bản sao mà người có thẩm quyền chứng thực có thể chụp từ bản chính khi người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính.
Nói tóm lại, trong mọi trường hợp, công chứng không cần bản gốc là không đúng quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng, chứng thực
Do không được phép công chứng không cần bản gốc nên để công chứng, chứng thực, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ sau đây:
2.1 Hồ sơ công chứng
Theo khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, hồ sơ công chứng bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng ghi rõ danh mục giấy tờ kèm theo cùng nội dung, yêu cầu công chứng…
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu người yêu cầu công chứng chuẩn bị sẵn).
- Giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng và những cá nhân, tổ chức liên quan được ghi nhận trong hồ sơ (bản sao): Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu còn thời hạn, giấy tờ về tình trạng hôn nhân (Đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc bản án/quyết định ly hôn)…
- Giấy tờ về quyền sử dụng, sở hữu tài sản (sổ đỏ, sổ tiết kiệm, đăng ký xe, biên bản bàn giao nhà ở…) dưới dạng bản sao.
- Giấy tờ khác có liên quan (bản sao).
Đồng thời, khi đi công chứng hợp đồng, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình đầy đủ bản chính của các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu ở trên để công chứng viên đối chiếu, xem xét nội dung trong bản chính so với bản sao đã được người yêu cầu công chứng cung cấp.
2.2 Hồ sơ chứng thực
Để được chứng thực hồ sơ, giấy tờ, theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực xuất trình:
- Bản chính giấy tờ, văn bản để làm cơ sở chứng thực bản sao.
- Bản sao của bản chính cần sao y. Tuy nhiên, bản sao có thể không phải bắt buộc bởi nếu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan có thẩm quyền sẽ thựuc hiện chụp từ bản chính trừ trường hợp cơ quan này không có phương tiện để chụp.
- Văn bản hợp pháp hoá lãnh sự với bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo điều uóc quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Trên đây là giải đáp chi tiết vấn đề: Công chứng không cần bản gốc. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết từ chuyên gia pháp lý của LuatVietnam.
