Có được làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh bị mất?

1. Có được làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh bị mất?

Hiện nay, việc đăng ký lại khai sinh chỉ đượcc thực hiện nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP:

- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất.

- Người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, việc cấp lại giấy khai sinh chỉ được thực hiện nếu cả sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ đều bị mất. Trường hợp bị mất bản chính giấy khai sinh nhưng vẫn còn sổ hộ tịch thì cũng không được cấp lại.

2. Mất khai sinh gốc nhưng không được cấp lại thì dùng gì thay thế?

Nếu không may bị mất giấy khai sinh bản chính nhưng không đủ điều kiện để đăng ký lại khai sinh, bạn có thể xin cấp trích lục khai sinh để sử dụng thay thế.

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao trích lục giấy khai sinh có giá trị tương tự như bản chính nên người dùng có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các thủ tục hành chính.

Để xin cấp trích lục giấy khai sinh, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 123:

- Đơn xin trích lục giấy khai sinh;

- Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;

- Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thì phải có văn bản ủy quyền.

Thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức hộ tịch sẽ căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh. Đồng thời, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

3. Thủ tục cấp lại giấy khai sinh thực hiện thế nào?

3.1. Thành phần hồ sơ

* Giấy tờ phải xuất trình

- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh (trong giai đoạn chuyển tiếp).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Giấy tờ phải nộp

- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có.

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:

• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh);

• ​Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

• Trường hợp không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập; giấy tờ có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh.

Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Lưu ý đối với giấy tờ nộp, xuất trình:

Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính.

3.2. Cơ quan thực hiện thủ tục

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú là cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thì đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.

3.3. Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

- Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

Bước 2: Xác minh hồ sơ

Trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.

Sau khi nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Bước 3: Cấp giấy khai sinh

Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh hoặc sau 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, nếu thấy việc đăng ký lại khai sinh chính xác, đúng luật, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/cấp huyện.

Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký lại khai sinh ký vào Sổ.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.

3.4. Lệ phí

- Theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

- Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

3.5. Thời hạn giải quyết

Giải quyết trong 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

Trên đây là giải đáp về vấn đề: Có được làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh bị mất? Nếu gặp vướng mắc, bạn đọc gọi ngay tới tổng đài 19006192 để được giải đáp.