Chứng thực và sao y là gì? Có mối quan hệ như thế nào?

 

1. Chứng thực và sao y là gì?

Sao y, chứng thực là những hoạt động phổ biến trong lĩnh vực liên quan đến công chứng, chứng thực. Khi thực hiện các thủ tục hành chính, hợp đồng, giao dịch, người dân thường xuyên được yêu cầu bản sao y hoặc bản chứng thực. Vậy chứng thực và sao y là gì?

1.1 Chứng thực là gì?

Chứng thực là gì mặc dù hiện không được định nghĩa cụ thể tại các văn bản pháp luật nhưng căn cứ vào các thuật ngữ được giải thích tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó là đúng.

Đồng thời, văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực là đúng. Theo đó, căn cứ Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hiện nay có các dạng chứng thực dưới đây:

• Chứng thực bảo sao từ bản chính: Đây là văn bản mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
• Chứng thực chữ ký: Là hình thức cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng nhận chữ ký mà người yêu cầu chứng thực ký trong văn bản, giấy tờ là của chính người yêu cầu chứng thực đó.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Đây là hình thức mà cơ quan có thẩm quyền chứng thực nội dung, địa điểm, thời gian giao kết hợp đồng, giao dịch cũng như năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện cùng chữ ký/dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch, hợp đồng đó là chính xác.

1.2 Sao y là gì?

Sao y là thuật ngữ được định nghĩa tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, kết hợp với định nghĩa tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao y là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Trong đó, theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, sao y gồm các hình thức sau đây:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Đây là cách gọi của việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang văn bản giấy khác.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Đây là thực hiện sao y bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. Ví dụ, hợp đồng được soạn thảo trên máy tính được in ra bằng hợp đồng giấy.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Đây là việc thực hiện số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. Có thể hiểu đơn giản, căn cứ vào nội dung của bản chính bằng giấy, cá nhân, tổ chức gõ lại văn bản hoặc trình bày lại văn bản đó trên máy tính hoặc điện thoại…

2. Chứng thực và sao y có phải là một không?

Căn cứ Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có thể khẳng định chứng thực và sao y không phải là một, đây là hai hình thức khác nhau.

Trong đó, điểm khác biệt lớn nhất của hai hình thức này là chứng thực không chỉ gồm việc chứng thực bảo sao từ bản chính mà còn cả chữ ký và hợp đồng, giao dịch còn sao y thì chỉ là văn bản được chụp/in có nội dung, hình thức giống với bản chính.

Cụ thể những điểm khác nhau giữa hai hình thức này như sau:

Tiêu chí phân biệt	Sao y	Chứng thực
Cơ sở	Tạo ra một/nhiều bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như bản gốc/bản chính	Căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính
Căn cứ	Nghị định 30/2020/NĐ-CP	Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Các hình thức	Sao y	Chứng thực bản sao từ bản chính Chứng thực chữ ký Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thẩm quyền	Không quy định nhưng bản sao y phải trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định	Phòng Tư pháp cấp huyện thuộc tỉnh Uỷ ban nhân dân cấp xã. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).
Giá trị pháp lý	Bản sao y thực hiện đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính	- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong giao dịch - Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là căn cứ xác định trách nhiệm của người này về nội dung giấy tờ - Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký/điểm chỉ của các bên trong hợp đồng

Trên đây là quy định về chứng thực và sao y. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.