Chứng thực biên bản họp gia đình có cần mọi thành viên có mặt?

1. Biên bản họp gia đình có giá trị pháp lý không?

Biên bản họp gia đình hiện không được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật nào. Tuy nhiên, có thể hiểu, văn bản họp gia đình là loại văn bản do các thành viên trong gia đình họp với nhau về một vấn đề liên quan chung đến tất cả các thành viên trong gia đình.

Về hiệu lực của biên bản họp gia đình, hiện nay không có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể nên có khá nhiều ý kiến trái chiều.

Tuy nhiên, theo tác giả bài viết, do đây cũng là thoả thuận của các thành viên trong gia đình nên cũng có thể xem đây là một dạng của giao dịch dân sự bởi định nghĩa giao dịch dân sự là:

Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Bởi vậy, văn bản họp gia đình nếu là sự thoả thuận liên quan đến phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thì đều được xem là giao dịch dân sự. Và căn cứ Điều 117 Bộ luật Dân sự, để văn bản họp gia đình có hiệu lực thì phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự:

1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.

Do đó, biên bản họp gia đình cũng được xem là hợp đồng và có giá trị pháp lý nếu có làm thay đổi, phát sinh, chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Nếu không thì sẽ không có giá trị pháp lý.

Thông thường, văn bản họp gia đình được lập ra để ghi nhận lại sự thoả thuận của các thành viên về việc phân chia tài sản, quản lý và sử dụng tài sản trong đó có nhà, đất, ô tô, xe máy...

Ngoài ra, đây cũng là văn bản được dùng để ghi nhận lại những thoả thuận của các thành viên trong gia đình về quyền, nghĩa vụ giữa các thành viên với nhau như:

- Nghĩa vụ cấp dưỡng, nghĩa vụ chăm sóc cha mẹ khi về già.

- Nghĩa vụ nuôi dưỡng con cái.

- Việc phân chia tài sản chung của cả hộ gia đình…

2. Chứng thực biên bản họp gia đình thế nào?

Khi biên bản họp gia đình là sự thoả thuận của các thành viên về việc dịch chuyển quyền sở hữu, sử dụng quyền sử dụng đất thì đây được coi là một dạng của văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế hoặc văn bản khai nhận di sản thừa kế.

Do đó, căn cứ Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các thành viên gia đình có thể thực hiện chứng thực văn bản họp gia đình theo thủ tục dưới đây:

2.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện chứng thực biên bản họp gia đình gồm:

- Dự thảo Văn bản họp gia đình (nếu các thành viên gia đình có chuẩn bị trước).

- Giấy tờ nhân thân của các thành viên trong gia đình: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn.

Do đây là văn bản về các thành viên trong gia đình nên ngoài các giấy tờ nêu trên, còn cần phải có giấy khai sinh, đăng ký kết hôn… để chứng minh các mối quan hệ của người tham gia ký trong văn bản họp gia đình.

- Giấy tờ về nội dung được đề cập đến của văn bản họp: Nếu văn bản họp được sử dụng để thoả thuận phân chia, tặng cho, chuyển quyền… tài sản từ thành viên này sang thành viên khác của gia đình thì cần phải cung cấp các loại giấy tờ liên quan đến tài sản được chuyển quyền.

Nếu không liên quan đến tài sản nhưng thoả thuận về nghĩa vụ của các bên thì cũng cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến nghĩa vụ này. Ví dụ như nghĩa vụ cấp dưỡng, nghĩa vụ nuôi dưỡng con cái khi vợ chồng ly hôn…

Lưu ý: Các giấy tờ trong trường hợp này là bản sao. Các thành viên phải mang theo bản chính để đối chiếu.

2.2 Có cần tất cả thành viên có mặt khi ký biên bản họp gia đình?

Do đây là thoả thuận của các thành viên trong gia đình về một vấn đề cụ thể nên khi thực hiện ký chứng thực biên bản họp gia đình, bắt buộc những thành viên có quyền, nghĩa vụ liên quan đến nội dung biên bản phải thể hiện ý kiến của bản thân về những thoả thuận này.

Việc thể hiện ý kiến có thể được thực hiện thông qua hình thức tự mình ký tên trong biên bản họp gia đình hoặc uỷ quyền cho người khác thay mình thực hiện việc ký tên này.

Do đó, có thể không bắt buộc mọi thành viên trong gia đình phải có mặt ký thực hiện chứng thực biên bản họp gia đình. Những người vắng mặt có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện thay mình việc ký tên.

Lưu ý: Nếu còn việc uỷ quyền giữa các thành viên thì trong biên bản họp gia đình cũng phải nêu rõ việc uỷ quyền này. Nếu uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực thì ghi rõ nội dung uỷ quyền theo văn bản uỷ quyền được công chứng/chứng thực số công chứng/số chứng thực bao nhiêu…

2.3 Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực biên bản họp gia đình gồm:

- Phòng tư pháp cấp huyện: Chứng thực hợp đồng, giao dịch có tài sản là động sản, văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế, văn bản khai nhận di sản là động sản.

- Uỷ ban nhân dân cấp xã: Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, thực hiện quyền của người sử dụng đất, về nhà ở, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là động sản, quyền của người sử dụng đất, nhà ở.

- Cơ quan đại diện chứng thực hợp đồng, giao dịch mà tài sản là động sản.

2.4 Thời gian chứng thực

Thời hạn chứng thực là ngay trong ngày nhận đủ hồ sơ, yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu các bên gửi yêu cầu sau 15 giờ.

2.5 Chi phí chứng thực

Chi phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/trường hợp theo Điều 4 Thông tư 226 của Bộ Tài chính năm 2016.

2.6 Mẫu biên bản họp gia đình mới nhất [2023]

Trên đây là thông tin về: Chứng thực biên bản họp gia đình. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.