Chỉ thị 05/CT-UBND Quảng Bình 2019 tăng cường trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử

CHỈ THỊ

Về việc tăng cường trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh Quảng Bình

Thời gian qua, việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh Quảng Bình (viết tắt là Hệ thống QLVB&ĐH) đã được triển khai ứng dụng tại 35 cơ quan cấp tỉnh, 08/08 UBND cấp huyện và 157/159 UBND cấp xã, bước đầu đạt được những kết quả nhất định; góp phần xây dựng Chính quyền điện tử, thúc đẩy cải cách hành chính trong công tác ban hành, xử lý văn bản của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh qua môi trường mạng.

Tuy nhiên trong thực tế, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa quan tâm chỉ đạo, tổ chức ứng dụng Hệ thống QLVB&ĐH, chưa thực hiện phát hành, tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử trong nội bộ và giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện nghiêm túc việc giải quyết công việc thông qua Hệ thống QLVB&ĐH, ảnh hưởng đến công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong việc gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử qua môi trường mạng. Bên cạnh đó, một số chức năng của Hệ thống QLVB&ĐH vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử theo quy định pháp luật. Để khắc phục những tồn tại hạn chế nêu trên, đồng thời tăng cường trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, UBND cấp xã tập trung tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ sau:

a) Quán triệt, triển khai thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 2962/QĐ-UBND ngày 06/9/2018 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg tại tỉnh Quảng Bình.

b) Tăng cường chỉ đạo tổ chức thực hiện việc gửi, nhận, xử lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử (trừ văn bản mật) trên Hệ thống QLVB&ĐH; thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện; xem đây là trách nhiệm, nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính.

c) Thường xuyên rà soát nhu cầu sử dụng chứng thư số chuyên dùng, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để đăng ký Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phát, đáp ứng yêu cầu ứng dụng ký số văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH và các hệ thống thông tin chính quyền điện tử khác. Trong đó, đảm bảo đến ngày 10/5/2019 hoàn thành việc cấp phát chứng thư số tổ chức và chứng thư số cá nhân cho lãnh đạo của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện; đến ngày 30/6/2019 tối thiểu cấp phát đủ chứng thư số tổ chức cho các cơ quan, đơn vị (có con dấu) và chứng thư số cá nhân cho lãnh đạo, kế toán các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh.

d) Ưu tiên bố trí kinh phí để thiết lập kết nối mạng Internet, trang cấp máy quét (scan) văn bản, nâng cấp hệ thống máy vi tính và các trang thiết bị cần thiết khác tại cơ quan, đơn vị để bảo đảm các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ số hóa, gửi, nhận, xử lý, ký số văn bản điện tử.

đ) Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao kiến thức về trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư và kỹ năng ứng dụng Hệ thống QLVB&ĐH cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

e) Triển khai thực hiện quy định về ban hành văn bản điện tử có ký số, số hóa văn bản điện tử từ văn bản giấy và gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV; đảm bảo tiến độ các mốc thời gian như sau:

- Triển khai thí điểm không gửi văn bản giấy đối với một số loại văn bản điện tử đã ký số trên Hệ thống QLVB&ĐH giữa các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện và với UBND tỉnh theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và UBND tỉnh từ ngày 01/6/2019 đến ngày 30/6/2019 (theo Công văn số 501/UBND-KSTT ngày 16/4/2019 của UBND tỉnh về việc gửi nhận văn bản điện tử có ký số).

- Đánh giá kết quả thí điểm và chủ động triển khai sớm các quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; chậm nhất kể từ ngày 15/8/2019 trở đi, tất cả các văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ thống QLVB&ĐH giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh phải được phát hành dưới hình thức văn bản điện tử có ký số hoặc văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

- Tổng hợp nhu cầu các loại văn bản điện tử cần phải gửi kèm văn bản giấy, gửi Sở Nội vụ trước ngày 31/7/2019 để tổng hợp, trình UBND tỉnh ban hành “Danh mục văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy” theo quy định tại Khoản 2, Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Chính thức không gửi văn bản giấy (trừ văn bản mật) đối với văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ thống QLVB&ĐH không nằm trong Danh mục sau khi được ban hành.

g) Chủ động phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử trên hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ cơ quan được tích hợp trên Hệ thống QLVB&ĐH và chuyển giao hồ sơ, tài liệu điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

2. Giám đốc Sở Nội vụ

a) Rà soát hệ thống pháp lý hiện nay của tỉnh để tham mưu điều chỉnh, bổ sung hoặc thay thế nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH có tích hợp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ cơ quan và kết nối, chia sẻ thông tin với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ lịch sử tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

b) Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra; trong đó chủ trì, kết hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức tập huấn về nội dung công tác văn thư, lưu trữ trong trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

c) Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để rà soát, đề xuất hoàn thiện, nâng cấp các chức năng của Hệ thống QLVB&ĐH; đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước theo quy định. Trong đó chủ trì các công việc sau:

- Trên cơ sở kết quả thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số, không gửi văn bản giấy của các đơn vị, địa phương tại Điểm e, Khoản 1 Chỉ thị này; tổng hợp khả năng đáp ứng các yêu cầu về trao đổi, xử lý tài liệu điện tử trên các chức năng hiện có của Hệ thống QLVB&ĐH; yêu cầu về tích hợp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ cơ quan và các chức năng cơ bản khác cần được bổ sung tích hợp theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV; báo cáo UBND tỉnh và gửi Sở Thông tin và Truyền thông trước ngày 10/7/2019 để yêu cầu nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống QLVB&ĐH.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền lập dự án xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ lịch sử (thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) đáp ứng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV, trình UBND tỉnh phê duyệt và bố trí vốn để sớm triển khai, hoàn thành đưa vào hoạt động.

d) Tổng hợp “Danh mục văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy” được gửi, nhận trên Hệ thống QLVB&ĐH trình UBND tỉnh ban hành trước ngày 31/8/2019 để triển khai, tổ chức thực hiện việc không gửi văn bản giấy (trừ văn bản mật) đối với các văn bản không nằm trong Danh mục theo quy định.

3. Giám đốc Sở thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức lấy ý kiến, hoàn thiện Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, trình UBND tỉnh ban hành.

b) Tổ chức việc đăng ký, cấp phát chứng thư số tổ chức và chứng thư số cá nhân cho các cơ quan, đơn vị, địa phương; đảm bảo tiến độ yêu cầu tại Điểm c Khoản 1 Chỉ thị này. Thực hiện đăng ký Ban Cơ yếu Chính phủ hỗ trợ triển khai giải pháp ký số trên thiết bị điện tử di động cho Lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND cấp huyện.

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính kịp thời tham mưu UBND tỉnh tổ chức nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống QLVB&ĐH có tích hợp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ cơ quan, đáp ứng đầy đủ các chức năng, yêu cầu theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Thông tư số 01/2019/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn thi hành để các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có cơ sở thực hiện; đảm bảo tiến độ các mốc thời gian như sau:

- Hoàn thành việc cập nhật, tổ chức kiểm tra, chạy thử phần mềm Hệ thống QLVB&ĐH phiên bản đã nâng cấp, tích hợp giải pháp dịch vụ ký số; hoàn thành các giải pháp bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện kỹ thuật khác để đáp ứng việc gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử có ký số trên Hệ thống QLVB&ĐH theo các mốc thời gian quy định tại Công văn số 501/UBND-KSTT ngày 16/4/2019 của UBND tỉnh về việc gửi nhận văn bản điện tử có ký số.

- Tổ chức hoàn thiện các chức năng hiện có trên Hệ thống QLVB&ĐH trên cơ sở kết quả thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số của các đơn vị, địa phương tại Điểm e, Khoản 1 Chỉ thị này và báo cáo của Sở Nội vụ về khả năng đáp ứng của Hệ thống QLVB&ĐH tại Điểm c, Khoản 2 Chỉ thị này; đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cơ bản về trao đổi, xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH; báo cáo UBND tỉnh trước ngày 31/7/2019.

- Tổng hợp, xây dựng đề án, giải pháp nâng cấp Hệ thống QLVB&ĐH có tích hợp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để Lưu trữ cơ quan và đáp ứng đầy đủ các chức năng cơ bản khác theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn thi hành; các giải pháp bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện kỹ thuật khác; trình UBND tỉnh phê duyệt trước ngày 31/7/2019 và tổ chức việc xây dựng, nâng cấp, hoàn thành trước ngày 31/10/2019.

d) Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ trong trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử. Trong đó, chủ trì hướng dẫn việc cài đặt, tập huấn sử dụng thiết bị ký số cho đối tượng là lãnh đạo, văn thư, cán bộ kỹ thuật công nghệ thông tin của các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện. Hỗ trợ hướng dẫn việc sử dụng thiết bị ký số và kỹ năng ứng dụng Hệ thống QLVB&ĐH cho các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã.

đ) Chủ trì, phối phợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, tổng hợp báo cáo về khả năng đáp ứng, tiến độ nâng cấp, hoàn thiện của Hệ thống QLVB&ĐH; khả năng đáp ứng của hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện kỹ thuật khác; tình hình gửi, nhận văn bản điện tử, ứng dụng chữ ký số trên Hệ thống QLVB&ĐH của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh; định kỳ báo cáo trong các phiên họp thường kỳ của UBND tỉnh.

4. Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh ưu tiên bố trí kinh phí bảo đảm cho việc triển khai thực hiện nâng cấp, duy trì hoạt động, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật cho các hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; đảm bảo kịp tiến độ theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và yêu cầu tại Chỉ thị này.

5. Chánh Văn phòng UBND tỉnh

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND tỉnh và Văn phòng Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Nội vụ theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ tại Chỉ thị này, báo cáo UBND tỉnh.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện nghiêm túc tổ chức thực hiện Chỉ thị này; xem đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của xây dựng chính quyền điện tử và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện./.