Nguyên tắc viết ngày tháng trong văn bản: 90% người viết sai

1. Nguyên tắc ghi ngày tháng đúng chuẩn

Theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, nguyên tắc ghi ngày tháng chuẩn được quy định như sau:

Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Tức là ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm. Cụ thể:

Hưng Yên, ngày 28 tháng 02 năm 2023

Thành phố Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2023.

2. Tại sao phải ghi thêm số 0 trước tháng 1, 2

Phải ghi thêm số 0 trước những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 (ngày 01 - 09) và tháng 1, 2 để hạn chế việc cố ý hoặc vô ý làm sai lệch ngày tháng ban hành văn bản đồng thời tránh rủi ro pháp lý có thể xảy ra sau này.

Chẳng hạn như, có thể thêm số 1 hoặc 2 vào trước chữ số chỉ ngày, tháng đó để trở thành ngày 11, 12, 21, 22 hoặc tháng 11, 12.

Và vì không có tháng 13, 14… nên không cần phải ghi thêm số 0 trước các tháng từ tháng 3 trở đi.

Nhìn có vẻ đơn giản nhưng chỉ cần sai thời gian một ngày là đã có cơ sở đem lại những thay đổi về quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên được nêu trong văn bản. Do vậy, cần phải cẩn trọng ngay từ việc ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

3. Cách trình bày ngày tháng năm trong văn bản

Trong văn bản hành chính, địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có mối quan hệ mật thiết với nhau, được trình bày như sau:

- Nằm trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản;

- Viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm;

- Cỡ chữ 13 đến 14, chữ in thường, kiểu chữ nghiêng;

- Giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,);

- Địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Ví dụ:

Trên đây là nguyên tắc viết ngày tháng năm trên văn bản, cụ thể là ngày tháng năm ban hành văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng, đây là nguyên tắc viết trong văn bản hành chính. Trong các phương thức liên lạc, trao đổi thông thường thì nguyên tắc nêu trên là không bắt buộc.