Pháp lý doanh nghiệp 
Quy định về ký tên trong văn bản hành chính
Thẩm quyền ký ban hành văn bản
Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách…
Cách ghi quyền hạn của người ký
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Tương tự, trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước; ký thay người đứng đầu ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước; ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Cách ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
- Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn;
- Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác;
- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
Chữ ký trên văn bản giấy
Khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Chữ ký trên văn bản điện tử
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Cách ký tên, đóng dấu văn bản chuẩn theo Nghị định 30 (Ảnh minh họa)
Quy định về đóng dấu trong văn bản hành chính
Đối với văn bản giấy
Dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn;
- Đóng đúng chiều;
- Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Dấu chữ ký
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu treo
Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục.
Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Dấu giáp lai
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Ngoài ra, việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Đối với văn bản điện tử
- Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Dấu trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau:
+ Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
+ Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Ngoài ra, thể thức và cách trình bày văn bản cũng được áp dụng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP từ 05/3/2020 với nhiều điểm mới.
Tình Nguyễn
