Cách ký tên, đóng dấu đúng chuẩn có thể bạn chưa biết

2 loại chữ ký thường gặp

- Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Chữ ký này cho mọi người biết văn bản được ký đã có sự kiểm tra, rà soát.

- Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Xem chi tiết: Cách dùng ký nháy, ký chính thức
 

Chữ ký trong một số trường hợp đặc biệt

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.

Cách ký tên đóng dấu đúng chuẩn có thể bạn chưa biết (Ảnh minh họa)
 

3 hình thức đóng dấu thông dụng

- Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

- Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ. Đóng lên trang đầu, ở góc trên cùng, bên trái, trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

- Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của văn bản có từ 2 tờ trở lên. Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV).

Xem thêm: Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

Lưu ý:

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Hậu Nguyễn