Pháp lý doanh nghiệp 
Số, ký hiệu là một phần không thể thiếu trong các thành phần chính cấu thành một văn bản. Theo đó, việc ghi số và ký hiệu văn bản phải đảm bảo các yêu cầu.
Cách trình bày số của văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:). Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước (theo điểm c khoản 3 mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
Văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 phía trước (Ảnh minh họa)
Trong đó, số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và là duy nhất trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả Rập và được đăng ký tại Văn thư cơ quan.
Số của văn bản phải thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Cách trình bày ký hiệu của văn bản
Cách ghi số và ký hiệu văn bản đúng chuẩn Nghị định 30 (Ảnh minh họa)
Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở vị trí nào?
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Số và ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này. Cụ thể, vị trí trình bày các thành phần thể thức của văn bản như sau:
Ô số | Thành phần thể thức văn bản |
1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
3 | Số, ký hiệu của văn bản |
4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
5a | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
5b | Trích yếu nội dung công văn |
6 | Nội dung văn bản |
7a, 7b, 7c | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
8 | Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
9a, 9b | Nơi nhận |
10a | Dấu chỉ độ mật |
10b | Dấu chỉ mức độ khẩn |
11 | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
12 | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
13 | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax |
14 | Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
Đây là cách ghi số và ký hiệu văn bản áp dụng với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức khác hoàn toàn có thể và nên áp dụng để quản lý hệ thống văn bản thuận tiện hơn. Xem thêm:
