Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu treo và dấu giáp lai

Cách đóng dấu treo

Dấu treo được hiểu là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Định nghĩa nêu trên cũng đồng thời là cách sử dụng dấu treo, cụ thể, dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định.

Dấu treo được sử dụng khá nhiều trong việc quản lý và phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cũng như các văn bản hành chính có phụ lục đính kèm của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành.

Ví dụ, tại tiêu thức “người bán hàng” trong hóa đơn giá trị gia tăng, trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu treo và dấu giáp lai (Ảnh minh họa)
 

Cách đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên phần lề bên phải của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, chứng từ kế toán có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.

Cách thức đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

Điển hình, Tổng cục Hải quan quy định rõ những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai tại Công văn 6550/TCHQ-HC gồm:

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

- Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

- Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;

- Quyết định ấn định thuế;

- Quyết định kiểm tra sau thông quan;

- Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

- Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Thông báo phạt chậm nộp;

- Kết luận kiểm tra, thanh tra;

- Kết luận xác minh đơn tố cáo;

- Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

- Biên bản làm việc;

- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

- Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

Đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành, trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác thì:

Cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Bản sao chụp văn bản này có đóng dấu giáp lai… 

Ngoài ra, trong hoạt động công chứng, chứng thực, các bản sao, văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên đều phải đóng dấu giáp lai.

>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

Hậu Nguyễn