Hiểu đúng về bản gốc, bản chính, bản sao của văn bản

1. Bản gốc, bản chính, bản sao là gì?

Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích, bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Còn bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Đối với bản sao, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP định nghĩa bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Điều 6 Nghị định 23 quy định khi tiếp nhận bản sao, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có trách nhiệm:

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Theo quy định trên thì bản sao được chia thành 03 loại:

- Bản sao không có chứng thực, ví dụ như bản photo từ bản chính, bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh, bản đánh máy;

- Bản sao chứng thực;

- Bản sao được cấp từ sổ gốc.

2. Phân biệt bản gốc và bản chính

Bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên, văn thư trực tiếp ký nháy và lấy chữ ký của lãnh đạo, người thẩm quyền. Tuy nhiên lãnh đạo sẽ chỉ ký 01 bản. Bản có chữ ký này chính là bản gốc.

Bản gốc sau đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Các bản photo có đóng dấu là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.

3. Các hình thức bản sao

Bản sao văn bản trong công tác văn thư

Trong công tác văn thư, các hình thức bản sao văn bản được quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020 như sau:

- Sao y gồm:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

- Sao lục gồm:

• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
• Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

• Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
• Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Bản sao giấy tờ hành chính, hợp đồng

Đối với giấy tờ hành chính, hợp đồng, Nghị định 23/2015 quy định các loại bản sao:

- Bản sao cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Bản sao chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Trên đây là giải đáp về bản gốc bản chính bản sao của văn bản. Mọi vấn đề vướng mắc vui lòng liên hệ 19006192 để được LuatVietnam hỗ trợ, giải đáp.