Pháp lý doanh nghiệp 
Sổ đăng ký cổ đông có vai trò ghi chép những thông tin về cổ đông và cổ phần nhằm kiểm soát và quản lý công ty. Đây là tài liệu nội bộ bắt buộc phải có trong công ty cổ phần.
Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
Như vậy, ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải lập sổ đăng ký cổ đông (sổ cổ đông).
Căn cứ khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
1. Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
2. Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
3. Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
4. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
5. Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Lưu ý:
- Sổ cổ đông phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán;
- Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán;
- Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.
Sổ đăng ký cổ đông quan trọng thế nào với công ty cổ phần?
Sổ cổ đông không phải là văn bản được cơ quan nhà nước cấp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ cổ đông có vai trò rất quan trọng trong nội bộ công ty cổ phần bởi những lý do sau:
Lưu trữ đầy đủ thông tin của các cổ đông
Bên cạnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ cổ đông lưu giữ các thông tin cá nhân cơ bản của cổ đông như: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý....để phục vụ cho việc quản trị công ty (Ví dụ: Lập danh sách dự họp Đại hội đồng cổ đông; Phân chia lợi nhuận...).
Lưu ý: Trường hợp cổ đông có thay đổi địa chỉ liên lạc thì cổ đông phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông (theo khoản 4 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020).
Là tài liệu xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông
Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
Đối với thủ tục chuyển nhượng cổ phần, cổ phần được coi là đã bán khi:
- Được thanh toán đủ;
- Những thông tin về người mua quy định tại khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 được ghi đầy đủ vào sổ cổ đông; kể từ thời điểm đó, người mua cổ phần trở thành cổ đông của công ty (theo khoản 4 Điều 124 Luật Doanh nghiệp 2020).
Lưu ý: Sau khi cổ phần được thanh toán đầy đủ, công ty phát hành và giao cổ phiếu cho người mua; trường hợp không giao cổ phiếu, các thông tin về cổ đông được ghi vào sổ cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông đó trong công ty.
Như vậy, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
Bị xử phạt lên tới 15 triệu đồng nếu không có sổ cổ đông
Sổ cổ đông là một trong những tài liệu bắt buộc lưu giữ của công ty cổ phần, trường hợp không lập sổ cổ đông, công ty sẽ bị xử phạt theo khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, cụ thể:
Mức phạt tiền | Biện pháp khắc phục hậu quả |
Từ 10 - 15 triệu đồng | Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định |
Tóm lại, sổ đăng ký cổ đông là loại tài liệu quan trọng trong công ty cổ phần. Việc lập sổ cổ đông phải được thực hiện ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu có nhu cầu thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp nhanh chóng, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
