Hướng dẫn doanh nghiệp tự kiểm tra pháp luật lao động

1. Tự kiểm tra pháp luật lao động là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH, tự kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động (sau đây gọi là tự kiểm tra) là hoạt động tự thu thập, phân tích, đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật lao động của người sử dụng lao động tại nơi sản xuất, kinh doanh.

Từ năm 2006 cho tới hết 2018, để tự kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện pháp luật lao động, doanh nghiệp thường thực hiện việc này bằng hình thức điền phiếu theo mẫu có sẵn và nộp trực tiếp cho cơ quan thanh tra lao động.

Tuy nhiên từ 01/01/2019, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 17/2018/TT-BLĐTBXH hướng dẫn việc tự kiểm tra, báo cáo kết quả tự kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động trực tuyến.

Theo đó, hiện nay doanh nghiệp có thể tự thực hiện kiểm tra pháp luật lao động của doanh nghiệp mình online thông qua trang điện tử  http://tukiemtraphapluatlaodong.gov.vn.

Đây là website đã thực hiện liên kết, tích hợp, đăng tải các kênh thông tin, tài liệu, các ứng dụng và dịch vụ trong lĩnh vực lao động để người lao động, người sử dụng lao động khai thác, sử dụng.

2. Hướng dẫn doanh nghiệp tự kiểm tra pháp luật lao động

2.1 Thời gian thực hiện việc tự kiểm tra pháp luật lao động

- Tần suất: Ít nhất 01 lần/năm nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật lao động và giải pháp cải tiến việc tuân thủ.

- Thời gian tự kiểm tra cụ thể: Do người sử dụng lao động tự quyết định.

- Thời kỳ tự kiểm tra: Từ ngày đầu tiên tháng 01 dương lịch của năm trước đến thời điểm kiểm tra.

2.2 Nội dung tự kiểm tra

Theo Điều 5 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp cần tự kiểm tra 04 nội dung sau:

(1) Việc thực hiện báo cáo định kỳ

(2) Việc tuyển dụng, đào tạo lao động

(3) Việc giao kết, thực hiện hợp đồng với người lao động

(4) Việc đối thoại, thương lượng và ký kết thỏa ước lao động tập thể

(5) Thời gian làm việc, nghỉ ngơi tại doanh nghiệp

(6) Việc trả lương cho người lao động

(7) Việc tổ chức, thực hiện công tác an toàn và vệ sinh lao động

(8) Việc thực hiện các quy định pháp luật với lao động là

• Nữ

• Người cao tuổi

• Người chưa thành niên

• Người khuyết tật

• Người nước ngoài

(9) Việc xây dựng và đăng ký nội quy, xử lý kỷ luật lao động, bồi thường trách nhiệm vật chất.

(10) Việc tham gia và đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế hàng tháng cho người lao động.

(11) Việc giải quyết tranh chấp và khiếu nại về lao động.

(12) Nội dung khác.

Theo đó, đối với nội dung tự kiểm tra trên cần phải được thiết kế thành phiếu theo từng lĩnh vực, sau đó đăng trên trang thông tin điện tử http://tukiemtraphapluatlaodong.gov.vn.

Tùy vào lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính, người sử dụng lao động lựa chọn 01 hoặc nhiều phiếu tự kiểm tra để làm nội dung tự kiểm tra.

2.3 Trình tự tự kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động của doanh nghiệp

Quy trình tiến hành tự kiểm tra được quy định tại Điều 6 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH. Cụ thể:

Bước 1. Thành lập đoàn tự kiểm tra

Thành phần đoàn tự kiểm tra gồm:

- Trưởng đoàn: Đại diện doanh nghiệp

- Thành viên đoàn: Cán bộ phụ trách lao động, tiền lương, cán bộ an toàn, vệ sinh lao động tại doanh nghiệp

- Đại diện người lao động

- Thành phần khác có liên quan do doanh nghiệp tự quyết định

Bước 2. Đăng ký tài khoản

Doanh nghiệp truy cập vào http://tukiemtraphapluatlaodong.gov.vn và đăng ký tài khoản để lấy phiếu tự kiểm tra làm nội dung tự kiểm tra.

Sau khi đã đăng ký tài khoản, người sử dụng lao động tiến hành đăng nhập, sau đó tải phiếu tự kiểm tra pháp luật lao động và mẫu kết luận lên website.

Lưu ý: Mẫu kết luận tự kiểm tra cần phải được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi của pháp luật lao động.

Bước 3. Đoàn tự thực hiện việc kiểm tra

Tiến hành đối chiếu với các quy định pháp luật lao động hiện hành tương ứng với từng nội dung được nêu tại mục 2.1 để đưa ra phân tích, so sánh, kết luận và đưa ra biện pháp khắc phục (nếu có).

Bước 4. Lưu hồ sơ

Sau khi tự kiểm tra, đối chiếu và đánh giá, doanh nghiệp lưu hồ sơ gồm các tài liệu như sau:

Theo đó, những hồ sơ trên phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý tại doanh nghiệp để làm căn cứ theo dõi, phân tích và đưa ra các chính sách, giải pháp sau này nhằm nâng cao tinh thần tuân thủ pháp luật lao động tại doanh nghiệp.

2.4 Một số lưu ý khác

- Khi cơ quan Thanh tra nhà nước về lao động yêu cầu thanh tra, doanh nghiệp phải phối hợp với đại diện tập thể lao động tại cơ sở thực hiện báo cáo kết quả tự kiểm tra trực tuyến tại http://tukiemtraphapluatlaodong.gov.vn thông qua tài khoản đã đăng ký.

- Tất cả các công ty dù chỉ đặt chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị thi công tại địa phương cũng phải thực hiện báo cáo tự kiểm tra pháp luật lao động trực tuyến.

- Cơ quan thanh tra lao động có thể yêu cầu báo cáo kết quả bất cứ khi nào, do vậy trường hợp không thực hiện việc tự kiểm tra pháp luật lao động, doanh nghiệp có thể bị kiểm tra trực tiếp đột xuất tại cơ sở hoặc thậm chí xử phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có hậu quả nghiêm trọng xảy ra.

Trên đây là hướng dẫn của LuatVietnam về việc tự kiểm tra pháp luật lao động của doanh nghiệp.