Hướng dẫn thủ tục cấp đổi Sổ đỏ [Quy định mới nhất]

1. Đối tượng thực hiện thủ tục

Theo quy đinh tại Quyết định 3380/QĐ-BNNMT 2025 quy định như sau:

- Tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
- Cá nhân, cộng đồng dân cư.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.

Trường hợp hộ gia đình có yêu cầu ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình thì trong Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất phải thể hiện thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình.

- Giấy chứng nhận đã cấp.

- Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất đối với trường hợp trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi hoặc trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận mà người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất.

3. Cơ quan thực hiện thủ tục

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định:
+ Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
+ Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Cơ quan phối hợp (nếu có): Cơ quan thuế.

4. Nơi nộp và cách thức nộp hồ sơ

- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

- Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.

- Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.

- Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

5. Thời hạn giải quyết 

- Không quá 05 ngày làm việc; tại các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì không quá 15 ngày làm việc đối với các trường hợp sau:

• Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01/8/2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

• Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng.

• Giấy chứng nhận đã cấp chung nhiều thửa đất, nay tách cấp riêng theo nhu cầu.

• Một số thửa đất trong Giấy chứng nhận cấp chung bị thu hồi, cần đổi Giấy chứng nhận.

• Mục đích sử dụng đất trên Giấy chứng nhận cũ khác với phân loại hiện hành theo Luật Đất đai và Nghị định 102/2024/NĐ-CP.

• Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận không đúng với thực tế.

• Giấy chứng nhận là tài sản chung của vợ và chồng mà chỉ ghi tên vợ hoặc chồng, nay muốn ghi cả hai.

• Giấy chứng nhận ghi tên hộ gia đình, nay muốn ghi đầy đủ các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

- Không quá 10 ngày làm việc đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận do thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu của thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi.
Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 20 ngày làm việc.
- Trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo đạc lập bản đồ địa chính thì thời gian thực hiện theo dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

6. Cách bước thực hiện thủ tục

Bước 1: Người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến một trong các địa điểm trên địa bàn cấp tỉnh sau đây: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

• Khi nộp các giấy tờ quy định, người yêu cầu đăng ký được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực;

• Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thì hồ sơ nộp phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực.

• Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:
- Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.
- Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 3: Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

• Xác minh tình trạng hôn nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia (đối với trường hợp cần ghi cả tên vợ và chồng); nếu không tra cứu được thì yêu cầu nộp giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ hợp lệ khác.

• Kiểm tra thực địa nếu vị trí thửa đất trên GCN cũ không khớp thực tế.

• Ký duyệt mảnh trích đo địa chính khi có yêu cầu xác định lại kích thước, diện tích thửa đất.

• Trích đo bản đồ địa chính nếu khu vực chưa có bản đồ hoặc bản đồ đã hư hỏng.

• Gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính (Mẫu 19 theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 226/2025/NĐ-CP) đến cơ quan thuế nếu người dân phải nộp tiền.

• Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

• Cấp và trao Giấy chứng nhận mới cho người sử dụng đất.