Chậm cấp Sổ đỏ và 3 cách xử lý người dân cần nắm rõ

1. Khi nào bị coi là chậm cấp Sổ đỏ?

Khoản 1 Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP có quy định thời gian cấp Sổ đỏ như sau:

“1. Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 20 ngày làm việc; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 03 ngày làm việc.”

Như vậy, tổng thời gian thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận (Sổ đỏ, Sổ hồng) là không quá 23 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ;

Các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện thủ tục cấp và sang tên Giấy chứng nhận được tăng thêm 10 ngày so với thời gian trên.

Thời gian thực hiện thủ tục trên không tính: (*)

• Thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định pháp luật;
• Thời gian cơ quan có thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai,
• Thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật,
• Thời gian trưng cầu giám định, thời gian niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng,
• Thời gian thực hiện thủ tục chia thừa kế quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chết trước khi trao Giấy chứng nhận..

Bên cạnh đó, khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Sổ đỏ thì người tiếp nhận phải gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho người nộp hồ sơ, trong đó ghi ngày trả kết quả thủ tục hành chính (giấy hẹn trả kết quả).

Tóm lại, sau 23 ngày kể từ nhận được hồ sơ hợp lệ, sau 33 ngày đối với các xác miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn nếu không có kết quả giải quyết bị coi là chậm cấp Sổ đỏ, trừ thời gian quy định tại mục (*).

2. Chậm cấp Sổ hồng, Sổ đỏ phải trả lời bằng văn bản?

Khi hết thời gian thực hiện thủ tục cấp Sổ đỏ theo quy định thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết thực hiện xong thủ tục này. Đồng thời, phải trực tiếp trao Sổ đỏ cho người nộp hồ sơ hoặc gửi về Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn để trao cho người nộp hồ sơ tại cấp xã.

Đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết, chậm giải quyết,… thì cơ quan giải quyết phải trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết thủ tục. Nội dung này được nêu rõ tại khoản 8 Điều 19 Nghị định 61/2018/NĐ-CP như sau:

“8. Các hồ sơ quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.”.

Như vậy, khi hết thời gian thực hiện thủ tục theo quy định mà chưa giải quyết phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn nhiều nơi không thực hiện theo đúng quy định này, thay vào đó trả lời bằng lời nói với nhiều lý do khác nhau như người ký đi công tác, lịch sử sử dụng thửa đất phức tạp,…thậm chí chỉ trả lời là “khó cấp” hay “chưa xong”.

3. Hỏi, kiến nghị về việc chậm cấp Sổ đỏ

Khi bị chậm cấp sổ thì người dân có nhiều cách xử lý khác nhau, có thể là khiếu nại, khởi kiện hoặc chỉ đơn giản là hỏi, kiến nghị về việc chậm cấp.

Để thực hiện đúng quy định của pháp luật khi hỏi, kiến nghị về việc chậm cấp cần yêu cầu cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trả lời rõ bằng văn bản thay vì chỉ trả lời bằng lời nói, vì lý do sau:

(1) Trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do là thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời vô hình chung tạo nên sự ràng buộc, trách nhiệm của cơ quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyền trong cơ quan đó.

(2) Văn bản trả lời là một trong những tài liệu, nguồn chứng cứ nếu muốn khiếu nại, khởi kiện.

Cũng cần lưu ý rằng nếu cơ quan có thẩm quyền hoặc cá nhân trong cơ quan đó không trả lời bằng văn bản thì hành vi “không thực hiện” đó cũng chính là một trong những đối tượng bị khiếu nại, khởi kiện hành chính.

4. Khiếu nại khi bị chậm cấp Sổ đỏ

Khiếu nại nói chung và khiếu nại khi bị chậm cấp Sổ đỏ nói riêng về bản chất là đề nghị cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan đó xem xét lại quyết định, hành vi chậm cấp sổ theo quy định.

Chính vì bản chất là “tự mình xem lại quyết định, hành vi của mình” nên trên thực tế nhiều khi ít người tự thừa nhận mình sai.

Mặc dù vậy người dân vẫn cần nắm rõ quy định về khiếu nại theo Luật Khiếu nại nếu có lựa chọn và thực hiện quyền khiếu nại.

4.1. Điều kiện thực hiện quyền khiếu nại

Bên cạnh việc có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi chậm giải quyết, không giải quyết hồ sơ đề nghị cấp Sổ đỏ, Sổ hồng trái pháp luật, xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình thì cần đáp ứng thêm một số điều kiện khác.

Xem chi tiết tại: Điều kiện khiếu nại khi bị chậm, từ chối cấp Sổ đỏ

4.2. Thẩm quyền giải quyết khiếu nại

Việc biết được thẩm quyền giải quyết khiếu nại rất quan trọng, vì khi đó người khiếu nại mới hoàn thiện được đơn, gửi đơn khiếu nại.

Căn cứ Điều 17, Điều 18 và Điều 19 Luật Khiếu nại 2011, thẩm quyền giải quyết khiếu nại quyết định, hành vi chậm cấp Sổ đỏ (nói cách khác là quyết định hành chính, hành vi hành chính) được quy định như sau:

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn), Trưởng phòng và tương đương thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương) có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người có trách nhiệm do mình quản lý trực tiếp.

- Thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện:

• Có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình.
• Có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Trưởng phòng và tương đương đã giải quyết lần đầu nhưng còn khiếu nại hoặc khiếu nại lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện đã giải quyết lần đầu nhưng còn khiếu nại hoặc khiếu nại lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết.

4.3. Hình thức khiếu nại

Theo Điều 8 Luật Khiếu nại 2011, khiếu nại việc chậm cấp Sổ đỏ được thực hiện bằng đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp.

4.4. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại

* Trình tự giải quyết khiếu nại lần đầu

Bước 1: Gửi đơn và tiếp nhận đơn khiếu nại

Người khiếu nại nộp trực tiếp cho người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại quy định tại mục 4.2.

Bước 2: Thụ lý đơn

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, người có thẩm quyền thụ lý giải quyết và thông báo về việc thụ lý giải quyết.

- Trường hợp không thụ lý để giải quyết thì nêu rõ lý do.

Bước 3: Xác minh nội dung khiếu nại

Bước 4: Tổ chức đối thoại

Bước 5: Ra quyết định giải quyết khiếu nại

- Người giải quyết khiếu nại lần đầu phải ra quyết định giải quyết khiếu nại.

- Gửi kết quả giải quyết khiếu nại:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định giải quyết khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho:

• Người khiếu nại;
• Thủ trưởng cấp trên trực tiếp hoặc người có thẩm quyền, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân đã chuyển khiếu nại đến;
• Cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp.

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu:

Điều 28 Luật Khiếu nại 2011 quy định thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu như sau:

- Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.

- Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.

* Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại lần 2

Xem chi tiết tại: Thẩm quyền, thủ tục khiếu nại khi bị chậm, từ chối cấp Sổ đỏ

5. Khởi kiện khi bị chậm cấp Sổ đỏ

Khởi kiện khi bị chậm, từ chối cấp Sổ đỏ là khởi kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính nên thực hiện theo trình tự, thủ tục khởi kiện vụ án hành chính.

5.1. Thời hiệu khởi kiện

Thời hiệu khởi kiện là thời hạn mà cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền khởi kiện để yêu cầu Tòa án giải quyết vụ án hành chính bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm; nếu thời hạn đó kết thúc thì mất quyền khởi kiện.

Theo điểm a khoản 2 Điều 116 Luật Tố tụng hành chính 2015, thời hiệu khởi kiện khi bị chậm, từ chối cấp Giấy chứng nhận là 01 năm kể từ ngày nhận được hoặc biết được hành vi, quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

5.2. Hồ sơ khởi kiện

Gồm:

(1) Đơn khởi kiện theo mẫu.

(2) Tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm.

(3) Giấy tờ tùy thân: Chứng minh thư nhân nhân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn.

5.3. Trình tự, thủ tục khởi kiện

Bước 1: Nộp đơn khởi kiện (hồ sơ khởi kiện)

Bước 2: Nhận và xem xét đơn khởi kiện

Bước 3: Thụ lý vụ án

Bước 4: Chuẩn bị xét xử

Khoản 1 Điều 130 Luật Tố tụng hành chính 2015 quy định thời hạn chuẩn bị xét xử là 04 tháng kể từ ngày thụ lý vụ án; đối với vụ án phức tạp hoặc có trở ngại khách quan thì Chánh án có thể quyết định gia hạn thời hạn chuẩn bị xét xử một lần, nhưng không quá 02 tháng.

Bước 5: Xét xử

6. Nên khiếu nại hay khởi kiện khi bị chậm cấp Sổ đỏ?

Bên cạnh những điểm chung giữa khiếu nại và khởi kiện trên thực tế như:

- Khó thu nhập chứng cứ, chứng minh cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước đó vi phạm.

- So với việc khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính trong lĩnh vực khác hoặc khởi kiện vụ án dân sự thì khả năng khiếu nại thành công, thắng kiện sẽ thấp hơn.

- Người dân thường sẽ chờ đợi và hỏi nguyên nhân (ít người yêu cầu trả lời bằng văn bản hoặc yêu cầu nhưng cơ quan, cá nhân có thẩm quyền không thực hiện trả lời bằng văn bản) thay vì khiếu nại, khởi kiện việc chậm cấp đó.

Để lựa chọn nên khiếu nại hay khởi kiện cần phải nắm rõ những ưu và nhược điểm của từng phương thức.

Xem chi tiết tại: Nên khiếu nại hay khởi kiện khi bị chậm cấp, từ chối cấp Sổ đỏ?

Trên đây là bài viết về việc Chậm cấp Sổ đỏ và 03 cách xử lý. Nếu có vướng mắc hãy gọi đến tổng đài 1900.6192 để được tư vấn và giải đáp.