Dự thảo Thông tư quy định về sử dụng biểu mẫu trong đăng ký cư trú

THÔNG TƯ

Quy định về biểu mẫu sử dụng trongđăng ký, quản lý cư trú

---------------

Căn cứ Luật Cư trú số 68/2020/QH14 ngày 13 tháng 11 năm 2020;

Căn cứ Nghị định số         /2021/NĐ-CP ngày   tháng   năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú;

Căn cứ Nghị định số 01/2018/NĐ-CP ngày 06 tháng 8 năm 2018 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công an;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội;

            Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Thông tư quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về biểu mẫu, quy cách, hướng dẫn sử dụng và quản lý biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với:

1. Cơ quan, người làm công tác đăng ký, quản lý cư trú.

2. Cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài trở về Việt Nam sinh sống trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Điều 3. Các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

Các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú (sau đây viết gọn là biểu mẫu) ký hiệu là CT, bao gồm:

1. Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Ký hiệu CT01) được sử dụng khi công dân thực hiện các thủ tục: đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú, đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú.

2. Phiếu xác minh thông tin về cư trú (ký hiệu là CT02) được sử dụng để xác minh thông tin của cá nhân, hộ gia đình trong quá trình thực hiện công tác đăng ký, quản lý cư trú.

3. Phiếu khai báo tạm vắng (ký hiệu là CT03) được sử dụng để người phải khai báo tạm vắng khai báo với cơ quan đăng ký cư trú.

4. Giấy xác nhận thông tin về cư trú (ký hiệu là CT04) được dùng để xác nhận thông tin về cư trú cho cá nhân, hộ gia đình khi có yêu cầu.

5. Quyết định hủy bỏ kết quả đăng ký cư trú (ký hiệu là CT05) dùng để hủy kết quả đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú không đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng, điều kiện và trường hợp sau khi đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú mà có Quyết định về xử lý vi phạm hành chính trong đăng ký, quản lý cư trú theo quy định của pháp luật.

6. Sổ theo dõi giải quyết cư trú (ký hiệu là CT06) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để theo dõi, ghi chép thông tin quá trình giải quyết đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú, đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú.

7. Sổ đăng ký th­ường trú (ký hiệu là CT07) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong cơ sở dữ liệu về cư trú. Mẫu CT07 được lập theo đường, phố, tổ dân phố, thôn, khối, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc. Khi có những thay đổi thông tin của từng cá nhân trong hộ gia đình, cơ quan Công an lập sổ phải tiến hành điều chỉnh kịp thời nội dung thay đổi.

Mẫu CT07 là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để giải quyết các công việc liên quan đến đăng ký, quản lý thường trú. Mẫu CT07 do cơ quan đăng ký cư trú và cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú lập, lưu trữ và khai thác lâu dài. Cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú có trách nhiệm cập nhật các thông tin vào sổ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú từ cơ quan đăng ký cư trú.

8. Sổ đăng ký tạm trú (ký hiệu là CT08) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi về tạm trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú; xoá đăng ký tạm trú; gia hạn tạm trú.

9. Sổ tiếp nhận lưu trú (ký hiệu là CT09) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận thông báo lưu trú theo quy định của Luật Cư trú.

10. Túi hồ sơ cư trú (ký hiệu là CT10) được sử dụng để lưu trữ hồ sơ cư trú. Mỗi hộ gia đình đã đăng ký thường trú, khai báo cư trú lập một túi hồ sơ cư trú riêng.

11. Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú (ký hiệu là CT11) được Công an các đơn vị, địa phương sử dụng để thống kê các thông tin liên quan đến công tác đăng ký, quản lý cư trú tại địa phương theo ngày, tuần, tháng, 06 tháng, hàng năm và báo cáo lên cơ quan Công an cấp trên.

12. Sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ cư trú (ký hiệu là CT12) do cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú lập để theo dõi việc giao, nhận hồ sơ cư trú.

13. Sổ theo dõi tra cứu, khai thác tàng thư hồ sơ cư trú (ký hiệu là CT13) do cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú lập để theo dõi việc tra cứu, khai thác thông tin tài liệu trong tàng thư hồ sơ cư trú.

14. Phiếu tiếp nhận hồ sơ (ký hiệu là CT14) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả giải quyết đăng ký cư trú.

15. Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú (ký hiệu CT15) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để trả lời công dân khi từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký cư trú của công dân.

16. Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ, thủ tục đăng ký cư trú (ký hiệu là CT16) được cơ quan đăng ký cư trú sử dụng để hướng dẫn công dân bổ sung hồ sơ, thủ tục còn thiếu khi nộp hồ sơ yêu cầu đăng ký cư trú.

17. Phiếu đề xuất giải quyết đăng ký cư trú (ký hiệu là CT17) được sử dụng để đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết các nội dung về đăng ký cư trú.

18. Thông báo về kết quả thực hiện các thủ tục về cư trú (ký hiệu là CT18) được sử dụng để thông báo cho công dân về kết quả giải quyết thủ tục đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo thông tin, điều chỉnh thông tin về cư trú, tách hộ.

Điều 4. Thẩm quyền in, phát hành các biểu mẫu

1. Bộ Công an thống nhất quản lý việc in và cấp phát Giấy xác nhận thông tin về cư trú, Sổ đăng ký th­ường trú, , Túi hồ sơ cư trú ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được in và sử dụng trực tiếp từ phần mềm quản lý cư trú, phần mềm quản lý tàng thư hồ sơ cư trú các biểu mẫu Tờ khai thông tin về cư trú, Phiếu xác minh thông tin về cư trú, Phiếu khai báo tạm vắng, Quyết định hủy bỏ kết quả đăng ký cư trú, Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú, Phiếu tiếp nhận hồ sơ, Phiếu đề xuất giải quyết đăng ký cư trú, Thông báo về kết quả thực hiện các thủ tục về đăng ký cư trú ban hành kèm theo Thông tư này. Khi in không được thay đổi nội dung, kích thước của biểu mẫu.

3. Mẫu Sổ theo dõi giải quyết cư trú, Sổ đăng ký tạm trú, Sổ tiếp nhận lưu trú được đăng tải trên cổng thông tin điện tử Bộ Công an (tại địa chỉ .....), Cơ quan đăng ký cư trú có thể truy cập tự in để sử dụng.

Trường hợp cơ quan đăng ký cư trú không thể tự in được, Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký cư trú trên địa bàn sử dụng.

4. Cơ quan đăng ký cư trú phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng biểu mẫu được in, phát hành không đúng quy định của Thông tư này.

5. Các mẫu CT01, CT02,  CT04, CT05, CT06, CT07, CT08, CT09, CT11, CT12, CT13, CT14, CT15, CT16, CT17, CT18 in trên khổ giấy 210 mm x 297 mm, in đen trắng. Mẫu CT03 in trên khổ giấy 205 mm x 145 mm, mẫu CT10 in trên khổ giấy 270 mm x 350 mm, in đen trắng. Các mẫu CT06, CT07, CT08, CT09, CT12, CT13 được đóng thành quyển.

Mẫu CT04 được in mẫu, có hoa văn, mật hiệu bảo vệ. Mẫu CT03 được đóng thành quyển, cấu tạo thành 02 liên có nội dung như nhau, một phần cấp cho người đến làm thủ tục khai báo tạm vắng (Thủ trưởng đơn vị cấp phiếu khai báo tạm vắng phải ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu), một phần lưu tại cơ quan đăng ký cư trú nơi cấp giấy (Thủ trưởng đơn vị cấp giấy chuyển chỉ cần ký, ghi rõ họ tên).

6. Biểu mẫu về đăng ký, quản lý cư trú được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Công an.

7. Kinh phí in biểu mẫu quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này do ngân sách nhà nước cấp, được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Bộ Công an. Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm lập dự toán, quyết toán kinh phí in biểu mẫu theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Chương II

CÁCH GHI BIỂU MẪU

Điều 5. Yêu cầu ghi biểu mẫu

1. Ghi chính xác, thống nhất những nội dung trong từng biểu mẫu, chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, viết cùng một loại mực, không viết tắt, không tẩy xóa.

2. Người đến làm thủ tục đăng ký cư trú không biết chữ hoặc không thể tự kê khai được thì nhờ người khác kê khai hộ theo lời khai của mình. Người kê khai hộ phải kê khai trung thực, ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc kê khai hộ đó.

3. Các sổ phải được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống; phải ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung ở bìa và các trang của sổ.

4. Các cột, mục trong biểu mẫu phải được ghi theo đúng chú thích hướng dẫn trong các biểu mẫu (nếu có) và quy định tại Thông tư này.

5. Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong biểu mẫu. Trường hợp cố ý khai sai lệch thông tin thì tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Thông tin chung trong biểu mẫu

1. Thông tin chung trong các loại biểu mẫu bao gồm: Thông tin về cá nhân, về địa chỉ cư trú và về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.

2. Đối với trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký cư trú cam đoan về nội dung một số thông tin trong các biểu mẫu thì người lập văn bản cam đoan phải chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.

3. Cách ghi thông tin về cá nhân

Khi ghi thông tin về cá nhân phải căn cứ vào thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; giấy khai sinh và các giấy tờ hộ tịch khác. Nếu không có các giấy tờ trên thì ghi theo Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh hành chính ghi theo các giấy tờ đã được cấp trước đây thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại đã được thay đổi theo quy định.

a) Mục “Họ và tên”: Ghi bằng chữ in hoa, đủ dấu;

b) Mục “Ngày, tháng, năm sinh”: Xác định theo ngày, tháng, năm dương lịch và được ghi đầy đủ 02 chữ số cho ngày sinh, 02 chữ số cho các tháng sinh (tháng 01 và tháng 02), 04 chữ số cho năm sinh;

c) Mục “Số định danh cá nhân” và mục “Hộ chiếu số”: Ghi đầy đủ số định danh cá nhân và số hộ chiếu (nếu có cả hai giấy tờ này);

d) Mục “Giới tính”: Nếu giới tính nam thì ghi là Nam, nếu giới tính nữ thì ghi là Nữ;

đ) Mục “Nơi đăng ký khai sinh”: Ghi địa danh hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh theo giấy khai sinh của công dân. Trường hợp giấy khai sinh không ghi đầy đủ địa danh hành chính theo cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh thì ghi địa danh hành chính theo giấy khai sinh đó;

e) Mục “Quê quán”: Ghi địa danh hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh theo giấy khai sinh. Trường hợp giấy khai sinh không ghi đầy đủ địa danh hành chính theo cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh thì ghi địa danh hành chính theo giấy tờ đó. Trường hợp không có giấy khai sinh hoặc giấy khai sinh không có mục này thì ghi theo quê quán của cha, mẹ theo thỏa thuận của cha, mẹ hoặc theo tập quán;

g) Mục “Quốc tịch”: Ghi quốc tịch Việt Nam;

h) Mục “Dân tộc” và “Tôn giáo”: Ghi dân tộc, tôn giáo theo giấy khai sinh. Trường hợp không có giấy khai sinh thì ghi theo giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp và phải ghi theo đúng quy định của pháp luật về dân tộc, tôn giáo.

i) Mục “Tôn giáo”: Ghi tôn giáo theo giấy khai sinh hoặc theo khai báo của công dân.

k) Mục “Nghề nghiệp, nơi làm việc”: Ghi rõ hiện nay làm nghề gì và tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, địa chỉ nơi làm việc.

3. Cách ghi thông tin về địa chỉ cư trú

Ghi cụ thể, đầy đủ số nhà, phố, đường phố; tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc; xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Trường hợp ở nước ngoài về đăng ký cư trú thì ghi rõ địa chỉ cư trú ở nước ngoài (ghi rõ phiên âm bằng tiếng Việt).

4. Ghi thông tin về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú

Dòng trên ghi cơ quan Công an cấp trên trực tiếp, dòng dưới ghi tên cơ quan Công an có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.

Điều 7. Cách ghi Tờ khai thay đổi thông tin về cư trú

1. Mục “Trình độ học vấn”: Ghi rõ trình độ học vấn cao nhất (Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, tốt nghiệp phổ thông trung học, tốt nghiệp phổ thông cơ sở …; nếu không biết chữ thì ghi rõ “không biết chữ”).

2. Mục “Họ và tên chủ hộ” và “Quan hệ với chủ hộ” ghi như sau:

a) Trường hợp đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú được lập hộ gia đình mới thì mục họ và tên chủ hộ ghi họ, tên người đến đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú, mục quan hệ với chủ hộ ghi là chủ hộ;

b) Trường hợp được chủ hộ đồng ý cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú thì họ và tên chủ hộ ghi họ, tên chủ hộ đồng ý cho đăng ký thường trú, mục quan hệ với chủ hộ ghi mối quan hệ thực tế với chủ hộ theo các mối quan hệ được gồm: Cụ nội, cụ ngoại, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh ruột, chị ruột, em ruột, bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột, cháu ruột, người giám hộ, người được giám hộ, người được chăm sóc, người được nuôi dưỡng, người được trợ giúp, người thuê nhà, người mượn nhà, người ở nhờ.

c) Trường hợp điều chỉnh những thay đổi trong Cơ sở dữ liệu cư trú; xóa đăng ký thường trú, xoá đăng ký tạm trú; tách hộ; xác nhận tình trạng cư trú thì ghi họ và tên chủ hộ, quan hệ với chủ hộ theo thông tin trong Cơ sở dữ liệu cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Mục “Nội dung thay đổi thông tin cư trú”: Ghi tóm tắt nội dung thay đổi các thông tin về cư trú.

Ví dụ: Đề nghị đăng ký thường trú tại địa chỉ...; hoặc Đề nghị đăng ký tạm trú tại địa chỉ....; hoặc Đề nghị tách hộ tại địa chỉ....; hoặc Đề nghị thay đổi chủ hộ từ Nguyễn Văn A sang Nguyễn Văn B.....

3. Mục “Ý kiến của chủ hộ”: Ghi rõ ý kiến của chủ hộ là đồng ý cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc đồng ý cho tách hộ, thay đổi chủ hộ; chủ hộ ký và ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm.

4. Mục “Ý kiến của chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp/người đứng đầu/người đại diện”: Ghi rõ ý kiến của chủ hộ sở hữu chỗ ở hợp pháp; người đại diện cơ sở tín ngưỡng; hoặc ban quản lý cơ sở tín ngưỡng người đứng đầu hoặc người đại diện cơ sở tôn giáo; người đứng đầu cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng, trợ giúp là đồng ý cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc đồng ý cho tách hộ tại chỗ ở hợp pháp của mình và phải ký và ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm.

5. Mục “Ý kiến của người có liên quan”: Ghi rõ ý kiến của cha, mẹ hoặc người giám hộ là đồng ý cho người chưa thành niên đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú; ý kiến của các thành viên trong gia đình trong khi có sự thay đổi chủ hộ và ký và ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm.

Điều 8. Cách ghi phiếu xác minh thông tin về cư trú

1. Mục “Kính gửi”: Ghi tên cơ quan nhận phiếu xác minh thông tin và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp gửi phiếu xác minh cho cơ quan Công an xã, phường, thị trấn ngoài phạm vi địa giới hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã, phường, thị trấn đó (xã, huyện, tỉnh).

2. Phần yêu cầu xác minh (mặt trước):

a) Mục “Nội dung xác minh”: Ghi tóm tắt, rõ nội dung cần xác minh và thông tin về các nhân khẩu kèm theo (nếu có);

b) Mục “Kết quả xác minh gửi về:”: Ghi tên cơ quan nơi lập phiếu xác minh và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp cơ quan Công an xã, phường, thị trấn lập phiếu xác minh gửi đi ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã, phường, thị trấn đó (xã, huyện, tỉnh);

c) Mục “Trưởng Công an”: Trưởng Công an nơi gửi phiếu xác minh phải ký, ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu.

3. Phần trả lời xác minh (mặt sau):

a) Mục “Kết quả xác minh”: Trả lời đầy đủ kết quả xác minh theo các nội dung yêu cầu xác minh. Trường hợp không có đối tượng xác minh hoặc thông tin về đối tượng không chính xác cũng phải trả lời;

b) Mục “Trưởng Công an”: Trưởng Công an nơi gửi trả lời xác minh phải ký, ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu.

Điều 9. hiếu khai báo tạm vắng

1. Mục “Nơi thường trú/nơi tạm trú”: Nếu ghi nơi thường trú thì gạch nơi tạm trú và ngược lại.

2. Mục “Lý do tạm vắng”: Ghi rõ lý do đi khỏi nơi cư trú.

Điều 10.Cách ghi sổ theo dõi giải quyết cư trú

1. Mục “Nội dung yêu cầu giải quyết”: Ghi tóm tắt, đầy đủ nội dung yêu cầu giải quyết.

2. Mục “Hồ sơ kèm theo”: Ghi đầy đủ, chính xác các loại giấy tờ có trong hồ sơ đã tiếp nhận.

3. Mục “Nhận hồ sơ”: Phải ghi đầy đủ họ và tên người nhận, ngày, tháng, năm nhận hồ sơ, ngày, tháng, năm hẹn trả hồ sơ. Nếu một ngày một người tiếp nhận nhiều hồ sơ thì tại cột 6, cột 7 chỉ cần ghi họ và tên người nhận, ngày, tháng, năm nhận hồ sơ ở dòng đầu tiên. Nếu một ngày có nhiều người tiếp nhận hồ sơ thì tại cột 7 chỉ cần ghi ngày, tháng, năm nhận hồ sơ ở dòng đầu tiên.

4. Mục “Trả kết quả”: Ghi ngày, tháng, năm và kết quả giải quyết (đăng ký thường trú; điều chỉnh thông tinvề cư trú trong cơ sở dữ liệu cư trú; bổ sung thủ tục, kê khai lại hồ sơ, giấy tờ; không giải quyết đăng ký thường trú …).

Điều 11. Cách ghi sổ đăng ký thường trú

1. Phần “Mục lục”: Ghi đầy đủ các thông tin theo mẫu.

2. Phần nội dung: Mỗi trang của sổ dùng để ghi thông tin về một hộ đã đăng ký thường trú. Dòng đầu tiên ghi chủ hộ, các dòng tiếp theo ghi lần lượt các nhân khẩu có trong hộ.

a) Mục “Số hồ sơ cư trú”: Ghi theo số hồ sơ cư trú lưu tại tàng thư hồ sơ cư trú;

b) Mục “Người có thẩm quyền đăng ký”: Trưởng Công an cấp có thẩm quyền đăng ký cư trú ký, ghi rõ họ, tên. Trường hợp đăng ký một lần cho nhiều người thì người có thẩm quyền chỉ cần ký, ghi rõ họ, tên ở hàng ghi nhân khẩu cuối cùng;

c) Mục “Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi rõ nội dung như: thay đổi chủ hộ, thay đổi họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; thay đổi địa giới hành chính; xoá đăng ký thường trú (ngày, tháng, năm xoá đăng ký thường trú);

d) Mục “Tờ số”: Ghi theo số thứ tự tại mục lục.

Điều 12. Cách ghi sổ đăng ký tạm trú

1. Mục “Nơi tạm trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc.

2. Mục “Người có thẩm quyền đăng ký”: Nếu đăng ký cho nhiều người một lần thì chỉ cần ghi rõ họ, tên cán bộ đăng ký ở hàng ghi nhân khẩu cuối cùng.

3. Mục “Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi nội dung điều chỉnh, thay đổi và ngày, tháng, năm điều chỉnh, thay đổi nội dung đó. Trường hợp gia hạn tạm trú thì ghi cụ thể thời gian gia hạn tạm trú.

Điều 13. Cách ghi sổ tiếp nhận lưu trú

1. Mục “Lý do lưu trú”: Ghi rõ lý do như chữa bệnh, thăm thân, du lịch...

2. Mục “Địa chỉ lưu trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc.

3. Mục “Hình thức, thời gian thông báo”: Ghi rõ hình thức trực tiếp hoặc bằng điện thoại hoặc qua mạng Internet, mạng máy tính, thời gian, họ, tên người thông báo lưu trú, số điện thoại (nếu có).

4. Mục “Ghi chú”: Cán bộ tiếp nhận lưu trú ghi các trường hợp có nghi vấn, trường hợp cần thiết do yêu cầu bảo đảm an ninh, trật tự thì phải báo cáo ngay về Công an xã, phường, thị trấn hoặc Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi không có đơn vị hành chính cấp xã.

Điều 14. Cách ghi túi hồ sơ cư trú

Mục “Nộp lưu ngày”: Ghi theo ngày, tháng, năm đưa hồ sơ cư trú vào lưu tại tàng thư hồ sơ cư trú.

Điều 15. Cách ghi thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú

1. Phần hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú (phần I)

Mục “Nhân khẩu thành thị”: Thống kê số nhân khẩu hiện đang cư trú tại các quận, phường và thị trấn.

2. Phần các loại hộ, nhân khẩu (phần II)

a) Mục “Đi ngoài tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc đi nước ngoài;

b) Mục “Đi ngoài huyện trong tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

c) Mục “Đi ngoài xã trong huyện”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi phường, xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

d) Mục “Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc từ nước ngoài về đăng ký tạm trú;

đ) Mục “Ngoài huyện trong tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đến đăng ký tạm trú;

e) Mục “Ngoài xã trong huyện đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ phường, xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đến đăng ký tạm trú.

3. Phần kết quả đăng ký, quản lý cư trú (phần III)

Mục “Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc từ nước ngoài chuyển đến đăng ký thường trú.

4. Phần công tác tàng thư hồ sơ cư trú (Phần V)

a) Mục “Nhận hồ sơ cư trú đến”: Thống kê tổng số hồ sơ cư trú do Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh khác chuyển đến;

b) Mục “Chuyển hồ sơ cư trú đi”: Thống kê tổng số hồ sơ cư trú chuyển đi Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh khác.

5. Cách tính tổng số hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú được thực hiện như sau:

- Tổng số hộ hiện đang cư trú gọi là X; tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú gọi là Y. Cách tính tổng số nhân khẩu nữ; nhân khẩu từ 14 tuổi trở lên hiện đang cư trú thực hiện như cách tính tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú (Y) dưới đây.

a) Đối với cơ quan Công an cấp tỉnh

- X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Số hộ khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú).

- Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Số nhân khẩu khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú)

b) Đối với cơ quan Công an cấp huyện

- X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến) + Số hộ khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú).

- Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến) + Số nhân khẩu khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú).

c) Đối với Công an cấp xã

- X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện) + (Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài xã trong huyện đến) + Số hộ khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú).

- Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện) + (Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài xã trong huyện đến) + Số nhân khẩu khai báo thông tin về cư trú (trường hợp không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú).

4. Khi thống kê phải ghi chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu thông tin, thời điểm báo cáo, cán bộ thống kê ký, ghi rõ họ, tên; thủ trưởng đơn vị thống kê ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu.

Điều 16. Cách ghi sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ cư trú

1. Mục “Nội dung bàn giao”: đánh dấu “X” vào nội dung chuyển đến hoặc chuyển đi.

2. Mục “Hình thức bàn giao”: Ghi hình thức ban giao trực tiếp hoặc qua đường công văn.

3. Mục “Số hồ sơ cư trú”: Ghi theo số hồ sơ cư trú lưu tại tàng hồ sơ cư trú.

4. Mục “Sổ đăng ký thường trú số/Tờ số:”: Ghi cụ thể số Sổ đăng ký thường trú và số tờ của hộ, nhân khẩu chuyển đến (hoặc chuyển đi)

5. Mục “Bảng thống kê tài liệu có trong hồ sơ”: Ghi theo ký hiệu các tài liệu có trong hồ sơ cư trú (nếu có) hoặc ghi rõ khi giao, hoặc nhận.

Điều 17. Cách ghi Sổ theo dõi tra cứu, khai thác tàng thư hồ sơ cư trú

1. Mục “Cá nhân, đơn vị tra cứu, khai thác”: Ghi cụ thể, đầy đủ các thông tin về tên, chức vụ và đơn vị công tác của cá nhân (hoặc tên, địa chỉ của đơn vị) tra cứu, khai thác tàng thư Hồ sơ cư trú.

2. Mục “Thông tin đề nghị tra cứu, khai thác”: Ghi đầy đủ, cụ thể, chính xác các nội dung đề nghị tra cứu, khai thác tại đơn đề nghị tra cứu khai thác (đối với cá nhân) hoặc văn bản vị đề nghị tra cứu, khai thác (đối với đơn vị).

3. Mục “Nội dung được tra cứu, khai thác”: Ghi rõ những nội dung Lãnh đạo đã duyệt cho tra cứu khai thác tại đơn đề nghị tra cứu khai thác (đối với cá nhân) hoặc văn bản vị đề nghị tra cứu, khai thác (đối với đơn vị).

Điều 18. Cách ghi Phiếu tiếp nhận hồ sơ

1. Mục “Nội dung đề nghị giải quyết”: Ghi đầy đủ, cụ thể các nội dung đề nghị giải quyết đăng ký cư trú (đăng ký thường trú, tách hộ, đăng ký tạm trú...)

2. Mục “Nhận kết quả tại”: đánh dấu X vào ô hình thức nhận kết quả theo yêu cầu của công dân

Điều 19. Cách ghi Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú

1. Mục “Nội dung đề nghị của công dân”: Ghi đầy đủ, cụ thể, chính xác nội dung đề nghị của công dân.

2. “Về nội dung thông báo không tiếp nhận, giải quyết hồ sơ...”: Ghi cụ thể lý do không tiếp nhận, giải quyết.

Điều 20. Cách ghi Phiếu đề xuất giải quyết đăng ký cư trú

1. Mục “Quan hệ với người có thay đổi”: Ghi cụ thể, chính xác quan hệ với người có thay đổi thông tin cư trú (bố, mẹ, vợ, chồng, con...)

2. Mục “Ý kiến đề xuất”: Ghi đầy đủ, cụ thể, chính xác ngày, tháng, năm nhận hồ sơ; các tài liệu có trong hồ sơ; căn cứ, nội dung đề xuất.

Điều 21. Cách ghi Thông báo về kết quả thực hiện các thủ tục về cư trú

1. Mục “Nội dung đề nghị”: Ghi đầy đủ, cụ thể, chính xác nội dung đề nghị của công dân.

2. Mục “Kết quả giải quyết”: Ghi cụ thể, chính xác kết quả giải quyết cho công dân.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 22. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2021 và thay thế Thông tư số 36/2014/TT-BCA ngày 09 tháng 09 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.

2. Các biểu mẫu HK03, HK05, HK06, HK10, HK11, HK12, HK13, HK14 ban hành kèm theo Thông tư số 36/2014/TT-BCA ngày 09 tháng 9 năm 2014 của Bộ Công an quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú đã được cấp có thẩm quyền in, cấp phát thì tiếp tục được sử dụng cho đến hết, khi sử dụng hết phải thống nhất sử dụng đúng các biểu mẫu theo Thông tư này.

Điều 23. Trách nhiệm thi hành

1. Cục trưởng Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Thông tư này.

2. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ Công an, Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có vướng mắc nảy sinh, Công an các đơn vị, địa phương báo cáo về Bộ Công an (qua Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội) để có hướng dẫn kịp thời./.