Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 3822:1983 Tài liệu thiết kế-Yêu cầu chung đối với tài liệu bằng chữ

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 3822 : 1983

TÀI LIỆU THIẾT KẾ - YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI TÀI LIỆU BẰNG CHỮ

System for design documentation – General requirements for textual documents

Lời nói đầu

Tiêu chuẩn này được chuyển đổi năm 2008 từ Tiêu chuẩn Việt Nam cùng số hiệu thành Tiêu chuẩn Quốc gia theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

 

TÀI LIỆU THIẾT KẾ - YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI TÀI LIỆU BẰNG CHỮ

System for design documentation – General requirements for textual documents

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu chung đối với việc lập các tài liệu thiết kế bằng chữ cho sản phẩm của tất cả các ngành công nghiệp.

CHÚ THÍCH: Tài liệu bằng chữ có nghĩa là nội dung chính của tài liệu diễn đạt bằng chữ (văn bản).

1. Yêu cầu chung

1.1 Tài liệu bằng chữ được chia ra:

Tài liệu bao gồm các bài viết liên tục, ví dụ: thuyết minh kỹ thuật, lý lịch máy, …

Tài liệu bao gồm các bài viết được chia thành các ô cột, ví dụ: các loại bản kê, các Bảng…

1.2. Tài liệu bằng chữ lập theo các mấu đã được quy định ở các tiêu chuẩn tương ứng của hệ thống tài liệu thiết kế.

1.3. Tài liệu bằng chữ được trình bày bằng một trong ba phương pháp sau:

Đánh máy – trên một mặt của tờ giấy. Bộ chữ và số cđa máy phải rõ ràng bằng màu đen hoặc giấy than đen.

Viết tay - viết bằng kiểu chữ và số theo TCVN 6 : 1974, với khổ chữ và số không nhỏ hơn 2,5cm. Chữ và số phải viết rõ ràng bằng mực đen.

In tipô - chỉ sử dụng khi có yêu cầu phải xuất bản.

1.4. Trong tài liệu đánh máy một số từ, công thức, ký hiệu tượng trưng được viết bằng tay, các sơ đồ, hình phải vẽ bằng mực đen.

1.5. Khoảng cách giữa đường khung và ranh giới phải bảo đảm. Cách đường dọc bên trái của khung không nhỏ hơn 9mm.

Cách đường dọc bên phải của khung không nhỏ hơn 3mm.

Khoảng cách của dòng trên cùng hoặc dòng dưới cùng của một trang đến đường ngang trên hoặc dưới của khung không nhỏ hơn 10mm.

Ví dụ về trình bày tài liệu bằng chữ cho trong phụ lục 1

1.6 Mỗi phần của tài liệu bằng chữ nên bắt đầu bằng một tờ mới (trang mới). Mỗi mục của bài viết ghi lùi vào để chừa một khoảng trống ở đầu dòng.

Các ô chỉ thứ tự các mục không được nhô ra khoảng trống trên.

1.7 Những lỗi do đánh máy, viết, và in gây ra, nếu được phát hiện trong quá trình lập tài liệu thì cho phép sửa chữa bằng tẩy sạch lỗi và điền vào đó phần viết đúng bằng đánh máy hoặc viết bằng mực đen, tuỳ theo cách trình bày tài liệu.

Trong tài liệu bằng chữ không cho phép có những tờ bị hỏng, gạch xoá, và dấu vết chưa tẩy sạch của các lỗi bài viết, hình vẽ.

1.8 Để có chỗ ký duyệt thông qua tài liệu bằng chữ, nên lập tờ mặt. Quy tắc lập và trình bày tờ mặt được nêu ra trong phần 4 của tài liệu này.

1.9 Tài liệu bằng chữ nếu không được xuất bản bằng phương pháp in tipô, khi muốn có nhiều bản nên dùng phương pháp in ánh sáng cả hai mặt.

2 Các yêu cầu đối với tài liệu viết tay liên tục

2.1 Cách xây dựng tài liệu.

2.1.1 Trong trường hợp cần thiết nên chia tài liệu thành từng phần và phân nhỏ. Nếu tài liệu có nội dung lớn thì chia thành các phần lớn. Mỗi phần lớn làm thành tập riêng. Đặt ký hiệu của tài liệu cho mỗi phần lớn bằng cách bắt đầu tập thứ 2 trở đi, cho thêm số thứ tự vào ký hiệu tài liệu bằng số ả rập.

Ví dụ: bản điều kiện kỹ thuật của sản phẩm ABI.536.356 là ABI.536.356 ĐKT; từ tập thứ 2 trở đi ABI.536.356 ĐKT2, ABI.536.356 ĐKT3,…

Đánh số thứ tự của các tờ trong giới hạn mỗi phần lớn .

Mỗi phần lớn bắt đầu từ tờ có khung tên theo mẫu 2 TCVN 3821 : 1983.

2.1.2 Các phần phải có số thứ tự bằng số Ả rập có dấu chấm (.) bên cạnh. Số thứ tự cho trong giới hạn của toàn bộ tài liệu (hoặc của phần lớn).

Các phần nhỏ phải có số thứ tự trong giới hạn của từng phần.

Số thứ tự của từng phần nhỏ bao gồm số thứ tự của phần và phần nhỏ, ghi cách nhau bằng dấu chấm

(.) Sau số thứ tự của phần nhỏ cũng phải có dấu chấm.

2.1.3 Tuỳ nội dung từng tài liệu trong trường hợp cần thiết được chia thành các điều, còn các điều được chia thành các điều nhỏ, không phụ thuộc vào tài liệu đó có chia thành phần lớn, phần và phần nhỏ hay không.

2.1.4 Nếu tài liệu không có các phần nhỏ thì số thứ tự của các điều trong tài liệu phải nằm trong phạm vi từng phần và số thứ tự của điều bao gồm số thứ tự của phần và điều ghi cách nhau bằng dấu chấm (.) sau các con số thứ tự của điều cũng phải có dấu chấm (.),

VÍ DỤ:

1 Hình dạng và kiến thức cơ bản.

Số thứ tự các điều ở phần thứ nhất của tài liệu

2 Yêu cầu kỹ thuật.

Số thứ tự các điều ở phần thứ 2 của tài liệu.

Nếu tai liệu có các phần nhỏ thì số thứ tự của các điều phải nằm trong giới hạn của các phần nhỏ và số thứ tự của điều gồm số thứ tự của phần, phần nhỏ và điều, ghi cách nhau bằng dấu chấm (.), Ví dụ:

3 Phương pháp thử.

3.1 Máy, vật liệu và thiết bị.

Số thứ tự ở các điều ở phần nhỏ 1 của phần thứ 3.

3.2 Chuẩn bị thử nghiệm.

Số thứ tự của các điều ở phần nhỏ 2 của phần thứ 3.

2.1.5 Mỗi điều nhỏ trong giới hạn của một điều phải ghi bắt đầu từ một dòng mới và không viết chữ hoa đầu dòng. Điều nhỏ được ký hiệu bằng chữ cái thường (không viết hoa) và dấu ngoặc. Ở cuối điều nhỏ đánh dấu chấm phẩy (;) nếu như sau đó còn có điều nhỏ khác.

Nếu trong các điều hoặc điều nhỏ của tài liệu có chứa các yêu cầu riêng, chỉ dẫn, hoặc quy tắc được diễn tả ở dạng kết luận thì được ghi ở dòng mới và lùi vào.

2.1.6 Tên gọi các phần lớn và các phần phải ngắn gọn, đặc trưng cho nội dung và ghi ở dạng tiêu đề bằng các chữ số in hoa.

Tên gọi các phần nhỏ ghi ở dạng tiêu đề bằng chữ thường trừ chữ đầu tiên phải viết hoa.

Ở cuối tiêu đề không dùng dấu chấm (.). Nếu tiêu đề gồm hai câu trở lên thì chúng được ngăn cách bằng các dấu chấm (.).

Khoảng cách giữa tiêu đề và dòng đầu tiên của bài lấy bằng 15mm (nếu tài liệu trình bày bằng đánh máy ) và 10mm (nếu tài liệu trình bày bằng viết tay).Khoảng cách giữa các dòng của tiêu đề bằng khoảng cách giữa các dòng trong tài liệu.

Nếu tài liệu mà các phần lớn phần nhỏ nối tiếp với nhau trên cùng một tờ của phần trước nó thì khoảng cách giữa dòng cuối cùng của phần trên đến tiêu đề phần tiếp theo bằng:

20mm - đối với tài liệu trình bày bằng đánh máy.

15mm - đối với tài liệu trình bày bằng viết tay.

Theo quy định của nhà xuất bản đối với tài liệu trình bày bằng in tipô.

2.1.7 Nếu tài liệu (hoặc các phần lớn của tài liệu đóng thành tập riêng) có khối lượng nội dung lớn thì nên có mục lục. Tờ mục lục phải tính cả vào tổng số tờ của tài liệu.

Nếu tài liệu chia ra các phần lớn có mục lục, thì ở cuối mục lục đầu tiên phải kể ra kí hiệu các phần lớn còn lại.

Mục lục đặt ở tờ đầu tiên của tài liệu.

2.1.8 Trong phần cuối tài liệu bằng chữ, cho phép kể ra danh mục các tài liệu, tiêu chuẩn, sách tham khảo và các tài liệu khác dùng để lập nó.

2.2 Cách trình bày bài viết của tài liệu thiết kế.

2.2.1 Trong khung tên và trong lần nhắc lại đầu tiên của bài viết phải ghi tên gọi đầy đủ của sản phẩm giống như tên gọi của nó trong tài liệu thiết kế chính

Trong các phần viết tiếp theo, cho phép viết tên gọi ngắn gọn của sản phẩm. Tên gọi trong bài viết và trong các hình minh hoạ phải như nhau.

2.2.2 Trình bày nội dung tài liệu phải ngắn gọn, rõ ràng loại trừ những giải thích chủ quan dài dòng.

Các thuật ngữ và định nghĩa, cần thống nhất và phù hợp với quy định của các tiêu chuẩn, nếu chưa có tiêu chuẩn quy định thì sử dụng những thuật ngữ, định nghĩa đã quen dùng trong các từ điển và các tài liệu khoa học kỹ thuật.

Nếu trong tài liệu dùng bảng kê thuật ngữ thì phải kê ra những thuật ngữ đang dùng với giải thích tương ứng.

2.2.3 Không được phép viết tắt trong bài viết và chú thích ở dưới các hình vẽ, trừ những chữ đã quen dùng và được tiêu chuẩn nhà nước quy định.

Không được dùng các ký hiệu: >; <; ≥ ; ≤ ; ≈ , =; trong câu văn (trừ công thức) và các Bảng ví dụ:

không cho phép “chiều cao lớp sơn ≥ 0,1mm” mà phải viết “ Chiều cao lớp sơn lớn hơn hoặc bằng 0,1mm”

2.2.4 Các ký hiệu bằng chữ tượng trưng cho các ký hiệu cơ học, hoá học, toán học, vật lý… và ký hiệu đồ thị tượng trưng cho đều phải phù hợp với quy định của các tiêu chuẩn nhà nước tương ứng.

Trong bài viết của tài liệu, phía trước ký hiệu của thông số phải có tên gọi của nó, ví dụ: “Độ bền đứt tức thời d_b…”

2.2.5 Nhứng ký hiệu đặc trưng cho các đại lượng trong các công thức phải tương ứng với quy định của tiêu chuẩn.

2.2.6 Ý nghĩa của ký hiệu và trị số của các hệ số có ở trong công thức phải viết ngay dưới công thức đó. Ý nghĩa của mỗi ký hiệu ghi ở một dòng theo thứ tự như thứ tự của các ký hiệu trong công thức. Ngay ở dòng đầu tiên, dưới công thức phải ghi “ở đây” hoặc “trong đó ” không đặt dấu hai chấm (:) sau các từ đó.

2.2.7 Đơn vị của một đại lượng trong giới hạn một tài liệu phải giống nhau (sử dụng một trong các đơn vị đo lường hợp pháp của nhà nước quy định)

Nếu trong bài viết của tài liệu ghi một loạt trị số có cùng một đơn vị thì ký hiệu của đơn vị được ghi ở sau trị số cuối cùng, ví dụ: … 1,75; 2,60; 2,25 cm.

2.2.8 Nếu trong tài liệu có từ hai công thức trở lên thì chúng được đánh số bằng các số Ả rập. Số thứ tự viết ở bên phải tờ giấy, cùng dòng với công thức và để trong ngoặc.

Ví dụ: =   (3)

 Chỉ dẫn trong bài viết về số thứ tự của công thức cũng trong ngoặc. Ví dụ: (… trong công thức (3)…)

2.2.9 Trong các chú thích đối với bài viết và bảng chỉ dẫn ghi những vấn đề dùng để tra cứu và giải thích.

Nếu chỉ có một điều chú thích, thì sau từ “chú thích” đặt dấu chấm (.)

Nếu có từ hai điều chú thích, trở lên thì sau từ “chú thích” đặt dấu hai chấm (:). Các điều chú thích được đánh số bằng các số Ả rập với dấu (.)đằng sau. Ví dụ:

CHÚ THÍCH:

1. …

2. …

2.2.10 Trong tài liệu bằng chữ cho phép ghi các chỉ dẫn tham khảo tiêu chuẩn, điều kiện kỹ thuật, bản hướng dẫn và tài liệu khác, với điều kiện sau:

Những tài liệu đó xác định sản phẩm một cách hoàn toàn và thống nhất hoặc những yêu cầu tương ứng với những điều kiện cần thiết khác đối với sản phẩm;

Sử dụng các chỉ dẫn tham khảo đó không có gì khó khăn.

Chỉ dẫn tham khảo có thể đối với toàn bộ tài liệu hoặc một số phải của nó (với chỉ dẫn ký hiệu và tên gọi của phần). Không được chỉ dẫn tham khảo phần nhỏ, điều và các dẫn chứng riêng biệt.

Với mục đích ghi ngắn gọn trong tài liệu bằng chữ, khi các chỉ dẫn tham khảo đối với tiêu chuẩn và điều kiện kỹ thuật cho phép chỉ ghi ký hiệu tài liệu, không cần ghi tên gọi.

Nếu trong các tài liệu bằng chữ có chỉ dẫn tham khảo đối với tiêu chuẩn xí nghiệp, thử khi chuyển giao tài cho xí nghiệp khác, phải ghi nội dung tiêu chuẩn đó vào tài liệu.

2.3 Cách trình bày các hình minh hoạ và phụ lục.

2.3.1 Số lượng các hình minh hoạ phải vừa đủ để giải thích, minh hoạ cho hình dạng bên ngoài của sản phẩm, phương pháp lắp đặt và tháo dỡ, phương pháp bốc xếp và vận chuyển… Nên dùng ảnh chụp sản phẩm thật để làm hình minh hoạ.

Hình minh hoạ có thể bố trí theo bài viết của tài liệu (cố gắng để gần phần tương ứng của bài viết) hoặc có thể ở cuối hoặc ở trong phụ lục.

Nếu số lượng hình minh hoạ trong tài liệu lớn hơn một thì đánh số thứ tự hình minh hoạ bằng số ả rập trong giới hạn toàn bộ tài liệu, ví dụ: Hình1, Hình 2, … chỉ dẫn hình minh hoạ theo cách … (Hình 2) hoặc “… (Hình 3)”.

Chỉ dẫn tham khảo đối với hình minh hoạ thuộc về phần trước hoặc phần sau của phần đang trình bày ghi thêm từ “xem”, ví dụ: “xem Hình 12, phần 2 – yêu cầu kỹ thuật”. Hình minh hoạ cho thêm phần giải thích (viết dưới hình vẽ) phù hợp với nội dung hình vẽ.

2.3.2 Nếu trong bài viết của tài liệu có chỉ dẫn tham khảo các phần cấu thành của sản phẩm, thì trên hình minh hoạ các sản phẩm thành tương ứng của sản phẩm phải có:

a) Đối với các phần cấu thành của sản phẩm – số thứ tự vị trí ở trong hình minh hoạ này được xắp đặt theo thứ tự tăng dần (trừ các vị trí lặp lại). Số thứ tự ấy được giữ nguyên trong toàn bộ tài liệu.

b) Đối với các phần tử điện và vô tuyến điện – ký hiệu vị trí lấy ký hiệu vị trí trên bản vé sơ đồ của sản phẩm.

Ngoài ra nếu các phần tử điện và vô tuyến điện là những cụm điều chỉnh hoặc hiệu chỉnh thì chúng được ký hiệu như điều (a) của điều này với chỉ dẫn phụ (ghi dưới hình vẽ) về tác dụng của từng cụm điều chỉnh và hiệu chỉnh, tương ứng với ký hiệu vị trí và tiêu đề trên bảng hoặc panen.

c) Đối với các phần tử của chi tiết (lỗ, rãnh, vai trục, …) ký hiệu bằng chữ thường, ví dụ: a, b, c, … Những điều chỉ dẫn giải thích được ghi trên giá ngang của đường gióng ra theo TCVN 3826 : 1983.

2.3.3 Trên các sơ đồ điện, cạnh mỗi phần tử phải có ký hiệu vị trí của nó và giá trị định mức (giá trị danh nghĩa) của phần tử.

2.3.4 Các tư liệu, bảng hoặc phần viết dùng để minh hoạ chỉ có tính chất phụ trợ thì cho phép đưa vào phụ lục.

Phụ lục được trình bày như phần tiếp theo của tài liệu và đặt ở các tờ cuối của tài liệu hoặc trình bày thành tài liệu riêng biệt.

Mỗi phụ lục phải bắt đầu từ trang (tờ) mới, với chỉ dẫn ghi ở góc phía trên bên phải là “Phụ lục …“ và phải có tiêu đề của phụ lục.

Nếu trong tài liệu có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục được đánh số thứ tự bằng số ả rập, ví dụ: “Phụ lục 1 ” “Phụ lục 2”…

Nếu phụ lục đánh thành tập riêng thì trên tờ đầu tiên trong khung tên, ô “ ký hiệu “, dưới dòng ghi ký hiệu tài liệu, viết từ “phụ lục ”. Nếu có nhiều phụ lục, phải ghi các số thứ tự của phụ lục.

2.3.5 Nội dung của mỗi phụ lục trong trường hợp cần thiết chia ra thành các phần, phần nhỏ và các điều và đánh số thứ tự cho chúng theo từng phụ lục.

2.3.6 Số thứ tự các tờ của tài liệu và phụ lục nằm trong tài liệu phải liên tục.

Các minh hoạ và các Bảng trong phụ lục được đánh số thứ tự trong giới hạn của từng phụ lục.

2.3.7 Nếu trong tài liệu có phụ lục thì ghi chỉ dẫn tham khảo ở trong bài viết của tài liệu, ví dụ: (sơ đồ khối để đo áp suất trong động cơ xem phụ lục 1 ). Trong mục lục liệt kê ra tất cả các phụ lục.

2.3.8 Nếu dùng tài liệu thiết kế khác, để ban hành với ký hiệu độc lập với ký hiệu thay thế cho phụ lục của tài liệu bằng chữ (ví dụ: bản vẽ choán chỗ, sơ đồ v.v…) thì phụ lục đó được đóng thành tập riêng và lập bản kê ghi các tài liệu thiết kế đã được dùng thay phụ lục và chỉ dẫn số tờ của từng tài liệu. Nếu số lượng các tài liệu này không lớn (1-2 tài liệu) và nội dung của chúng không nhiều thì cho phép đóng chung với tài liệu bằng chữ.

2.4 Các lập bảng

2.4.1 Thông thường các giá trị bằng số phải trình bày ở dạng bảng thì tiêu đề các cột trong bảng bắt đầu bằng chứ hoa, còn các tiêu đề nhỏ viết chữ thường, nếu như chúng hợp với tiêu đề thành một mệnh đề. Nếu các tiêu đề nhỏ có ý nghĩa độc lập thì chúng bắt đầu bằng chữ hoa.

Không cho phép dùng đường chéo để chia đôi ô đầu bảng, ví dụ: Các sai lệch của lắp ghép

Bảng 1

Đường kính danh nghĩa của lắp ghép, mm	Sai lệch giới hạn của trục mm		Sai lệch giới hạn của lỗ mm
	Trên	Dưới	Trên	Dưới
Tiêu đề hàng ngang			Cột dọc

Chú thích : * Tiêu đề cột

** Tiêu đề nhỏ của các cột

Khoảng cách các dòng của bảng không nhỏ hơn 8mm

2.4.2 Nếu bảng phải lập trên nhiều tờ, thì trên các tờ tiếp theo phải ghi lại tiêu đề của bảng và ở góc bên phải (trên tiêu đề ), ghi chữ “tiếp theo”. Nếu trong tài liệu có từ 2 bảng trở lên thì sau từ “tiếp theo” ghi số thứ tự của bảng, ví dụ: “tiếp theo Bảng 2”

Nếu bảng có số lượng cột dọc lớn thì được chia ra các phần và đặt phần sau dưới phần trước. Trên phần sau cũng ghi chữ “tiếp theo bảng ” như trên. Tiêu đề của bảng ở phần sau không cần thiết phải ghi, ví dụ:

Bảng 2 - Thông số kích thước

d	M6	M8	M10	M12	M16	M20	M24
d1
D
H
S

Tiếp theo Bảng 2

d	M27	M30	M36	M42	M48
d1
D
H
S

 

2.4.3 Cột thứ tự không cần đưa vào bảng, trong trường hợp cần thiết phải đánh số cho các chỉ số, thông số v.v… thì số thứ tự được ghi trước tên gọi chỉ số (Bảng 3)

Để dễ theo dõi, trong bài viết của tài liệu cho phép đánh số các cột dọc, ví dụ:

Bảng 3

Tên chỉ tiêu	Mức	Phương pháp thử
1	2	3
1 Độ nhớt động học ở 500C st, trong khoảng	6,3 – 8,5	TCVN …
2 Chỉ số axit, mg KOH trên một gam dầu, không lớn hơn	0,14	TCVN …
3 Hàm lượng tro%, không lớn hơn	0,05	TCVN …

2.4.4 Nếu các tư liệu bằng số ở các cột trong bảng có các đơn vị khác nhau, thì phải ghi đơn vị cho từng cột ở ô ghi tiêu đề.

Nếu các thông số ghi trong bảng có cùng một đơn vị, thì đơn vị đó được viết tắt ở trên Bảng.

Nếu trong bảng phần lớn cột chứa các thông số có cùng đơn vị đo nhưng có một số cột có đơn vị đo khác thì ở trên bảng ghi đơn vị cho đa số, còn đơn vị đo khác, ghi trực tiếp vào cột ứng với đơn vị đo còn lại. (Bảng 4)

Bảng 4

Kích thước mm

D9ường kính quy ước dy	D	L	L1	L2	Khối lượng kg
50	160	180			160
80	195	210	525	600	170
100	215	230			190

Nếu các thông số của một cột có giá trị bằng số như nhau trong hai dòng trở lên, thì cho phép ghi một lần thông số đó cho tất cả các dòng.

2.4.5 Các từ “không lớn hơn”, “lớn hơn”, “không nhỏ hơn”, “nhỏ hơn ”, “trong khoảng”, được ghi ngay cạnh tên gọi của thông số tương ứng hoặc của chỉ số (sau đơn vị) trong cột gọi tên (xem Bảng 3) hoặc ghi ở ô tiêu đề cột.

2.4.6 Nếu trong cột lời, lời ghi lặp lại chỉ có một từ thì cho phép dùng dấu “ , ”, nếu lời ghi lặp lại từ hai từ trở lên thì ở dòng tiếp theo đầu tiên ghi “nt” (như trên). Và ở các dòng tiếp theo ghi ký hiệu “ ,, ” (Bảng 5).

Bảng 5

Tên gọi vật đúc	Vị trí trục quay
Vỏ trụ	Tuỳ ý
Nt	Nt
,,	,,

Không cho phép dùng ký hiệu “ ,, ” và (nt) trong trường hợp cột là các số, mác vật liệu, ký hiệu toán học và công thức toán học.

Nếu các chữ số bằng số hoặc bằng chữ, không ghi ở một số chỗ trong Bảng, thì ở những chỗ đó đặt dấu gạch ngang (Bảng 6)

Bảng 6

Đường kính mũi khoét	C	C1	n	n1	n2	Chú thích
Từ 10 đến 11	3,17	0,45	-	3,00	0,25
Trên 11 ,, 12	4,85	1,30	0,44	3,84	-
,, 12 ,, 14	5,00	2,30	4,20	7,45	1,45

2.4.7 Đơn vị đo của các giá trị số góc (độ, phút, giây) trường hợp không có các đường ngang phân ngăn các dòng thì chỉ cần ghi ở dòng đầu tiên của bảng (Bảng 7). Nếu trong bảng có dấu đường ngang phân ngăn thì đơn vị đo của trị số góc phải ghi ở tất cả các dòng

Bảng 7

a	b
20 10’ 30’	50 30’
3 27 45	8 25
5 00 30	10 30

2.4.8 Chữ số trong các cột của bảng, phải xếp đặt sao cho hàng của chúng trong cột thẳng nhau. Cho phép sử dụng các trường hợp ngoại lệ tương tự như Bảng 3

Các giá trị bằng số trong một cột phải có số lượng các chữ số sau dấu phẩy như nhau (xem Bảng 6), trường hợp ngoại lệ cho phép ghi như trong Bảng 3.

Các phần số được ghi ở dạng phân số thập phân, trừ trường hợp các đơn vị đo theo hệ Anh, thì ghi theo kiểu 1/2"; 1/4”; 1/8”;

2.4.9 Để rút gòn bớt tiêu đề nhỏ của các cột thì dùng các ký hiệu bằng chữ cái để thay thế nếu chúng đã được giải thích trong bài viết hoặc trong phần minh hoạ, hình vẽ, ví dụ:

D - Đường kính;

H (h) - Chiều cao; L (l) - Chiều dài.

Nếu các thông số có ký hiệu cùng một chữ cái thì phải thêm vào chỉ số bằng số tự nhiên trong giới hạn các ký hiệu. Chữ số chỉ số bằng số ả rập (xem Bảng 4, 6)

2.4.10 Nếu trong bảng có các khoảng giá trị liên tục mà khoảng đó chứa tất cả các giá trị của dãy thì trước các giá trị ghi “Từ” “Lớn hơn” “đến” (xem Bảng 6).

Trong khoảng không gian chứa tất cả các giá trị của dãy thì giữa các giá trị phải đặt gạch ngang (Bảng 8).

Bảng 8

Tên hợp kim	Nhiệt độ nóng chảy oC
Đồng thau	258 – 900
Thép	1300 – 1400
Gang	1100 – 1200

Các khoảng giá trị trong bài viết ghi với dạng “Từ ” và “đến” ví dụ: chiều sâu thấm tôi phải từ 0,5 đến 1,5 mm - hoặc dấu gạch ngang; ví dụ: “Các trang 10 – 15 “ , “ các mục 7 – 12 “. Giới hạn kích thước ghi từ nhỏ đến lớn.

2.4.11 Các trị số chỉ sử dụng hạn chế thì được ghi trong ngoặc đơn và giải thích chúng ở dưới Bảng.

2.4.12 Nếu có từ hai bảng trở lên thì bảng được đặt số thứ tự bằng các chữ số ả rập trong toàn bộ tài liệu.

Ở góc trên bên phải ghi “Bảng …” với số thứ tự của bảng ví dụ: Bảng 2. Nếu bảng có tên gọi thì từ “Bảng …” được ghi ngay trên tên gọi của bảng.

Nếu trong tài liệu chỉ có một bảng thì không cần viết từ “Bảng…” và đặt số thứ tự cho nó.

Phải có chỉ dẫn tham khảo đối với tất cả các bảng có trong bài viết và không được viết tắt từ bảng : ví dụ: không cho phép viết tắt “ Bg”.

3 Yêu cầu đối với tài liệu bằng chữ gồm các phần viết chia thành ô, cột.

3.1 Tài liệu băng chữ gồm nhiều phần viết chia thành cột, khi cần thiết, có thể chia ra các phần và các phần nhỏ mà không cần đánh số thứ tự.

3.2 Tên gọi phần và phần nhỏ ghi ở dạng tiêu đề bằng các chữ thường (trừ chữ đầu viết hoa) và gạch dưới. Sắp đặt tiêu đề để thống kê phải phù hợp với các yêu cầu của TCVN 3824 : 1983 và quy tắc lập tài liệu sử dụng.

Dưới mỗi tiêu đề phải chừa một dòng để trống và trên mỗi tiêu đề phải chừa một khoảng không nhỏ hơn một dòng.

3.3 Chú thích với phần, phần nhỏ hoặc toàn bộ tài liệu được đánh số thứ tự như đã nêu ở điều 2.2.9.

3.4 Trong bảng và tài liệu khác có các dòng ngang thì tất cả những điều ghi chép phải ghi trên từng dòng thành một hàng.

Để dễ dàng ghi sửa đổi phải:

Viết lệch một chút về phía dưới của dòng. Không được viết chạm vào đường kẻ ngang và đúng.

Để chừa một số dòng trống giữa các phần và phần nhỏ. Trong tài liệu có nội dung nhiều cũng phải chừa một số dòng trống ngay trong các phần và phần nhỏ.

Chú thích: Khi lập tài liệu cho mẫu thử phải chừa thêm nhiều dòng trống để ghi các tài liệu và các nội dung bổ sung có thể đưa vào tài liệu mẫu thử.

3.5 Nếu trong cột tên gọi, khi ghi tên gọi phải viết trong nhiều dòng thì ở những cột bên cạnh, nếu điều cần thiết chỉ viết một dòng, thì ghi ở dòng ngang với dòng cuối cùng của tên gọi, Trong các trường hợp còn lại, ghi ngay ở dòng đầu tiên.

4 Yêu cầu trình bày tờ bìa và tờ mặt.

4.1 Tờ bìa là tờ đầu tiên của tài liệu trước tờ mặt. Tờ mặt sau tờ bìa và trước tờ mục lục.

4.2 Tờ mặt lập theo mẫu ở Hình 1.

Khỏng 1 – tên gọi của bộ, tổng cục hoặc cơ quan cấp trên của cơ quan lập ra tài liệu; Khoảng 2 – ký hiệu đặc biệt (dấu bảo mật, mức độ mật v.v…);

Khoảng 3 - ở phần bên trái ghi chức vụ và chữ ký của người đồng ý với tài liệu của cơ quan đặt hàng. Phần bên phải ghi chức vụ v à chữ ký của người thông qua tài liệu của cơ quan ban hành. Bên phải mỗi chữ ký ghi trong ngoặc đơn họ tên của người ký tài liệu, bên dưới mỗi chữ ký ghi ngày tháng ký.

Khoảng 3 – không nhất thiết phải có.

Khoảng 4 – Ghi tên gọi của sản phẩm và tên tài liệu có tờ mặt. Tên gọi sản phẩm và tên tài liệu phải thống nhất với tên gọi của chúng trên toàn bộ tài liệu. Tên gọi sản phẩm và tên tài liệu cách nhau một chấm ( . ). Để kê tập tài liệu bên dưới phần tên gọi, ghi chữ “tập …”, ví dụ:

Máy đo mô men quán tính.

Thuyết minh kỹ thuật.

Tập

Hay Máy búa rơi Bản vẽ chế tạo

Tập N⁰1

Khoảng 5 – ký hiệu của tài liệu viết bằng chữ lớn. Bộ lớn của chữ và số ký hiệu không phụ thuộc vào phương pháp xuất bản tài liệu (intipô, đánh máy, viết tay .v.v…) Ví dụ MBR 662.337 – C8 ĐK;

Khoảng 6 - Phần bên trái có chữ ký, tên và dấu của thủ trưởng cơ quan đặt hàng. Phần bên phải ghi chữ ký, họ tên và dấu của thủ trưởng cơ quan, ban hành tài liệu. Dưới họ tên các thứ trưởng cơ quan ghi ngày tháng năm ký tài liệu.

Khoảng 7 – ghi năm xuất bản tài liệu.

4.3 Đối với những tài liệu xuất bản in ti pô thì khoảng 3 và 6 không cần phải có.

4.4 Tờ bìa của tài liệu cũng trình bày theo mẫu tờ mặt nhưng không có khoảng 3 và 6.

4.5 Khổ giấy của tờ bìa và tờ mặt bằng khổ giấy của chính tài liệu đó.

Hình 1

5 Các yêu cầu đối với việc trình bày tài liệu in ánh sáng cả hai mặt.

5.1 Tài liệu in bằng ánh sáng cả hai mặt thì tờ can tài liệu viết trên một mặt với đường gấp ở giữa. Khung tên được trình bày ở cả hai nửa của mỗi tờ (Hình 2), các ô phụ được đặt ở các trang lẻ.

5.2 Trong khung tên, các ô “ tờ ” và ô “số tờ” đổi thành “trang ” và “số trang” ở tờ thứ nhất.

5.3 Các tờ riêng của tài liệu (ví dụ tờ mặt, tờ phụ lục có chứa đồ thị ) lập trên khổ giấy một mặt.

5.4 Đối với tài liệu in ánh sáng cả hai mặt, chỉ dẫn khổ giấy và số tờ như sau:

Khổ giấy ghi ở dạng phân số, với từ số là khổ giấy trước khi gấp (khổ bản con ) và mẫu số là khổ giấy sau khi gấp (khổ bản in).

Ví dụ: A3/A4

Số tờ cũng ghi ở dạng phân số, tử số là số tờ tài liệu trước khi gấp (bản con) và mẫu số là số trang

(sau khi gấp).

Ví dụ: 45/90 trang.

 

Phụ lục 1

Ví dụ lập tài liệu bằng chữ

 

Phụ lục 2

Bộ …………………….. Viện ……………………
Chức vụ và chữ ký, họ tên của những người đồng ý với tài liệu bên cơ quan đặt hàng		Thủ trưởng viện ………………. (Chứ ký) Họ tên Ngày …… tháng………
MAY BUA ROI MBR – 1  Điều kiện kỹ thuật 9207.00.00. ĐK
Thủ trưởng Cơ quan đặt hàng Ngày ….. tháng ….. Dấu, chữ ký	Thủ trưởng cấp trên Viện Ngày ….. tháng ….. Dấu, chữ ký
Họ tên	Họ tên
Năm …….