Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Khi có nhu cầu, nhà cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn đăng ký chứng thư số cho công ty cổ phần cùng hồ sơ cần chuẩn bị.
1. Quy trình giải quyết
Căn cứ Khoản 7 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
Từ định nghĩa này, ta có thể thấy: Việc cung cấp chứng thư số là do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số hợp pháp thực hiện. Suy ra, các công ty muốn sử dụng chứng thư số thì phải làm thủ tục yêu cầu và gửi cho các tổ chức mà công ty lựa chọn. Việc xem xét, giải quyết hồ sơ đăng ký chứng thư số về cơ bản được thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định 130/2018/NĐ-CP cụ thể như sau:
- Bước 1.Công ty cổ phần có nhu cầu mua chữ ký số gửi một bộ hồ sơ đến tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số;
- Bước 2. Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số kiểm tra các nội dung sau đây:
- Thông tin khai trong hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số của thuê bao là chính xác;
- Khóa công khai trên chứng thư số sẽ được cấp phải là duy nhất và cùng cặp với khóa bí mật của công ty đề nghị cấp chứng thư số.
- Bước 3: Trong vòng tối đa là 24 giờ sau khi có xác nhận về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ công bố chứng thư số đã cấp cho công ty cổ phần trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số (trừ trường hợp có thỏa thuận khác).
*Lưu ý: Nếu không có lý do chính đáng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số không được từ chối cấp cho doanh nghiệp.
2. Hồ sơ đăng ký chứng thư số cho công ty cổ phần
Tùy vào từng nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số mà có thể có sự khác nhau trong quy trình, hồ sơ và lệ phí nhưng nhìn chung, thành phần hồ sơ vẫn bám sát theo quy định tại Điều 23 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, cụ thể:
- Đơn cấp chứng thư số (Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoăc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư kèm Giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật của công ty (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực);
- Văn bản ủy quyền kèm giấy chứng thực cá nhân đối với người thực hiện hồ sơ mà không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
*Lưu ý: Công ty có quyền lựa chọn nộp bản sao từ giấy tờ gốc, bản sao chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu khi thực hiện thủ tục với nhà cung cấp.
3. Lưu ý về cặp khóa của chứng thư số doanh nghiệp
Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số của công ty phải có khóa bí mật và khóa công khai (hệ thống mật mã không đối xứng). Công ty có thể tự tạo hoặc yêu cầu bên cung cấp dịch vụ tạo cặp khóa cho mình để có thể sử dụng.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng kiểm tra việc doanh nghiệp dùng chứng thư số có đảm bảo đúng tiêu chuẩn quy định, sau đó tạo và lưu trữ cặp khóa với điều kiện đảm bảo sử dụng các phương thức an toàn để chuyển giao khóa bí mật cho doanh nghiệp và chỉ được lưu bản sao của khóa bí mật khi công ty cổ phần có yêu cầu bằng văn bản.
Việc đăng ký cấp chứng thư số cho công ty cổ phần tại các nhà cung cấp rất đơn giản và dễ dàng thực hiện. Nếu còn thắc mắc cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để trao đổi và giải đáp cụ thể, chi tiết hơn.
