Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên Công ty nào cũng cần

Biên bản họp thành viên công ty TNHH là gì?

Theo quy định tại Điều 79 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, thành viên Hội đồng thành viên do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm gồm từ 03 đến 07 thành viên với nhiệm kỳ không quá 05 năm.

Theo đó, Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Nhân danh chủ sở hữu công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty

- Nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

Đặc biệt, Chủ tịch Hội đồng thành viên do chủ sở hữu bổ nhiệm hoặc do các thành viên Hội đồng thành viên bầu theo nguyên tắc quá bán.

Theo quy định tại Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2014, Biên bản họp thành viên của công ty TNHH là biên bản ghi lại cuộc họp để thông qua một công việc của Công ty TNHH. Bởi đối với bất kỳ một quyết định nào cũng đều phải được sự thống nhất của các thành viên trong Công ty.

Ngoài ra, các cuộc họp của Hội đồng thành viên có thể được ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác và phải làm xong, thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp.

Những lưu ý khi lập Biên bản họp Hội đồng thành viên

1. Những nội dung nhất định phải có trong Biên bản họp HĐTV

- Thời gian, địa điểm họp

- Mục đích, chương trình họp

- Họ tên của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp và không dự họp

- Vấn đề được thảo luận, biểu quyết, tóm tắt các ý kiến phát biểu của thành viên về các vấn đề thảo luận

- Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết

- Các quyết định được thông qua

- Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp

Theo đó, người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên

2. Điều kiện để cuộc họp được tiến hành

- Cuộc họp của Hội đồng thành viên được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên dự họp

- Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thực hiện khi có hơn một nửa số thành viên dự họp tán thành.

- Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp tán thành

Nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi tại nghị quyết đó, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Ghi chú

(1) Tên công ty. Ghi rõ là công ty TNHH 1 thành viên hay công ty TNHH 2 thành viên

(2) Nêu rõ lý do để tổ chức cuộc họp này

(3) Ghi theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thường sẽ có số đăng ký, ngày tháng đăng ký, nếu có đăng ký thay đổi thì ghi số lần thay đổi và ngày tháng năm thay đổi.

(4) Những nội dung đã thống nhất:

- Ủy quyền cho ai đứng ra ký kết các giấy tờ

- Có đồng ý với nội dung cuộc họp không

- Có ý kiến đóng góp gì không

Ví dụ cụ thể cách lập Mẫu Biên bản họp hội đồng thành viên

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH XXX
(V/v: nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp tại xã A, huyện B, tỉnh C)

Hôm nay, vào hồi 08h00', tại trụ sở chính công ty XXX, SN 123 phường D, thành phố E, tỉnh C.

A. THÔNG TIN CÔNG TY

Tên Công ty: Công ty TNHH XXX

Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 12345678xxx do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh C đăng ký lần đầu ngày 29/6/2017.

Trụ sở công ty: SN 123 phường D, thành phố E, tỉnh C

Người đại diện theo pháp luật Bà Nguyễn Thị C – Chức vụ: Giám đốc

B. MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

 Hôm nay, hội đồng thành viên Công ty TNHH XXX tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua việc Nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp để xây dựng xưởng sản xuất giày da tại xã A, huyện B, tỉnh C theo quyết định số xxx/QĐ-UBND ngày 06/01/2019 của UBND tỉnh C “Về việc chấp thuận chủ trương địa điểm đầu tư xây dựng xưởng sản xuất giày da tại xã A, huyện B, tỉnh C” giữa Công ty TNHH XXX và các hộ gia đình.

Thông tin cụ thể như sau:

C. THÀNH PHẦN THAM DỰ
1. Các thành viên có mặt

2. Các thành viên vắng mặt: Không

D. NỘI DUNG CUỘC HỌP

Hội đồng thành viên công ty tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua việc Nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp để xây dựng xưởng sản xuất giày da tại xã A, huyện B, tỉnh C của các hộ gia đình: Lê Văn A, Nguyễn Thị B, đã thống nhất một số điều với nội dung như sau:

1. Đồng ý với đề xuất của Giám đốc công ty về việc Nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp để xây dựng xưởng sản xuất giày da tại xã A, huyện B, tỉnh C của các hộ gia đình: Lê Văn A, Nguyễn Thị B.

2. Ủy quyền cho bà Nguyễn Thị C (Giám đốc) là người đại diện theo pháp luật thay mặt Công ty giao dịch, ký kết Hợp đồng chuyển nhượng, các văn bản liên quan đến việc chuyển nhượng trên.

- Trong quá trình giao dịch, bà Nguyễn Thị C phải tuân thủ các quy định của pháp luật và chỉ thực hiện quyền và nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền.

3. Biểu quyết

Tán thành: 100% (tương đương 100% trên tổng số vốn điều lệ)

Không tán thành: Không (tương đương 0% trên tổng số vốn điều lệ)

4. Biên bản này đã được các thành viên Hội đồng thành viên nhất trí thông qua tại cuộc họp HĐTV Công ty, phù hợp với quy định tại điều lệ của Công ty, có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

Biên bản này được lập thành 03 (ba) bản chính có giá trị pháp lý như nhau.

CÁC THÀNH VIÊN TRONG HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÙNG KÝ TÊN

           GIÁM ĐỐC                                                        THƯ KÝ CUỘC HỌP

     (Ký tên và đóng dấu)                                                 (ký, ghi rõ họ tên)

                                           THÀNH VIÊN THAM GIA
                                                (ký, ghi rõ họ tên)

Trên đây là hướng dẫn cách lập Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên công ty TNHH nào cũng cần. Để tìm hiểu thêm về loại hình doanh nghiệp Công ty TNHH, mời đọc thêm tại đây.