Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị được sử dụng phổ biến nhất

Hội đồng quản trị thông qua các quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp của Hội đồng quản trị, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Dưới đây là mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị mới nhất.

1. Nội dung cần có trong Biên bản họp hội đồng quản trị

Theo quy định tại Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Theo đó, Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

- Thời gian, địa điểm họp;

- Mục đích, chương trình và nội dung họp;

- Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

- Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

- Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

- Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

- Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

- Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp pháp luật qu định.

Lưu ý, Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

2. Mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị mới nhất

3. Lưu ý khi tiến hành họp Hội đồng quản trị

3.1. Cuộc họp Hội đồng quản trị được triệu tập trong những trường hợp nào?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

3.2. Hướng dẫn quy trình, thủ tục họp Hội đồng quản trị

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, các bước tiến hành họp Hội đồng quản trị như sau:

 Bước 1: Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị như đã phân tích ở trên.

Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty, người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Bước 2: Thông báo mời họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp (bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định) chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Nếu triệu tập lần thứ 02 thì chỉ cần 1/2 số thành viên trở lên dự họp.

Khi mở cuộc họp phải tiến hành bầu chủ tọa và thứ ký cuộc họp. Chủ tọa là người điều khiển và ổn định trật tự cuộc họp. Các thành viên Hội đồng quản trị dự họp tiến hành thảo luận và biểu quyết về các vấn đề được nêu ra trong chương trình họp.

Bước 4: Thông qua Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị

Các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành.

Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.

Trên đây là biên Bản họp hội đồng quản trị. Nếu vẫn còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc gọi ngay tổng đài 1900.6192 để được tư vấn chi tiết.