Pháp lý doanh nghiệp 
1. Giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ là chứng từ xuất hiện khi hai doanh nghiệp giao dịch mua bán với nhau. Tức là sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc. Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, giấy báo nợ là căn cứ để kế toán ghi sổ sách và nó chính là chứng từ để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
Ngân hàng có thể gửi giấy báo nợ để cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn cần thanh toán sắp tới của doanh nghiệp hoặc đóng vai trò như lời nhắc về các khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Giấy báo nợ gắn liền với các hoạt động kế toán về công nợ của doanh nghiệp, gồm các đặc điểm cơ bản:
- Giấy báo nợ được ngân hàng phát hành để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp đi kèm cùng với lý do cụ thể.
- Giấy báo nợ không bắt buộc đối với người bán - người mua nhưng đối với các doanh nghiệp thì chứng từ này được dùng làm căn cứ để ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết hoặc lưu trữ nội bộ.
- Giấy báo nợ được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.
- Giấy báo nợ có thể xem là chứng từ đóng vai trò nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Trong giấy báo nợ thường sẽ có những thông tin như sau:
- Tên chứng từ: Giấy báo nợ
- Ngày in chứng từ
- Số tài khoản của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp
- Mã số khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Nội dung thông báo của Giấy báo nợ
- Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
- Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.
2. Tổng hợp các mẫu giấy báo nợ
2.1. Mẫu giấy báo nợ của ngân hàng
Ngân hàng ……… Chi nhánh ………. | GIẤY BÁO NỢ Ngày: ….. / ….. / ….. | Mã GDV: ……………………. Mã KH: ……………………… Số GD: ………………………. |
Kính gửi: ………………….[Tên khách hàng, công ty, doanh nghiệp]………………
Mã số thuế: …………………………………
Hôm nay chúng tôi xin thông báo đã ghi NỢ tài khoản của khách hàng với nội dung như sau:
- Số tài khoản ghi NỢ: ………………………………
- Số tiền bằng số: ……………………………………
- Số tiền bằng chữ: …………………………………
- Nội dung: …………………………………………
Giao dịch viên Kiểm soát
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.2. Mẫu giấy báo nợ của doanh nghiệp
TÊN DOANH NGHIỆP[1] | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
Số: …… | ……, ngày … tháng … năm 2024 |
GIẤY BÁO NỢ
Kính gửi[2]: ……………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………….........
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………….........
Công ty ……………… xin thông báo tổng số nợ của Quý công ty ………… tính tới thời điểm ngày …/…/2024 như sau[3]:
Số tiền bằng số: …………………………VNĐ
Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………………….........
Nội dung: ….……………………………………………………………………………………..........
Thời hạn thanh toán: …/…/2024
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
Tên tài khoản nhận thanh toán[4]: ………………………………………………………………..
Số tài khoản: ……………….…. - Ngân hàng …………..…….. - Chi nhánh …………………....
Trân trọng!
GIÁM ĐỐC | KẾ TOÁN TRƯỞNG | NGƯỜI LẬP (Ký, ghi họ tên) |
[1] Ghi rõ tên doanh nghiệp gửi giấy báo nợ.
[2] Ghi rõ thông tin của doanh nghiệp đang nợ như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ (Ngoài ra, doanh nghiệp lập giấy báo nợ có thể bổ sung thêm các thông tin cần thiết khác về doanh nghiệp đang nợ).
[3] Ghi rõ thông tin báo nợ như số tiền ghi nợ, nội dung giao dịch được ghi nợ, thời hạn thanh toán khoản nợ đối với doanh nghiệp đang nợ.
[4] Ghi rõ thông tin về tên, số tài khoản, ngân hàng nhận thanh toán của doanh nghiệp gửi giấy báo nợ (trường hợp thanh toán bằng phương thức khác thì ghi rõ phương thức thanh toán trong giấy báo nợ này. Ví dụ: “Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt”).
3. Phân biệt giấy báo nợ với một số loại chứng từ khác
Trong nghiệp vụ kế toán, giấy báo nợ và một số loại chứng từ khác như giấy báo có, ủy nhiệm chi thường xuyên được sử dụng. Sau đây là một số tiêu chí để phân biệt các chứng từ này.
3.1. Phân biệt giấy báo nợ và giấy báo có
Các tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Giấy báo có |
Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán. | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán. |
Bên phát hành | Ngân hàng | Ngân hàng |
Ý nghĩa | Dùng làm căn cứ để ghi sổ sách, phản ánh về một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp | Dùng để phản ánh một khoản ghi có được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp |
Mục đích sử dụng | Dùng để thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Dùng để thông báo về một khoản tiền đã được ghi Có vào tài khoản của doanh nghiệp, bao gồm đơn vị đã trả và nội dung chi trả vì mục đích gì. |
3.1. Phân biệt giấy báo nợ và ủy nhiệm chi
Các tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Uỷ nhiệm chi |
Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán. | Là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng. |
Mục đích sử dụng | Dùng để thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Dùng để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của người trả tiền bằng số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng |
Thời điểm phát hành | Được phát hành khi được yêu cầu thanh toán một khoản nợ hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu | Được phát hành sau khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng yêu cầu thanh toán một khoản nợ cho một tài khoản thụ hưởng. |
Người phát hành | Do ngân hàng lập và phát hành | Do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền |
Trên đây là thông tin về giấy báo nợ là gì và tổng hợp các mẫu giấy báo nợ mới nhất.
