Cập nhật mẫu Biên bản làm việc phổ biến, chính xác nhất hiện nay

Biên bản làm việc là loại văn bản không thể thiếu trong mỗi buổi làm việc của doanh nghiệp hay những buổi gặp gỡ, trao đổi giữa các đối tác với nhau.

1. Biên bản làm việc là gì?

Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.

Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.

- Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp - doanh nghiệp);

- Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động;

- Buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân;

- Buổi làm việc giữa Ban giám hiệu nhà trường và đại diện Hội cha mẹ học sinh;

2. Yêu cầu đối với Biên bản làm việc

Mặc dù không có hiệu lực pháp lý nhưng khi lập Biên bản làm việc cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Nội dung và phạm vi làm việc phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm.

• Các sự việc, sự kiện, số liệu phải chính xác;

• Việc ghi chép phải được thực hiện đầy đủ, trung thực, khách quan;

• Cần nêu rõ trọng điểm cuộc họp. Cần ghi lại nguyên văn những lời nói quan trọng của đại diện các bên để người đọc nắm bắt được;

• Trình bày theo đúng trình tự diễn biến của buổi làm việc để Biên bản được logic;

• Ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;

• Phần kết luận cần xác định rõ tất cả các vấn đề đã được thống nhất và thông qua để các bên có thể dựa vào đó và thực hiện chính xác;

• Vào cuối buổi làm việc, người ghi chép lại Biên bản làm việc sẽ đọc biên bản làm việc để mọi người tham gia cùng nghe và xác nhận lại thông tin;

• Sau đó, cần có chữ ký của người đại diện của mỗi bên để làm bằng chứng các bên đã xác nhận kết quả làm việc và làm căn cứ để thực hiện và ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.

Ví dụ:

- Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.

- Buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và tập thể lao động trong doanh nghiệp thì về phía người sử dụng lao động phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; về phía người lao động phải có chữ ký của đại diện tập thể lao động hoặc tổ trưởng các tổ sản xuất…

3. Những nội dung cần có trong Biên bản làm việc

Hiện nay, các bên có thể tự soạn thảo Biên bản làm việc theo yêu cầu, mục đích của đơn vị mình. Tuy nhiên, để đảm bảo nội dung được đầy đủ, các Biên bản làm việc thường bao gồm những nội dung chính như sau:

- Thành phần tham dự buổi họp, làm việc;

- Nội dung làm việc, các nội dung chính và kết luận buổi làm việc;

- Thời gian kết thúc buổi làm việc;

- Số trang, số bản của Biên bản làm việc;

- Chữ ký của các bên tham gia làm việc.

4. Một số mẫu Biên bản làm việc chuẩn nhất hiện nay

4.1 Mẫu Biên bản làm việc số 1

(1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc.

Ví dụ:

- Về việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa;

- Về việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa

……

(2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc.

Trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, Số CMND hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.

Trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất,…

(3) Nội dung làm việc nên ghi chi tiết theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.

Nếu buổi làm việc có đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này đều phải được ghi vào biên bản, và đương nhiên, không thể thiếu phương án được các bên thống nhất quyết định thực hiện.

Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân có liên quan tham gia buổi làm việc.

(4) Biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người viết biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.

Trên đây là Mẫu Biên bản làm việc mới nhất do LuatVietnam cung cấp. Nếu còn vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.