Pháp lý doanh nghiệp 
1. Công văn giải trình là gì?
Hiện nay, chưa có quy định pháp lý nào quy định cụ thể về khái niệm Công văn giải trình là gì. Tuy nhiên, Công văn giải trình thường được hiểu là văn bản hành chính thường được doanh ngiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ một vấn đề cụ thể nào đó khi có yêu cầu.
Mục đích của Công văn giải trình nhằm đảm bảo dễ dàng hơn trong việc giải trình, cung cấp các thông tin chi tiết, minh bạch và chính xác nhằm giải quyết các thắc mắc, nghi ngờ khi:
Có sự chênh lệch hoặc sai sót trong các báo cáo tài chính, số liệu thống kê, hoặc hồ sơ doanh nghiệp.
Lý giải về sự chậm trễ trong việc thực hiện các dự án, hợp đồng hoặc các cam kết.
Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng về việc làm rõ một số vấn đề liên quan đến pháp lý, thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc các quy định khác.
Hiện nay, một số loại Công văn giải trình thường dùng trong doanh nghiệp bao gồm: Công văn giải trình chênh lệch Bảo hiểm xã hội (BHXH), Công văn giải trình với khách hàng, Công văn giải trình về chậm nộp tiền BHXH cho người lao động; Công văn giải trình với cơ quan thuế,…
Thông thường, Công văn giải trình sẽ bao gồm 03 phần:
(1) Mở đầu: Ngày… tháng… năm lập Công văn; Công văn giải trình cho vấn đề gì?; Công văn được lập để gửi tới cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào?...
(2) Nội dung: Doanh nghiệp nêu rõ vấn đề cần giải trình (theo yêu cầu hoặc theo Công văn yêu cầu giải trình số bao nhiêu); nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để giải thích kĩ hơn nội dung cần giải trình.
(3) Phần kết: Cam kết nội dung giải trình ở trên là đúng sự thật và cần phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.
2. Trường hợp nào doanh nghiệp cần giải trình chênh lệch BHXH?
Theo quy định tại Nghị định 03/2024/NĐ-CP, cơ quan BHXH Việt Nam hoàn toàn có quyền thực hiện thanh tra khi phát hiện ra các dấu hiệu vi phạm trong việc đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế tại doanh nghiệp.
Đặc biệt, căn cứ Điều 36 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi khoản 9 Điều 2 Quyết định số 490/QĐ-BHXH, các trường hợp doanh nghiệp có thể sẽ bị thanh tra khi:
- Đóng bảo hiểm cho người lao động chậm trên 02 tháng với phương thức đóng hàng tháng; chậm 04 tháng với phương thức đóng 04 tháng; 07 tháng với phương thức đóng 06 tháng.
- Có dấu hiệu/cố tình trốn đóng BHXH, BHYT, BTNT, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Đóng không đúng với tiền lương người lao động.
- Thu tiền người lao động nhưng không đóng/đóng không kịp thời/đóng không đủ số tiền phải đóng.
- Khai man, giả mạo hồ sơ.
- Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH.
- Lương chế độ thai sản cao dù thời gian đóng ít
- Không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng…
Đặc biệt hiện nay, doanh nghiệp cũng rất dễ bị thanh tra khi bị phát hiện số tiền lương và số lượng người lao động khai ở bảng lương nộp cho bên Cơ quan thuế có sự chênh lệch so với thông số tiền lương và lượng người đăng ký tham gia BHXH (hay thực tế thường được gọi là việc số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại doanh nghiệp).
Theo đó trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ vừa bị thanh tra BHXH, vừa bị thanh tra thuế. Khi đó, doanh nghiệp cần phải giải trình các sai lệch về thông tin được thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN với cơ quan có thẩm quyền.
Việc chủ động làm công văn giải trình gửi cơ quan BHXH xem xét phần nào đánh giá được sự hợp tác của doanh nghiệp.
3. Mẫu Công văn giải trình chênh lệch BHXH
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN.........
Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY......
Địa chỉ trụ sở chính: ............................................ Tỉnh/ TP............
Mã số thuế:...............
Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:
- Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;
- Có người là cộng tác viên;
- Có người là lao động thời vụ;
- Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);
- Có người lao động đã nghỉ hưu;
Do vậy:
- Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.
- Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.
- Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.
Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận Đại diện công ty
- Như trên; Giám đốc
- Lưu;
Trên đây là cập nhật của LuatVietnam về Mẫu Công văn giải trình chênh lệch BHXH mới nhất.
