Không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội, phải làm sao?

1. Số sổ bảo hiểm xã hội là gì? Mỗi người có mấy số sổ?

Mẫu sổ bảo hiểm xã hội hiện nay đang được thực hiện theo mẫu quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015.

Trong đó, Điều 4 Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015, phần số sổ bảo hiểm xã hội ghi số định danh của người tham gia theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Nói cách khác, mã số sổ bảo hiểm xã hội chính là mã số bảo hiểm xã hội của người lao động với 10 chữ số ngẫu nhiên. Đây là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan BHXH cấp để ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế (theo khoản 2.13 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Cũng theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015, mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội được cấp và bảo quản 01 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Tương ứng với đó, mỗi người lao động sẽ có 01 số sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Số sổ này sẽ đi theo người lao động trong suốt quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

2. Không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội thì tìm ở đâu?

Mỗi người lao động tham gia bảo hiểm đều có số sổ bảo hiểm xã hội riêng. Số này sẽ được in trực tiếp trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) của người tham gia.

Do đó, nếu không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể tìm thủ công bằng cách tìm mở sổ bảo hiểm xã hội hoặc thẻ bảo hiểm y tế của mình.

Ngoài ra, người lao động cũng có thể tìm số bảo hiểm xã hội thông qua các nền tảng online như ứng dụng VssID hoặc Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3. Cách tra cứu khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội

3.1. Cách tìm số sổ bảo hiểm xã hội trên sổ BHXH

Hiện nay, số sổ bảo hiểm xã hội được in trực tiếp trên trang số 01 của bìa sổ bảo hiểm xã hội và các tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội.

Tại bìa số, số sổ bảo hiểm xã hội xuất hiện trong ô trống màu trắng, kích thước 30 mm x 100 mm của bìa sổ BHXH.

Trong ô này, ngoài số sổ BHXH còn ghi họ tên và số lần cấp sổ BHXH (từ lần thứ hai trở đi nếu có) của người tham gia bảo hiểm.

Số sổ được viết ở dòng thứ 2 trong ô màu trắng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm.
Còn tại tờ rời sổ BHXH ghi nhận quá trình đóng BHXH, số sổ được in ngay dưới dòng “Ngày, tháng, năm sinh:…” của người lao động.

Hiện nay, khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định, người lao động trách nhiệm giữ và bảo quản sổ của mình.

Do đó, nếu không nhớ số bảo hiểm xã hội, bạn đọc có thể mở sổ bảo hiểm xã hội của mình để tìm số sổ.

>> Gặp vướng mắc trong việc tra cứu khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ sớm nhất.

3.2. Cách tìm số sổ bảo hiểm xã hội trên thẻ BHYT

Số sổ bảo hiểm xã hội cũng được thể hiện trên thẻ BHYT của người lao động nên bạn có thể mở thẻ BHYT để lấy thông tin về số sổ bảo hiểm.

Hiện nay, cả nước đang sử dụng song song 02 mẫu thẻ BHYT. Với mỗi mẫu thẻ BHYT, việc nhận biết số sổ bảo hiểm xã hội sẽ có sự khác biệt nhất định.

- Nếu đang dùng thẻ BHYT mẫu cũ, số sổ bảo hiểm xã hội tương ứng là 10 số cuối của mã số thẻ BHYT.

- Nếu đang sử dụng mẫu thẻ BHYT mới, số sổ bảo hiểm xã hội tương ứng là mã số BHYT trên thẻ.

3.3. Cách tra cứu trên VssID khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động có thể tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội thông qua tài khoản VssID của người khác hoặc tận dụng tính năng tra cứu mã số BHXH trong phần đăng ký tài khoản.

* Tra cứu số sổ BHXH thông qua tài khoản VssID của người khác:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản VssID.

Bước 2: Chọn Tra cứu >> Tra cứu mã số BHXH.

Bước 3: Nhập thông tin.

Bước 4: Xem số sổ bảo hiểm xã hội.

* Tra cứu số sổ BHXH thông qua phần đăng ký tài khoản VssID:

Bước 1: Mở ứng dụng VssID >> Đăng ký tài khoản.

Bước 2: Chọn biểu tượng Kính lúp ở phần mã số BHXH để tra cứu số sổ.

Bước 3: Nhập thông tin cá nhân >> Ấn Tìm kiếm.

Bước 4: Xem số sổ bảo hiểm xã hội.

3.4. Cách tra cứu trực tuyến khi không nhớ số Sổ bảo hiểm xã hội

* Tra cứu số Sổ bảo hiểm xã hội bằng số CMND/CCCD

Bước 1: Truy cập vào đường link:

Bước 2: Nhập đầy đủ, chính xác thông tin tại các mục sau:

(1) Tỉnh/TP* : Là tỉnh/thành phố thường trú (quê quán đăng ký trong Hộ khẩu hoặc Chứng minh nhân dân).

(2) CMND: Nhập số chứng minh nhân dân.

(3) Họ Tên* : Nhập họ và tên của người cần tra cứu (không dấu hoặc có dấu).

Tích chọn có dấu hoặc không dấu tương ứng với cách viết họ và tên ở mục (3).

(4) Tích chọn vào ô vuông để xác thực.

Bước 3: Ấn vào “Tra cứu”

Kết quả trả về là mã số BHXH của người tham gia cùng các thông tin liên quan như họ tên, giới tính, ngày sinh, mã hộ, địa chỉ…

* Tra cứu số Sổ BHXH không cần dùng CMND/CCCD/Hộ chiếu:

Bước 1: Truy cập vào đường link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Nhập đầy đủ, chính xác thông tin tại các mục sau:

(1) Tỉnh/TP*: Chọn tỉnh/thành phố nơi đăng ký BHXH (bắt buộc).

(2) Quận/Huyện: Chọn quận,huyện nơi đăng ký (không bắt buộc).

(3) Phường/Xã: Chọn phường/xã nơi đăng ký (không bắt buộc).

(4) Thôn/Xóm: Địa chỉ thôn/xóm (không bắt buộc)

(5) Họ và tên*: Nhập họ và tên của người cần tra cứu (không dấu hoặc có dấu).

Tích chọn có dấu hoặc không dấu tương ứng với cách viết họ và tên ở mục (5).

(6) Ngày sinh: tích chọn ngày sinh hoặc năm sinh và nhập theo cú pháp gợi ý (bắt buộc).

(7) Tích chọn vào ô vuông để xác thực.

Bước 3: Ấn vào “Tra cứu”.

Hệ thống sẽ tự động trả kết quả là số sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.

4. Tra cứu khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội cần thông tin gì?

Khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội mà muốn tra cứu online thì người lao động phải cung cấp chính xác các thông tin bao gồm:

- Họ và tên (có dấu hoặc không dấu nhưng nên nhập có dấu để hệ thống trả kết quả chính xác hơn).

- Ngày sinh hoặc năm sinh (khuyến nghị nên nhập ngày sinh để hệ thống lọc chính xác kết quả cần tìm).

- Thông tin về hộ khẩu thường trú bắt buộc phải nhập Tỉnh/Thành phố, có thể nhập thêm thông tin chi tiết hơn về Quận/Huyện, Phường/Xã, Thôn/Xóm.

Bạn nhập thông tin càng chi tiết thì hệ thống trả kết quả càng chính xác, tránh các trường hợp cá nhân trùng thông tin của nhau.

5. Tra cứu số sổ bảo hiểm xã hội dùng để làm gì?

Số sổ bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội. Thông tin về số sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục sau:

- Đăng ký, thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Người lao động đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội thì cung cấp số sổ BHXH cho người sử dụng lao động để phía doanh nghiệp lược bớt bước lập Mẫu TK1-TS.

- Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Người lao động đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội thì cung cấp số sổ BHXH cho người sử dụng lao động để phía doanh nghiệp làm thủ tục báo tăng, giảm, điều chỉnh thông tin đóng mà không cần lập Mẫu TK1-TS.

- Truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Người lao động bị truy đóng bảo hiểm do vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN khi đã có kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc vi phạm hoặc đề nghị truy đóng khi được tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN các tháng trước.

Lúc này, người lao động phải cung cấp số sổ bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động.

- Đăng ký đóng BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT.

Người tham gia cung cấp số sổ bảo hiểm xã hội để đăng ký và đóng tiền cho Đại lý thu hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.

- Đăng ký tài khoản VssID để xác lập tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, tra cứu quá trình đóng, hưởng BHXH online.

Người lao động muốn đăng ký tài khoản VssID phải cung cấp thông tin về số sổ bảo hiểm xã hội cùng nhiều thông tin liên quan khác.

- Tra cứu Bảo hiểm xã hội online tại Web của BHXH Việt Nam.

Để tra cứu quá trình đóng, hưởng BHXH tại Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam, người lao động phải đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH để nhận mã OTP tra cứu. Một trong những thông tin mà bạn buộc phải nhập để tra cứu quá trình đóng, hưởng BHXH chính là số sổ bảo hiểm xã hội.

6. Một người có nhiều số sổ bảo hiểm xã hội, giải quyết thế nào?

Theo quy định, mỗi người lao động chỉ có một số sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, do chuyển nhiều nơi làm việc và sử dụng đồng thời cả Chứng minh nhân dân lẫn Căn cước công dân nên đã xảy ra trạng một người lao động được cấp một hoặc nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Tương ứng với đó, người này sẽ có nhiều số sổ bảo hiểm xã hội khác nhau.

Việc sở hữu nhiều số sổ bảo hiểm xã hội không phải lợi thế mà nó còn đem đến nhiều rắc rối cho người lao động. Khi đến làm thủ tục hưởng chế độ, nếu cơ quan BHXH phát hiện ra người lao động đang có nhiều sổ bảo hiểm họ sẽ từ chối giải quyết hồ sơ và yêu cầu người lao động làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội trước, sau đó mới giải quyết chế độ mà người lao động yêu cầu.

Lúc này, người lao động phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp có thể nhờ doanh nghiệp thực hiện thủ tục gộp sổ. Trường hợp đã nghỉ việc phải tự mình thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, hồ sơ, thủ tục gộp các sổ BHXH được thực hiện như sau:

* Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo Mẫu TK1-TS).

- Các sổ BHXH đề nghị gộp.

* Thủ tục gộp sổ:

Bước 1: Lập, nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Người nộp: Người lao động tự nộp hoặc thông qua người sử dụng lao động.

Hình thức nộp:

- Nộp online qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Qua bưu điện.

- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Người lao động nhận kết quả giải quyết thủ tục.

Nhận lại:

- Sổ BHXH đã gộp.

- Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN (nhận theo các hình thức đã đăng ký: nhận tại cơ quan BHXH, tại công ty hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).

7. Bị trùng số sổ bảo hiểm xã hội với người khác thì phải làm sao?

Về nguyên tắc, mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một số sổ bảo hiểm xã hội duy nhất cũng là số định danh của người đó trong hệ thống bảo hiểm xã hội. Con số này sẽ đi theo người lao động bắt đầu từ khi đăng ký tham gia cho đến khi hưởng các chế độ bảo hiểm cuối cùng.

Với mục đích bảo đảm cấp số cho đúng người tham gia BHXH cũng như chi trả các chế độ BHXH cho đúng người đã tham gia BHXH theo nguyên tắc có đóng, có hưởng, số sổ bảo hiểm xã hội sẽ được mã hóa các thông tin cá nhân của người lao động bao gồm: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu,…

Tuy nhiên thực tế, do lỗi hệ thống vẫn xảy ra một vài trường hợp bị trùng số sổ bảo hiểm xã hội giữa cá nhân này với cá nhân khác.

Để xử lý tình huống này, người lao động cần mang theo các giấy tờ cá nhân là Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu cùng sổ bảo hiểm xã hội đã cấp đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú hoặc nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu điều chỉnh thông tin về số sổ bảo hiểm xã hội.

Việc làm này sẽ giúp đảm bảo toàn bộ quá trình đã đóng bảo hiểm xã hội của người lao động không bị ảnh hưởng.

Trên đây là những hướng dẫn xử lý khi không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội. Nếu còn vấn đề vướng mắc liên quan đến các thủ tục bảo hiểm xã hội, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ tư vấn chi tiết. Để biết thêm nhiều thông tin khác, bạn đọc có thể tham khảo cách tra cứu bảo hiểm xã hội tại đây.