Pháp lý doanh nghiệp 
Việc đóng bảo hiểm xã hội bị trùng là lý do khiến rất nhiều người lao động không được giải quyết chế độ bảo hiểm sau khi nghỉ việc. Vậy làm thế nào để xử lý trường hợp này để không ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm?
1. Đóng bảo hiểm xã hội bị trùng giữa các công ty, xử lý thế nào?
Về nguyên tắc, mỗi người lao động đi làm chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội. Ngay cả khi làm việc cho nhiều người sử dụng lao động cùng lúc, người lao động cũng chỉ tiến hành chỉ đóng bảo hiểm xã hội theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên (căn cứ khoản 4 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội).
Trường hợp đóng bảo hiểm xã hội bị trùng phải thực hiện thủ tục giảm trùng bằng cách gộp các sổ BHXH (theo khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017).
Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục gộp các sổ bảo hiểm xã hội do đóng trùng có thể được thực hiện thông qua doanh nghiệp nơi người lao động đang làm việc hoặc người lao động tự mình thực hiện thủ tục.
Khi thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH do đóng trùng, người lao động sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đóng trùng.
Số tiền hoàn trả cho người lao động | = | Tiền đóng quỹ hưu trí tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp của người lao động | + | Tiền đóng BHXH, BHTN thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động |
(Số tiền hoàn trả không bao gồm tiền lãi)
Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống sẽ thực hiện hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng cho người lao động.
2. Đến đâu để gộp các sổ bảo hiểm xã hội bị đóng trùng?
Theo điểm e khoản 3.1 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng cho người lao động.
Do đó, để được giải quyết thủ tục gộp sổ do đóng bảo hiểm xã hội bị trùng cần đến một trong 02 địa chỉ sau:
- Cơ quan BHXH chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp mà người lao động đang làm việc.
- Cơ quan BHXH nơi người lao động đang sinh sống.
3. Thủ tục gộp sổ do đóng bảo hiểm xã hội bị trùng
Theo hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH và Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội do đóng trùng được thực hiện nhau sau:
* Trường hợp đang làm việc cho doanh nghiệp:
- Người thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH: Người sử dụng lao động.
- Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan BHXH nơi đang đóng bảo hiểm.
- Thủ tục gộp sổ được thực hiện theo 03 bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Phương thức nộp hồ sơ: Trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc dịch vụ I-VAN.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
- Tất cả các sổ BHXH bị đóng trùng của người lao động.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả đã giải quyết.
Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả kết quả bao gồm:
- Sổ BHXH sau khi gộp.
- Tiền BHXH được hoàn trả do đóng trùng.
- Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
* Trường hợp không thuộc quản lý của doanh nghiệp:
- Người thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH: Người lao động.
- Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan BHXH nơi người lao động đang cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
- Thủ tục gộp sổ được thực hiện theo 03 bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Phương thức nộp hồ sơ: Trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc dịch vụ I-VAN.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
- Tất cả các sổ BHXH bị đóng trùng của người lao động.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Người lao động đến nhận kết quả đã giải quyết.
Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả kết quả bao gồm:
- Sổ BHXH sau khi gộp.
- Tiền BHXH được hoàn trả do đóng trùng.
- Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
4. Không gộp sổ khi đóng bảo hiểm bị trùng gặp bất lợi gì?
Khi đóng bảo hiểm xã hội bị trùng mà không gộp các sổ BHXH trùng nhau, người lao động sẽ bị gặp một số bất lợi sau đây:
- Bị từ chối giải quyết hưởng trợ cấp thất nghiệp khi nghỉ việc.
Nếu không gộp sổ BHXH nhanh chóng, người lao động sẽ mất đi cơ hội được giải quyết trợ cấp thất nghiệp. Bởi theo Điều 46 Luật Việc làm, người lao động chỉ có thời gian 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động để nộp hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp.
- Bị trả lại hồ sơ đề nghị hưởng BHXH 1 lần.
- Bị trả lại hồ sơ đề nghị hưởng lương hưu dù đã đủ tuổi và đủ số năm đóng bảo hiểm tối thiểu để hưởng lương hưu.
Trên đây là hướng giải quyết khi đóng bảo hiểm xã hội bị trùng. Nếu gặp khó khăn trong việc xử lý, bạn đọc gọi ngay đến tổng đài 19006192 để được tư vấn chi tiết.
