Pháp lý doanh nghiệp 
Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là căn cứ để giải quyết nhiều chế độ cho người lao động. Do đó, khi có thông tin trên sổ BHXH bị thay đổi, người lao động cần tiến hành các thủ tục điều chỉnh để đảm bảo được giải quyết các quyền lợi về BHXH.
Thay đổi thông tin cá nhân có phải điều chỉnh sổ BHXH?
Căn cứ Quyết định 1035/QĐ-BHXH quy định về mẫu sổ BHXH, mỗi người tham gia được cấp và bảo quản một sổ BHXH duy nhất.
Cũng theo Quyết định này, sổ BHXH được cấp sẽ biểu thị các thông tin cá nhân của người lao động, bao gồm:
- Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người tham gia.
- Ngày, tháng, năm sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người tham gia. Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh thì chỉ ghi năm sinh hoặc không xác định được ngày sinh thì chỉ ghi tháng sinh, năm sinh.
- Giới tính: Ghi Nam (hoặc Nữ).
- Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người tham gia.
- Số chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ căn cước: Ghi số trên chứng minh nhân dân của người tham gia. Trường hợp người tham gia vừa có chứng minh nhân dân (CMND), hộ chiếu, thẻ căn cước công dân (CCCD) thì ghi theo thứ tự ưu tiên chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.
Theo đó, khi có thay đổi về một hoặc một số các thông tin trên, người lao động cần tiến hành thủ tục điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác khi đối chiếu thông tin cá nhân của người lao động với nội dung trên sổ.
Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã quy định cụ thể các trường hợp thay đổi thông tin cá nhân cần đổi sổ BHXH là khi có thay đổi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; sai giới tính, quốc tịch.
Trong khi đó, với trường hợp điều chỉnh số CMND/hộ chiếu/CCCD, người lao động chỉ cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin để cơ quan BHXH cập nhật, điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu.
Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH mới nhất
Căn cứ Quyết định 222/QĐ-BHXH ban hành ngày 25/2/2021, việc điều chỉnh các thông tin trên sổ BHXH được thực hiện như sau:
* Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch:
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
Người lao động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
+ Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ CCCD/CMND/hộ chiếu.
- Nơi nộp:
+ Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
+ Người tham gia BHXH tự nguyện: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
Đơn vị sử dụng lao động và các Đại lý thu phải chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:
+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Sau đó người sử dụng lao động và Đại lý thu phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh/huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
- Thủ tục thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động hoặc Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH (tùy trường hợp).
+ Người lao động: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
Trường hợp giao dịch điện tử: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
+ Người sử dụng lao động/Đại lý thu: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử.
Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Nhận sổ BHXH.
- Lệ phí: Không mất phí.
* Trường hợp điều chỉnh số CMND/hộ chiếu/CCCD:
Người lao động chỉ cần lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) và nộp cho cơ quan BHXH để cơ quan tự động cập nhật và điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu.
Trên đây là hướng dẫn về thủ tục điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội mới nhất. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ: 1900 6192 để được hỗ trợ.
>> Hướng dẫn cách tra cứu bảo hiểm xã hội nhanh và chuẩn xác nhất
