Công văn 4388/BHXH-CĐCS của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng lương hưu trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện quy định của Luật bảo hiểm xã hội về việc chuyển nơi hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) đến nơi ở khác trong nước, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH bắt buộc kèm theo Quyết định số 815/QĐ-BHXH ngày 6/6/2007, trong đó có quy định về thủ tục hồ sơ và trách nhiệm thực hiện việc di chuyển hồ sơ đến nơi cư trú khác để hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có vướng mắc, Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn thêm để Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện như sau:

1. Về thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đến nơi cư trú ở tỉnh, thành phố khác:

1.1. Trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đi:

a. Đối với trường hợp người lao động bắt đầu hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng:

- Lập đầy đủ hồ sơ di chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đối với người lao động đến nơi cư trú ở tỉnh khác theo khoản 1 Điều 20 Quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH bắt buộc kèm theo Quyết định số 815/QĐ-BHXH ngày 6/6/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Ghi vào sổ theo dõi hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng di chuyển đến nơi cư trú ở tỉnh, thành phố khác (mẫu đính kèm) và yêu cầu người nhận hồ sơ di chuyển ký nhận.

- Thực hiện việc niêm phong hồ sơ di chuyển và giao cho người lao động (nếu có) hoặc giao cho người nhận hồ sơ di chuyển để giao cho người lao động.

b. Đối với trường hợp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng:

- Tiếp nhận đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ đối tượng (người di chuyển có thể nộp đơn trực tiếp cho BHXH tỉnh, thành phố hoặc qua BHXH cấp huyện) để giải quyết hoặc ghi phiếu hẹn nhận lại hồ sơ trong thời hạn pháp luật BHXH quy định.

- Kiểm tra toàn bộ hồ sơ đang lưu trữ, nếu hồ sơ đúng và đầy đủ theo quy định thì lập thủ tục hồ sơ theo khoản 2 Điều 20 Quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH bắt buộc ban hành kèm theo Quyết định số 815/QĐ-BHXH ngày 6/6/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Trường hợp phát hiện trong hồ sơ có sai sót về chế độ, chính sách theo quy định mà không thuộc thẩm quyền của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố được điều chỉnh, thì báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt nam (Ban Chế độ chính sách) bằng văn bản kèm theo hồ sơ bản phôtô; trường hợp sau khi thực hiện bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn tại công văn số 2271/BHXH-TTLT ngày 18/7/2003 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam mà hồ sơ vẫn không có hoặc thiếu theo quy định, thì báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt nam (Trung tâm Lưu trữ), đồng thời có văn bản trả lời để đối tượng biết về tình hình hồ sơ có sai sót hoặc thiếu chưa thực hiện di chuyển được. Sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố thực hiện điều chỉnh, lập thủ tục di chuyển theo quy định (hồ sơ di chuyển gồm cả công văn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam);

 - Phôtô đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của đối tượng để đưa vào hồ sơ di chuyển.

- Ghi vào sổ theo dõi hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng di chuyển đi tỉnh, thành phố khác (mẫu đính kèm) và yêu cầu người nhận hồ sơ kiểm tra, ký nhận;

- Thực hiện niêm phong hồ sơ và giao hồ sơ cho đối tượng trực tiếp mang theo. Nếu đối tượng không muốn nhận hồ sơ trực tiếp mang theo thì hồ sơ gửi đảm bảo theo đường công vụ.

Trường hợp vì lý do sức khoẻ hoặc khó khăn trong việc đi lại để làm thủ tục di chuyển thì đối tượng làm đơn (mẫu số 01-HSD kèm theo) gửi qua đường bưu điện. Sau khi nhận được đơn của đối tượng, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố thực hiện lập hồ sơ như nêu trên, niêm phong toàn bộ hồ sơ và gửi đảm bảo theo đường công vụ (hồ sơ di chuyển của những đối tượng này, mẫu đơn 16-HSB được thay thể bằng mẫu đơn số 01-HSD).

Riêng đối với trường hợp thân nhân hưởng trợ cấp tuất hàng tháng di chuyển mà trong hồ sơ đang hưởng còn có thân nhân khác không di chuyển thì thủ tục thực hiện như quy định trên, nhưng hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng di chuyển đi là bản sao hồ sơ do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đi chứng thực.

- Lưu giữ đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, đồng thời thực hiện sao lưu dữ liệu về đối tượng di chuyển trên máy tính để làm căn cứ giải quyết trong trường hợp hồ sơ di chuyển bị mất.

Riêng đối tượng hưởng chế độ BHXH trước 01/01/1995 di chuyển thì sao lục toàn bộ hồ sơ để lưu trữ cùng đơn;

- Hàng quý, lập báo cáo đối tượng chuyển đi (mẫu số 06-HSD kèm theo) gửi Bảo hiểm xã hội Việt nam (Ban chế độ chính sách) trước ngày 10 tháng đầu của quý sau.

Ngoài nội dung nêu tại tiết a và tiết b trên, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố có trách nhiệm làm văn bản xác nhận việc không thống nhất về họ, tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh giữa hồ sơ hưởng BHXH và hồ sơ tư pháp (hộ khẩu, chứng minh thư), giữa các giấy tờ trong cùng hồ sơ để đưa vào hồ sơ di chuyển làm căn cứ cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đến tiếp tục theo dõi và quản lý.

Để tạo thuận lợi cho đối tượng, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố bố trí, sắp xếp để giải quyết xong thủ tục di chuyển trong ngày làm việc đối với các trường hợp hồ sơ đảm bảo đầy đủ, đúng quy định.

1.2. Trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đến:

- Tiếp nhận hồ sơ của người chuyển đến hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng (nếu hồ sơ chuyển theo đường công vụ thì căn cứ địa chỉ nơi cư trú ghi trong đơn để thông báo cho đối tượng); kiểm tra các loại giấy tờ trong hồ sơ theo bảng kê, nếu đúng và đầy đủ theo quy định thì thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH; nếu phát hiện có sai về mức hưởng thì tiếp nhận hồ sơ và thực hiện chi trả chế độ theo giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH, nếu sai về chế độ hưởng thì tiếp nhận hồ sơ và chưa thực hiện chi trả chế độ. Đồng thời gửi ngay công văn báo cáo kèm theo bản sao hồ sơ về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Chế độ chính sách) đối với các trường hợp sai sót nêu trên. Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố căn cứ văn bản trả lời của Bảo hiểm xã hội Việt nam để thực hiện, đồng thời thông báo cho đối tượng biết.

 Trường hợp hồ sơ bị mất niêm phong thì lập biên bản (có ký xác nhận của đối tượng) hoặc hồ sơ thiếu so với quy định thì vẫn tiếp nhận hồ sơ và chưa thực hiện chi trả, đồng thời có công văn (hồ sơ bị mất niêm phong thì kèm theo biên bản, bản sao lục hồ sơ) gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đi để phối hợp giải quyết.

Trường hợp nếu xác định có dấu hiệu là hồ sơ giả thì tiếp nhận hồ sơ và chưa thực hiện thủ tục chi trả; đồng thời liên hệ ngay với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi giới thiệu chuyển đi để xác minh. Nếu đúng đối tượng có chuyển đi và nội dung trong hồ sơ phù hợp thì thực hiện chi trả. Nếu không có đối tượng chuyển đi thì báo cáo cơ quan công an để thẩm tra, xác minh và xử lý theo quy định của pháp luật;

- Thu hồi "thẻ bảo hiểm y tế" đối với đối tượng đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng chuyển đến (nếu thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm y tế bắt buộc);

- Thực hiện việc cấp "thẻ bảo hiểm y tế" theo quy định (nếu thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm y tế bắt buộc) và cấp "Giấy chứng nhận trợ cấp tử tuất" cho đối tượng là thân nhân hưởng trợ cấp tuất hàng tháng di chuyển mà không có "Giấy chứng nhận trợ cấp tử tuất" do còn có thân nhân khác không di chuyển.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định;

- Hàng quý, lập báo cáo đối tượng chuyển đến (mẫu số 07-HSD kèm theo) gửi Bảo hiểm xã hội Việt nam (Ban chế độ chính sách) trước ngày 10 tháng đầu của quý sau.

* Để đảm bảo an toàn cho việc giao, nhận hồ sơ di chuyển, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố hướng dẫn đối tượng di chuyển khi đến nhận và nộp hồ sơ di chuyển cho cơ quan Bảo hiểm xã hội phải xuất trình chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh hợp lệ để kiểm tra, đối chiếu.

2. Về thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng trong tỉnh, thành phố:

Sau khi tiếp nhận đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của đối tượng, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố thực hiện giải quyết và quản lý đối tượng, chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH theo hướng dẫn tại quy định quản lý, chi trả các chế độ BHXH bắt buộc ban hành kèm theo Quyết định số 845/QĐ-BHXH ngày 18/6/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3. Về thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng BHXH đối với đối tượng tạm trú:

Đối với đối tượng đang hưởng BHXH tại nơi tạm trú theo hướng dẫn tại công văn số 683/BHXH-BC ngày 22/3/2004 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam được thực hiện như sau:

3.1. Trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi đang chi trả BHXH:

Căn cứ danh sách đang quản lý, thông báo cho đối tượng đang tạm trú hưởng BHXH tại địa phương (mẫu số 02-HSD kèm theo) để biết và làm đơn di chuyển hồ sơ hưởng chế độ BHXH (mẫu số 03-HSD kèm theo) hoặc trở về hưởng BHXH tại nơi đang quản lý hồ sơ BHXH và thực hiện theo hướng dẫn sau:

3.1.1. Đối với đối tượng di chuyển hồ sơ đến nơi đang tạm trú:

- Tiếp nhận đơn di chuyển hồ sơ hưởng BHXH của đối tượng tạm trú trong tỉnh (do đối tượng hoặc Bảo hiểm xã hội cấp huyện chuyển đến); lập danh sách đề nghị chuyển hồ sơ hưởng chế độ BHXH của đối tượng tạm trú, gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi đang quản lý hồ sơ hưu trí của đối tượng này (mẫu số 04-HSD kèm theo) cùng với đơn đề nghị di chuyển của đối tượng (mẫu số 03-HSD);

- Nhận hồ sơ do Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố đang lưu trữ chuyển đến để thực hiện quản lý, chi trả và lưu trữ như đối tượng chuyển đến khác. Trường hợp nếu có phụ cấp khu vực thì thực hiện điều chỉnh như đối tượng di chuyển sau ngày 01/01/2007 (hướng dẫn tại công văn số 3527/BHXH-CĐCS ngày 21/9/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam).

Về trường hợp hồ sơ có sai sót, thiếu thì thực hiện như hướng dẫn tại điểm 1.2 khoản 1 nêu trên.

3.1.2. Đối với đối tượng không di chuyển hồ sơ đến nơi đang tạm trú:

- Chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hạn cuối cùng đến hết tháng 3/2008;

- Lập danh sách đối tượng đang hưởng chế độ BHXH tại nơi tạm trú nhưng không di chuyển hồ sơ (mẫu số 05-HSD kèm theo) cùng với giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu C77-HD) của từng người, gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố đang quản lý hồ sơ để thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH theo quy định.

Trong thời gian chưa hoàn tất việc di chuyển (trước ngày 1/4/2008), việc thực hiện điều chỉnh lương hưu, trợ cấp BHXH, giải quyết chế độ tử tuất và giải quyết trở về hưởng BHXH tại nơi quản lý hồ sơ đối với đối tượng tạm trú vẫn thực hiện như quy định tại công văn số 683/BHXH-BC ngày 22/3/2004.

3.2. Trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi đang quản lý hồ sơ BHXH:

3.2.1. Đối với đối tượng di chuyển hồ sơ đến nơi đang tạm trú:

Căn cứ "Danh sách đề nghị chuyển hồ sơ hưởng chế độ BHXH của đối tượng tạm trú " (mẫu số 04-HSD) do Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố đang chi trả chuyển đến, thực hiện kiểm tra toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ; viết giấy giới thiệu di chuyển (mẫu 17-HSB); niêm phong toàn bộ hồ sơ và gửi đảm bảo theo đường công vụ.

Việc hoàn thiện hồ sơ và quản lý, lưu giữ hồ sơ chuyển đi đối với đối tượng này được thực hiện như hướng dẫn tại tiết b khoản 1.1 điểm 1 nêu trên.

3.2.2. Đối với đối tượng không di chuyển hồ sơ đến nơi đang tạm trú:

 Căn cứ "Danh sách đối tượng đang hưởng chế độ BHXH tại nơi tạm trú nhưng không di chuyển hồ sơ" (mẫu số 05-HSD) do Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố đang chi trả chuyển đến để lập danh sách chi trả BHXH theo quy định (trường hợp thuộc đối tượng hưởng BHXH trước 01/01/2007 có phụ cấp khu vực thì giữ nguyên như đang hưởng) và thực hiện tổng hợp báo cáo tăng, giảm đối tượng theo quy định.

Ngoài trách nhiệm nêu tại điểm 3.1 và điểm 3.2 trên, chậm nhất cuối tháng 6/2008, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện giải quyết đối tượng tạm trú (gồm cả di chuyển và trở lại hưởng BHXH) về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Chi bảo hiểm xã hội).

* *

*

Công văn này thay thế công văn số 1318/BHXH ngày 27/12/1996, công văn số 445/BHXH ngày 23/5/1997 và công văn số 683/BHXH-BC ngày 22/3/2004 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Để thực hiện tốt việc giải quyết, quản lý hồ sơ di chuyển hưởng BHXH, và đảm bảo quản lý chi trả chế độ được đầy đủ, kịp thời đối với đối tượng chuyển nơi hưởng BHXH đến nơi ở khác trong nước, đề nghị Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố căn cứ vào những nội dung hướng dẫn tại công văn này, tổ chức triển khai thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét giải quyết.