Công văn 1813/BHXH-BC của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng qua hệ thống bưu điện

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để triển khai thực hiện chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng qua hệ thống Bưu điện theo chỉ đạo của Chính phủ tại Công văn số 3069/VPCP-KTTH ngày 17/4/2013, sau khi thống nhất với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là BHXH các tỉnh) quy trình quản lý người hưởng, tổ chức chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện như sau:

I. Nội dung, phạm vi dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt qua hệ thống Bưu điện

1. Nội dung dịch vụ

a) Tổ chức chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt cho người hưởng theo danh sách của cơ quan BHXH chuyển sang.

b) Quản lý người hưởng nhận các chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt; người hưởng nhận tiền qua tài khoản cá nhân (tài khoản thẻ ATM) theo quy định của BHXH Việt Nam.

c) Phản ánh kịp thời những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của người hưởng với Cơ quan BHXH.

2. Phạm vi thực hiện

Bưu điện tỉnh cung cấp dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng trên địa bàn tỉnh.

II. Yêu cầu về dịch vụ do cơ quan Bưu điện cung cấp

1. Tổ chức mạng lưới chi trả, quản lý người hưởng đến tận xã, phường, thị trấn, phù hợp với điều kiện của từng địa phương. Điểm chi trả mới về cự ly không được xa hơn các điểm chi trả trước đây do cơ quan BHXH thực hiện.

2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác chi trả và quản lý người hưởng phải đảm bảo thuận tiện, an toàn, có nhà, có bàn ghế phục vụ người hưởng, có phương tiện vận chuyển tiền, có trang thiết bị, công cụ bảo quản tiền mặt đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển và chi trả.

3. Đảm bảo đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác chi trả có đủ phẩm chất, trình độ, năng lực và kinh nghiệm trong thực hiện nhiệm vụ.

4. Việc chi trả phải đảm bảo kịp thời, đúng thời gian qui định của cơ quan BHXH, đúng người hưởng, đúng số tiền theo danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang, không được gây phiền hà cho người hưởng.

5. Thực hiện qui trình chi trả, thanh quyết toán số tiền đã chi trả, quản lý người hưởng theo đúng qui định của BHXH Việt Nam, phương án đã được BHXH Việt Nam phê duyệt và Hợp đồng đã ký giữa BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh.

6. Nếu để xảy ra mất tiền trong quá trình tổ chức thực hiện chi trả do bất kỳ nguyên nhân nào, chi trả không đúng người hưởng, không đúng thời gian qui định, không đúng số tiền theo danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang thì phải thu hồi, bồi hoàn ngay cho người hưởng hoặc cho cơ quan BHXH khi xảy ra vi phạm hoặc khi cơ quan thanh tra, kiểm tra phát hiện ra.

7. Quản lý người hưởng chặt chẽ, báo giảm kịp thời. Trường hợp không quản lý chặt chẽ người hưởng dẫn đến chi trả sai, phải chịu trách nhiệm thu hồi và bồi hoàn ngay cho cơ quan BHXH.

III. Quy trình nghiệp vụ

1. BHXH tỉnh ký Hợp đồng quản lý người hưởng, chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH trên địa bàn tỉnh với Bưu điện tỉnh theo hợp đồng mẫu (gửi kèm theo văn bản này) trên cơ sở Phương án đã được duyệt và các qui định tại Quyết định số 488/QĐ-BHXH ngày 23/5/2012 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành Quy định quản lý, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

2. BHXH tỉnh căn cứ vào phương án đã được duyệt, Hợp đồng đã ký để ra Quyết định giao nhiệm vụ cho BHXH huyện triển khai thực hiện phương án tổ chức chi trả qua hệ thống bưu điện trên địa bàn, hướng dẫn BHXH huyện thực hiện chi trả, thanh quyết toán theo quy trình sau:

a) Hàng tháng, BHXH huyện chuyển danh sách chi trả các chế độ BHXH trong tháng chi tiết đến từng xã, phường, tổ chi trả (mẫu số C72a-HD hoặc C72c-HD, C72b-HD), danh sách người hưởng phải khấu trừ tiền lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 32-CBH) và danh sách người hưởng trợ cấp một lần khi nghỉ hưu (mẫu số 37-CBH) được Giám đốc cơ quan BHXH ký, đóng dấu cho Bưu điện huyện trước thời gian chi trả 05 ngày. Khi chuyển danh sách phải có biên bản giao nhận kèm theo.

b) Bưu điện huyện căn cứ vào danh sách chi trả các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số C72a-HD hoặc C72c-HD, C72b-HD) để lập giấy đề nghị tạm ứng chi trả chế độ BHXH (mẫu số C73-HD), gửi BHXH huyện để tạm ứng tiền chi trả kịp thời, đầy đủ cho người hưởng, trước thời gian chi trả 04 ngày.

c) BHXH huyện căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của Bưu điện huyện để xem xét, chuyển tiền vào tài khoản của Bưu điện huyện mở tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trước thời gian chi trả 03 ngày. Đồng thời, thông báo bằng văn bản cho Bưu điện huyện biết về việc chuyển tiền; khi nhận được tiền, Bưu điện huyện thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH huyện biết.

d) Tổ chức chi trả

- Bưu điện huyện có trách nhiệm chuyển tiền, danh sách đến các điểm chi trả để chi trả cho người hưởng đúng thời gian quy định, đúng đối tượng, đúng số tiền và phải đảm bảo an toàn tiền mặt trong quá trình vận chuyển và chi trả.

- Khi chi trả thực hiện kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh, giấy lĩnh thay lương hưu và trợ cấp BHXH (đối với người hưởng đang cư trú tại Việt Nam không trực tiếp nhận tiền phải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú; đối với người hưởng đang cư trú ở nước ngoài không trực tiếp nhận tiền phải có xác nhận của Đại sứ quán Việt Nam hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước người hưởng đang cư trú xác nhận đang cư trú hợp pháp ở nước sở tại) hoặc giấy giám hộ (đối với người giám hộ), hướng dẫn người hưởng ký tên vào danh sách (mẫu số C72a-HD hoặc C72b-HD, C72c-HD, mẫu số 32-CBH, 37-CBH). Lưu giữ giấy lĩnh thay lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số 18-CBH) trong quá trình chi trả cho đến kỳ nhận cuối của giấy lĩnh thay, nộp cùng danh sách (mẫu số C72a-HD hoặc C72b-HD, C72c-HD) cho BHXH huyện.

- Đối với trường hợp người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ốm nặng, già yếu đang có mặt tại địa phương nơi quản lý chi trả không có khả năng đi đến nhận lương hưu và trợ cấp BHXH tại điểm chi trả và cũng không có khả năng đi làm thủ tục ủy quyền cho người khác lĩnh thay thì người hưởng hoặc thân nhân người hưởng phải thông báo cho Bưu điện huyện biết để chi trả tận nơi cho người hưởng.

- Trong thời gian 08 ngày kể từ ngày tạm ứng tiền, Bưu điện huyện phải thực hiện chi trả xong lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người hưởng và xong trước ngày 10 hàng tháng.

e) Thanh quyết toán

- Bưu điện huyện tổng hợp thanh toán chi trả các chế độ BHXH của toàn huyện theo bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu số 74-HD) đối chiếu với danh sách chi trả đã có ký nhận của người hưởng (mẫu số C72a-HD, C72b-HD, C72c-HD), danh sách lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của người đang chịu trách nhiệm thi hành án dân sự (mẫu số 32- CBH), danh sách người hưởng trợ cấp một lần khi nghỉ hưu (mẫu số 37-CBH) và thực hiện quyết toán số tiền chi trả với BHXH huyện trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chi trả.

- Khi quyết toán phải lập biên bản, Bưu điện huyện chuyển danh sách (mẫu số C72a-HD hoặc C72b-HD, C72c-HD) và danh sách (mẫu số 32-CBH, 37-CBH) đã có chữ ký của người lĩnh tiền cho BHXH huyện. Đồng thời, chuyển trả BHXH huyện số tiền đã tạm ứng nhưng chưa chi hết (nếu có).

- Hàng tháng, Bưu điện huyện lập 03 bản (mẫu số C74-HD) gửi BHXH huyện để xác nhận, sau đó: Gửi Bưu điện tỉnh 01 bản đã có xác nhận của BHXH huyện để tổng hợp gửi BHXH tỉnh làm căn cứ thanh toán phí dịch vụ; 01 bản gửi BHXH huyện; 01 bản lưu tại Bưu điện huyện.

g) Bưu điện huyện căn cứ vào địa bàn chi trả của từng xã, phường, thị trấn và hướng dẫn của BHXH huyện để lập bảng đăng ký các tổ chi trả chuyển BHXH huyện. Khi có thay đổi liên quan đến tổ chi trả phải báo kịp thời cho BHXH huyện.

3. Nhiệm vụ quản lý người hưởng

a) Hàng tháng, tại các điểm chi trả Bưu điện huyện phải niêm yết công khai: Danh sách người hưởng tăng, giảm, các quy trình, thủ tục, hồ sơ, các chế độ, chính sách mới ban hành có liên quan đến người hưởng.

b) Bưu điện huyện tiếp nhận thông báo tạm dừng in danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 14a-CBH), thông báo tiếp tục hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 14b-CBH) từ BHXH huyện để chuyển cho người hưởng chậm nhất trong thời gian 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.

c) Trường hợp người hưởng thay đổi nơi lĩnh chế độ BHXH hàng tháng từ huyện này sang huyện khác trong địa bàn tỉnh: Cán bộ, nhân viên chi trả tiếp nhận và xác nhận vào giấy đề nghị thay đổi nơi lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH của người hưởng (mẫu số 20-CBH) gửi Bưu điện huyện để chuyển BHXH huyện. Trường hợp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng có hưởng phụ cấp khu vực chuyển sang nơi cư trú mới thuộc địa bàn có phụ cấp khu vực thì ngoài giấy đề nghị (mẫu số 20-CBH) phải gửi kèm theo 01 bản phô tô sổ hộ khẩu đồng thời xuất trình sổ hộ khẩu (bản chính) để kiểm tra, đối chiếu; Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể thời gian Bưu điện huyện phải gửi giấy đề nghị (mẫu số 20-CBH) đến BHXH huyện.

Bưu điện huyện tiếp nhận giấy giới thiệu trả lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số C77-HD) do BHXH huyện chuyển đến để chuyển cho người hưởng trong thời gian 5 ngày kể từ ngày nhận được giấy giới thiệu.

d) Quản lý người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản thẻ ATM

Đầu năm, BHXH huyện chuyển danh sách xác nhận người hưởng chế độ BHXH hàng tháng qua tài khoản thẻ ATM (mẫu số 24a-CBH), hàng tháng chuyển danh sách báo tăng hưởng các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 11-CBH); danh sách điều chỉnh hưởng các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 12-CBH); danh sách báo giảm hưởng các chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 13-CBH) của người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH qua tài khoản thẻ ATM cho Bưu điện huyện để theo dõi, quản lý người hưởng.

Tháng 5 và tháng 11 hàng năm, BHXH huyện chuyển danh sách (mẫu số 24a-CBH) cho Bưu điện huyện để lấy chữ ký của người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản ATM. Bưu điện huyện căn cứ vào danh sách (mẫu số 24a-CBH) để thông báo cho người hưởng về địa điểm, khoảng thời gian ký xác nhận và tổ chức lấy chữ ký của người hưởng tại các điểm chi trả. Đối với người hưởng ốm nặng, già yếu không đi lại được đang có mặt tại địa phương thì người hưởng hoặc thân nhân của người hưởng phải thông báo cho Bưu điện huyện biết để đến gặp trực tiếp lấy chữ ký hoặc điểm chỉ của người hưởng trước ngày 20 tháng 5 và trước ngày 20 tháng 11, đồng thời phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của chữ ký hoặc điểm chỉ và phải bồi hoàn kịp thời cho cơ quan BHXH những thiệt hại do việc lấy chữ ký hoặc điểm chỉ không đúng người. Bưu điện huyện chuyển danh sách (mẫu số 24a-CBH) đã có chữ ký của người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản ATM cho BHXH huyện trước ngày 25 tháng 5 và trước ngày 25 tháng 11.

e) Đầu tháng 9 hàng năm, BHXH huyện chuyển danh sách người hết hạn hưởng tuất hàng tháng đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi của năm tiếp theo (mẫu số 25-CBH) cho Bưu điện huyện để thông báo cho người hưởng lấy xác nhận đang đi học của nhà trường.

Cán bộ Bưu điện làm nhiệm vụ chi trả tại các điểm chi trả có trách nhiệm tiếp nhận giấy xác nhận đang đi học (mẫu số 22-CBH) có xác nhận của nhà trường đối với trường hợp người hưởng trợ cấp tuất hàng tháng đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi còn đi học, gửi Bưu điện huyện để chuyển BHXH huyện trong tháng 9 hàng năm.

g) Hàng tháng, Bưu điện huyện lập danh sách báo giảm hưởng chế độ BHXH hàng tháng theo (mẫu số 9a-CBH) đối với các trường hợp: Người hưởng chết; người hưởng 6 tháng liên tục không lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH; người hưởng chuyển tổ chi trả trong cùng xã; người hưởng lĩnh chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt chuyển sang lĩnh bằng thẻ ATM và ngược lại; thay đổi nơi lĩnh chế độ BHXH hàng tháng qua tài khoản ATM trong địa bàn tỉnh và trường hợp người đang chấp hành hình phạt tù không hưởng án treo; người hưởng xuất cảnh trái phép; người hưởng bị tòa án tuyên bố mất tích gửi BHXH huyện cùng giấy đề nghị thay đổi nơi lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số 20-CBH). Giám đốc BHXH tỉnh quy định cụ thể thời gian Bưu điện huyện phải gửi danh sách (mẫu số 9a-CBH) đến BHXH huyện.

h) Bưu điện huyện có trách nhiệm thu hồi kịp thời các khoản tiền chi sai, chi vượt cho người hưởng do Bưu điện báo giảm chậm theo qui định, nộp trả BHXH huyện trong thời gian 02 ngày kể từ ngày phát hiện ra.

i) Khi có vướng mắc liên quan đến chế độ, chính sách của người hưởng mà Bưu điện không thể giải quyết thì phải báo cáo hoặc kiến nghị ngay với cơ quan BHXH để kịp thời giải quyết, không để ách tắc, chậm trễ.

k) BHXH huyện có trách nhiệm chuyển đầy đủ các mẫu, biểu theo quy định cho Bưu điện huyện để cung cấp miễn phí cho người hưởng khi có nhu cầu.

l) BHXH huyện chuyển thẻ BHYT của người hưởng cho Bưu điện huyện, Bưu điện huyện có trách nhiệm chuyển cho người hưởng trong thời gian 3 ngày kể từ ngày nhận được thẻ BHYT; Bưu điện huyện nhận thẻ BHYT của người hưởng có yêu cầu đổi tại các điểm chi trả để chuyển BHXH huyện trong thời gian 3 ngày kể từ ngày nhận được thẻ; thực hiện rà soát thẻ BHYT theo yêu cầu của cơ quan BHXH. Khi chuyển thẻ BHYT hai bên phải lập Biên bản giao nhận.

m) Bưu điện huyện phối hợp với BHXH huyện để xác minh về những thông tin liên quan đến người hưởng khi có yêu cầu của cơ quan BHXH.

n) BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh phối hợp tuyên truyền, hướng dẫn người hưởng thực hiện đúng các qui định về quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH.

4. Thanh toán phí dịch vụ

a) Giao Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh cân đối trong phạm vi nguồn lệ phí chi được giao hàng năm, quyết định mức phí chi trả cho cơ quan Bưu điện hợp lý theo các quy định tại Thông tư số 134/2011/TT-BTC ngày 30/9/2011 của Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Quyết định số 04/2011/QĐ-TTg ngày 20/01/2011 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý tài chính đối với BHXH Việt Nam và hướng dẫn tại Tiết b, Điểm 4, Mục III văn bản này, đảm bảo cho cơ quan Bưu điện tổ chức chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng và quản lý đối tượng thuận lợi, đúng quy định.

b) Nội dung phí dịch vụ bao gồm:

- Chi thù lao cho cá nhân tham gia chi trả các chế độ BHXH.

- Chi công tác quản lý người hưởng trên địa bàn, gồm:

+ Người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt.

+ Người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản thẻ ATM.

- Chi hỗ trợ nước uống, chi phí thuê địa điểm chi trả, thuê lực lượng bảo vệ trong những ngày chi trả tại xã

Tổng chi phí 3 nội dung trên trong toàn tỉnh tối đa không vượt quá 50% lệ phí chi được phân bổ hàng năm.

- Chi phí vận chuyển tiền và lực lượng bảo vệ trong quá trình chuyển tiền đến các điểm chi trả tại xã, phường, thị trấn.

- Chi phí thuê công cụ kiểm đếm, bảo quản, cất giữ tiền mặt trong quá trình chi trả (máy đếm tiền, bao gói đựng tiền, két sắt).

- Phí đổi tiền rách, phí gửi tiền qua đêm tại các ngân hàng (nếu có).

- Chi phí văn phòng phẩm phục vụ sao in tài liệu (quy trình, thủ tục, chế độ, chính sách mới...) niêm yết tại các điểm chi trả.

c) Phương thức thanh toán

- Sau khi Bưu điện các huyện chi trả xong và quyết toán với cơ quan BHXH, chuyển số kinh phí chưa chi trả hết (nếu có) về cơ quan BHXH theo quy định, BHXH huyện báo cáo về BHXH tỉnh, Bưu điện huyện báo cáo về Bưu điện tỉnh.

- Căn cứ vào số tiền đã chi trả, Bưu điện tỉnh lập bảng tổng hợp số tiền đã chi trả của các huyện, tính toán chi phí chi trả và quản lý người hưởng gửi BHXH tỉnh kèm theo văn bản đề nghị thanh toán chi phí.

- BHXH tỉnh căn cứ vào hồ sơ do Bưu điện tỉnh chuyển sang, đối chiếu, kiểm tra, chuyển trả phí dịch vụ cho Bưu điện tỉnh. Thời gian chuyển tiền thanh toán phí là sau 2 ngày kể từ ngày hai bên hoàn thành quyết toán số tiền chi trả.

IV. Trách nhiệm của BHXH tỉnh

1. Tuyên truyền, phổ biến đến công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý, người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng chủ trương của Chính phủ về việc thực hiện quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện từ năm 2013 trên phạm vi toàn quốc để tạo ra sự đồng thuận cao, tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt.

2. Chỉ đạo, hướng dẫn BHXH huyện

a) Làm tốt công tác tuyên truyền, tổ chức thực hiện phương án quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt qua hệ thống Bưu điện, Hợp đồng đã ký giữa BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh.

b) Phối hợp với Bưu điện huyện tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt theo đúng quy định.

c) Hướng dẫn và cung cấp cho Bưu điện huyện những nội dung và tài liệu, hồ sơ phải niêm yết công khai tại các điểm chi trả theo quy định.

d) Kiểm tra việc thực hiện quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt của Bưu điện huyện để kịp thời phát hiện những vi phạm và có biện pháp xử lý đúng quy định trong Hợp đồng đã ký và các quy định của pháp luật.

e) Chuyển danh sách chi trả các chế độ BHXH và chuyển tiền cho Bưu điện huyện đúng thời gian quy định.

g) Phối hợp giải đáp thắc mắc và giải thích chế độ BHXH cho người hưởng.

3. Phối hợp với Bưu điện tỉnh

a) Ký Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện với Bưu điện tỉnh.

b) Tổ chức triển khai thực hiện phương án quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống Bưu điện trên địa bàn.

c) Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ chi trả, quản lý người hưởng cho đội ngũ cán bộ Bưu điện theo quy định tại Quyết định số 488/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại văn bản này.

4. Thông báo cho Bưu điện tỉnh về những thay đổi nghiệp vụ liên quan đến việc thực hiện công tác quản lý, chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho người hưởng để triên khai thực hiện.

5. Kiểm tra, hướng dẫn Bưu điện các cấp thực hiện các quy định trong Hợp đồng đã ký; xây dựng kế hoạch phối hợp với Bưu điện cùng cấp để kiểm tra việc chi trả và quản lý người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

V. Trách nhiệm của Bưu điện tỉnh

1. Phối hợp với BHXH tỉnh làm tốt công tác tuyên truyền đến người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng chủ trương của Chính phủ về việc thực hiện quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện từ năm 2013 trên phạm vi toàn quốc.

2. Ký Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện với BHXH tỉnh.

3. Chỉ đạo, hướng dẫn Bưu điện huyện

a) Tổ chức thực hiện cung ứng dịch vụ theo đúng phương án được BHXH Việt Nam phê duyệt và thỏa thuận tại Hợp đồng đã ký với BHXH tỉnh.

b) Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện để thực hiện nội dung dịch vụ cung ứng tại Hợp đồng đã ký theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

c) Dịch vụ cung cấp phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu theo quy định của Hợp đồng giữa BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh.

d) Giải đáp thắc mắc và giải thích chế độ BHXH cho người hưởng.

đ) Mở tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên địa bàn để nhận tiền do Cơ quan BHXH chuyển sang để chi trả cho người hưởng.

e) Phản ánh kịp thời những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của người hưởng với cơ quan BHXH.

4. Phối hợp BHXH tỉnh tổ chức tập huấn về nghiệp vụ chi trả, quản lý người hưởng cho đội ngũ cán bộ Bưu điện theo quy định tại Quyết định số 488/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại văn bản này.

5. Chịu trách nhiệm khi đơn vị, cá nhân trực thuộc Bưu điện tỉnh để xảy ra mất tiền trong quá trình vận chuyển và tổ chức chi trả dù bất kỳ trường hợp nào do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, chi trả không đúng người hưởng, không đúng thời gian qui định, không đúng số tiền theo danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang và phải thu hồi, bồi hoàn ngay cho người hưởng hoặc cơ quan BHXH khi xảy ra vi phạm hoặc cơ quan có trách nhiệm phát hiện ra. Đồng thời thông báo kịp thời cho cơ quan BHXH và Tổng công ty Bưu điện Việt Nam biết để phối hợp giải quyết, không để xảy ra khiếu kiện, gây khó khăn cho người hưởng.

6. Ngoài lệ phí do cơ quan BHXH chi trả theo Hợp đồng đã ký, không được thu bất kỳ một khoản lệ phí nào của người hưởng.

VI. Các công việc cần triển khai thực hiện

1. BHXH tỉnh báo cáo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo của Chính phủ về mở rộng việc chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng qua hệ thống bưu điện từ năm 2013 trên phạm vi toàn quốc.

2. BHXH tỉnh tổ chức quán triệt chủ trương của Chính phủ đến từng cán bộ, viên chức của Ngành.

3. BHXH tỉnh phối hợp với cơ quan Bưu điện tổ chức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng về chủ trương của Chính phủ.

4. Căn cứ vào phương án tổ chức chi trả các chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống Bưu điện tại địa bàn các tỉnh đã được BHXH Việt Nam phê duyệt, BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh tổ chức ký Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống Bưu điện theo Hợp đồng mẫu (gửi kèm văn bản này).

5. Tài liệu, hồ sơ kèm theo Hợp đồng, gồm:

a) Danh sách các điểm chi trả theo phương án đã được duyệt (theo từng địa bàn cụ thể);

b) Danh sách người hưởng tại các điểm chi trả (bao gồm cả danh sách người hưởng quá 6 tháng chưa đến nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đã tạm dừng in danh sách chi trả);

c) Danh sách người hưởng đang nhận tiền qua tài khoản thẻ ATM;

(Khi chuyển danh sách cho Bưu điện tỉnh, BHXH tỉnh lập biên bản giao nhận kèm theo).

d) Danh sách kèm theo Hợp đồng để làm cơ sở cho việc chuyển tiền và thanh quyết toán, gồm:

- Danh sách BHXH tỉnh, BHXH huyện, nơi đóng trụ sở, tên giám đốc, kế toán, số hiệu, tên tài khoản, nơi mở tài khoản; thời gian chi trả của từng huyện, từng xã, phường;

- Danh sách Bưu điện tỉnh, Bưu điện huyện, nơi đóng trụ sở, tên giám đốc, kế toán, số hiệu, tên tài khoản, nơi mở tài khoản.

6. BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh thực hiện

a) Thông báo cho người hưởng nhận chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt biết việc quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH qua hệ thống bưu điện, địa điểm nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, thời gian bắt đầu thực hiện, bằng các hình thức: Niêm yết công khai tại điểm chi trả, đài phát thanh, báo chí, truyền hình địa phương, gửi thông báo cho người hưởng.

Để việc chi trả đảm bảo kịp thời, không ảnh hưởng lớn đến người hưởng, trước mắt, điểm chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH tháng đầu chuyển sang Bưu điện thực hiện chi trả tại các điểm chi trả cũ.

b) Phối hợp đào tạo, tập huấn cho cán bộ bưu điện làm công tác chi trả: Quán triệt công tác tổ chức triển khai dịch vụ cung cấp; các quy trình nghiệp vụ quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; hướng dẫn tác nghiệp chi trả và quản lý người hưởng tại bàn chi trả (như ký thay nhận hộ); hướng dẫn xử lý các trường hợp đặc biệt, các vấn đề phát sinh trong quá trình chi trả; các nội dung liên quan khác.

c) Về tổ chi trả: Trước mắt giữ nguyên các tổ chi trả đang thực hiện. Hướng dẫn Bưu điện huyện căn cứ vào địa bàn chi trả của từng xã, phường, thị trấn lập bảng đăng ký các tổ chi trả. Khi có thay đổi liên quan đến tổ chi trả phải báo kịp thời cho BHXH huyện.

d) Công tác kiểm tra:

- Công tác chuẩn bị để thực hiện chi trả: Địa điểm, cơ sở vật chất, nhân lực phục vụ chi trả, công tác vận chuyển, bảo quản tiền, công tác an ninh tại điểm chi trả theo phương án đã được BHXH Việt Nam phê duyệt.

- BHXH tỉnh cử cán bộ tiến hành kiểm tra tại các điểm chi trả do Bưu điện thực hiện.

VII. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ hướng dẫn tại Văn bản này, BHXH tỉnh, Bưu điện tỉnh xây dựng quy trình phối hợp chi tiết từng cấp (giữa BHXH tỉnh và Bưu điện tỉnh, giữa BHXH huyện và Bưu điện huyện) để tổ chức thực hiện tốt phương án chi trả qua hệ thống bưu điện đã được BHXH Việt Nam phê duyệt.

2. BHXH các tỉnh thành lập Tổ công tác chỉ đạo, hướng dẫn chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện gồm cán bộ BHXH tỉnh, cán bộ BHXH các huyện để phối hợp với Bưu điện tỉnh trong quá trình thực hiện.

3. Định kỳ 6 tháng, BHXH tỉnh phối hợp Bưu điện tỉnh báo cáo kết quả thực hiện phương án quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua hệ thống bưu điện trên địa bàn về BHXH Việt Nam và Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam trước ngày 20 tháng 6 và trước ngày 20 tháng 12 hàng năm để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Yêu cầu BHXH các tỉnh tổ chức triển khai thực hiện nội dung hướng dẫn tại văn bản này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam để được hướng dẫn, giải quyết./.