Báo tăng, giảm lao động: 5 điều doanh nghiệp cần lưu ý

Khi thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), người sử dụng lao động phải báo với cơ quan BHXH. Đơn cử như tăng/giảm lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những quy định liên quan đến công việc này.

Khi nào phải báo tăng/giảm lao động?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Có thể kể đến một số trường hợp người sử dụng lao động phải báo tăng/giảm lao động với cơ quan BHXH như:

* Báo tăng lao động

- Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động;

- Người lao động đi làm trở lại sau thời gian nghỉ không lương 14 ngày trở lên trong tháng;

- Người lao động đi làm trở lại sau thời gian nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng;

- Người lao động hết thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động đi làm lại…

* Báo giảm lao động

- Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;

- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng;

- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

- Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…

Hồ sơ báo tăng, giảm lao động   

Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

-  Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).

Báo tăng giảm lao động: 5 điều doanh nghiệp cần lưu ý (Ảnh minh họa)

Thời hạn báo tăng, giảm lao động

* Thời hạn báo tăng bảo hiểm xã hội

Để quản lý thống nhất việc tham gia bảo hiểm của người lao động, điểm a khoản 1 Điều 90 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, trong trường hợp có tăng lao động đóng BHXH thì người sử dụng lao động phải thực hiện báo tăng với cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh.

* Thời hạn báo giảm bảo hiểm xã hội

Đối với trường hợp báo giảm BHXH, điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Đồng thời, theo điểm 10.3 mục 10 Công văn số 1734/BHXH-QLT:

Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng BHYT của tháng sau. Trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Với những quy định này thì thời hạn báo tăng/giảm lao động tham gia bảo hiểm được thực hiện mỗi tháng một lần.

Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết tăng, giảm lao động

Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính cùng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể thực hiện báo tăng, giảm bảo hiểm xã hội thông qua giao dịch điện tử.

Với các hồ sơ đã có, doanh nghiệp thực hiện kê khai trên phần mềm và chuyển tới cơ quan BHXH.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng, giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Mức phạt khi chậm báo tăng, giảm lao động

* Mức phạt khi chậm báo tăng lao động

Nếu đã ký hợp đồng lao động mà không thực hiện báo tăng lao động trong thời hạn 30 ngày thì người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt theo điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức phạt từ 02 - 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

* Mức phạt khi chậm báo giảm lao động

Tính đến thời điểm hiện tại, không có mức phạt nào cho doanh nghiệp chậm báo giảm lao động. Tuy nhiên, theo Công văn số 1734/BHXH-QLT, doanh nghiệp vẫn phải chịu một số trách nhiệm như:

- Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

- Nếu để không đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Ví dụ:

Người lao động thôi việc ngày 29/4/2020.

Nếu doanh nghiệp báo giảm vào ngày 01/5/2020 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 5/2020 và thẻ được sử dụng đến 31/5/2020.

Nếu báo giảm vào ngày 28/4/2020 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động đến tháng 4/2020 và người lao động được sử dụng thẻ BHYT đến 30/4/2020.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 5/2020 thì doanh nghiệp không được lập hồ sơ tháng 4/2020 trong các ngày còn lại của tháng 4/2020.

Trên đây là những thông tin quan trọng liên quan đến việc báo tăng, giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp nên quan tâm tới vấn đề này để tránh có tranh chấp cũng như tránh bị xử phạt.

Ngoài mức phạt nêu trên, liên quan đến quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp còn có thể bị phạt bởi các vi phạm khác. Xem chi tiết tại đây:

>> Mức phạt mới nhất với các vi phạm hành chính lĩnh vực bảo hiểm

Thùy Linh