Tiêu chuẩn TCVN ISO 22006:2013 Áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trong ngành trồng trọt

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN ISO 22006:2013

ISO 22006:2009

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008 TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT

Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop production

Lời nói đầu

TCVN ISO 22006:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 22006:2009;

TCVN ISO 22006:2013 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn để hỗ trợ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008^[1] vào hoạt động của trang trại trồng trọt.

Trong phạm vi của tiêu chuẩn này, hệ thống quản lý chất lượng là cách thức quản lý hoạt động của một trang trại. Mục đích cuối cùng của việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008^[1] trong tổ chức trang trại cần là sự kết hợp giữa cải tiến việc thực hiện, các kết quả tài chính và sự tin cậy, thỏa mãn của khách hàng. Các chủ trang trại cần tập trung vào những vấn đề thực tế và công việc để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng với những kết quả trên. Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng từ những hoạt động hiện hữu và không nên gây ra quá nhiều thủ tục giấy tờ và thiếu linh hoạt. Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ dành cho hoạt động của trang trại lớn. Hướng dẫn trong tiêu chuẩn này cũng phù hợp với hoạt động của trang trại nhỏ. Những điều chỉnh trong việc thực hiện và diễn giải tiêu chuẩn này có thể cần thiết cho hoạt động của trang trại nhỏ. Khi có các nỗ lực liên quan đến việc thực hiện TCVN ISO 9001:2008^[1] thì mục đích cuối cùng là đạt được lợi ích ròng.

Tiêu chuẩn này quy định tập hợp các hoạt động cần có; tuy nhiên, tiêu chuẩn không quy định cách thức thực hiện chúng. Việc liệt kê tất cả các tổ chức trạng thái trên một lưu đồ dòng chảy giúp xác định xem những hoạt động này có phù hợp với nhau hoặc một số khía cạnh có cần được thay đổi để làm các quá trình vận hành tốt hơn. TCVN ISO 9001^[1] và TCVN ISO 9004^[3] dựa trên tám nguyên tắc quản lý - hướng vào khách hàng, sự lãnh đạo, sự tham gia của mọi người, cách tiếp cận theo quá trình, cách tiếp cận hệ thống đối với quản lý, cải tiến liên tục, quyết định dựa trên sự kiện và mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng - tất cả những nguyên tắc này đều có thể được sử dụng để cải tiến việc thực hiện trong hoạt động của trang trại.

Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với những hệ thống quản lý khác như hệ thống liên quan đến an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không hàm ý rằng tổ chức trang trại phải áp dụng các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Mức độ phức tạp của tài liệu, hồ sơ, đào tạo, ... phụ  thuộc vào:

a) số lượng người làm việc hay tham gia vào tổ chức trang trại, cả thường xuyên và theo mùa vụ;

b) kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ;

c) mức độ phức tạp của các quá trình;

d) số lượng các quá trình riêng biệt;

e) loại hình và mức độ phức tạp của các công cụ và thiết bị sử dụng.

Một hệ thống quản lý chất lượng không dẫn đến cải tiến quá trình công việc hay chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó là một phương tiện để đạt được các mục tiêu của tổ chức trang trại.

Giản đồ của hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm được nêu trong Hình 1.

CHÚ THÍCH: TCVN ISO 9001:2008^[1] và TCVN ISO 22000:2007^[6] có thể được sử dụng để chứng nhận. Tiêu chuẩn này và TCVN 7367 (ISO 15161) không nhằm mục đích chứng nhận.

^a Các yêu cầu quy định trong TCVN ISO 22000^[6] bao gồm những yêu cầu trong kế hoạch phân tích mối nguy và điểm kiểm soát trọng yếu (HACCP).

Hình 1 - Ví dụ: hệ thống quản lý chất lượng trong chuỗi cung ứng thực phẩm

Hướng dẫn được đưa ra để làm rõ các điều của tiêu chuẩn.

Ví dụ được sử dụng khi có thể giúp hiểu rõ các yêu cầu. Việc trao đổi thông tin một cách hiệu lực và sự quen thuộc với tất cả các phần trong tổ chức trang trại có thể là tất cả những gì cần thiết.

Khi đọc TCVN ISO 9001:2008^[1], một số từ và cụm từ nhất định có ý nghĩa riêng. Giải thích của một số từ quan trọng được nêu dưới đây.

CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này từ "thích hợp" và "phù hợp" cũng được sử dụng để chỉ ra khi nào cần những quyết định này. Từ"thỏa đáng" được sử dụng để chỉ ra các hành động, các quyết định ... thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu.

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 22000 tập trung vào thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và chuỗi cung ứng liên quan, tại thời điểm công bố bao gồm:

- TCVN ISO 22000^[6] là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đối với ngành công nghiệp sản xuất và phân phối thực phẩm, được xây dựng trên cơ sở HACCP và các điều kiện tiên quyết của nó. TCVN ISO 22000 bao gồm các điểm kiểm soát trọng yếu trong các quá trình sản xuất, chế biến và phân phối thực phẩm liên quan đến an toàn thực phẩm;

- TCVN 7367 (ISO 15161^[4]), là một tài liệu hướng dẫn về việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000^[1] trong ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống;

- TCVN ISO/TS 22003^[7] là tài liệu yêu cầu đối với các tổ chức cung cấp các dịch vụ đánh giá hệ thống quản lý an toàn thực phẩm;

- TCVN ISO/TS 22004^[8] đưa ra hướng dẫn trong việc áp dụng TCVN ISO 22000:2007;

- TCVN ISO/TS 22005^[9], được dùng làm công cụ cho việc xác định nguồn gốc, có thể được phối hợp trong bối cảnh một hệ thống quản lý rộng lớn hơn (như TCVN ISO 9001:2008^[1]);

- TCVN ISO 22006 (tiêu chuẩn này), không nhằm mục đích lặp lại các yêu cầu của TCVN ISO 22000.

Tiêu chuẩn này được thiết kế để diễn giải cách thức áp dụng TCVN ISO 9001:2008^[1] trong trồng trọt (thực phẩm, thức ăn chăn nuôi và các sản phẩm trồng trọt phi thực phẩm). Tiêu chuẩn này không thiết lập bất kỳ các yêu cầu nào, cũng không bổ sung hoặc thay đổi các yêu cầu trong TCVN ISO 9001:2008^[1]. Tiêu chuẩn này đưa ra sự hỗ trợ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008^[1]. Tiêu chuẩn này bao gồm các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1] trong phần đóng khung. Các đoạn hướng dẫn cụ thể đối với hoạt động trồng trọt nông nghiệp phía dưới các yêu cầu được đóng khung không được sử dụng làm các yêu cầu, cũng không nhằm áp dụng cho tất cả mọi tổ chức trang trại. Ngoài ra, phần trợ giúp (xem ví dụ dưới đây) bao gồm hướng dẫn hoặc gợi ý được nêu khi thích hợp.

TRỢ GIÚP: Các điều của TCVN ISO 9001:2008^[1] được viết để thích ứng với một phạm vi rộng các hoạt động và quy mô của tổ chức. Phần trợ giúp được lập để giúp hiểu rõ TCVN ISO 9001:2008^[1] trong trồng trọt. Những đoạn trợ giúp này được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các điều được lựa chọn trong toàn bộ tiêu chuẩn. Các đoạn trợ giúp có thể có giá trị đặc biệt khi liên quan đến các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1] đối với sự đa dạng của các tổ chức trang trại bao gồm các hoạt động lớn, nhỏ, được cơ giới hóa hoặc lao động chuyên sâu. Các từ TRỢ GIÚP được viết hoa và in đậm để phân biệt với các nội dung khác được nêu trong tiêu chuẩn này.

Tiêu chuẩn này nhất quán với các yêu cầu của TCVN ISO 22000^[6] và TCVN ISO/TS 22005^[9]; nó không nhằm mục đích lập lại yêu cầu của các tiêu chuẩn đã được công bố trên. Tiêu chuẩn này không phải là tài liệu hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 22000^[6] hay TCVN ISO/TS 22005^[9].

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn cho người trồng trọt để hỗ trợ chuẩn bị chứng nhận hoặc tự công bố theo TCVN ISO 9001:2008^[1]. Nội dung của tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu liên quan đến chứng nhận và đăng ký. Tiêu chuẩn này không nhằm thay thế cho TCVN ISO 9004:2011^[2] mà nhằm cải tiến việc thực hiện. Việc sử dụng tiêu chuẩn này không yêu cầu sử dụng TCVN ISO 9004:2011^[2].

0.1. Khái quát

Hướng dẫn: TCVN  ISO 9001:2008^[1] quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Khi thực hiện TCVN  ISO 9001:2008^[1] và sử dụng các hướng dẫn trong tiêu chuẩn này, tổ chức nên xem xét và vận dụng thông tin thích hợp [ví dụ các yêu cầu luật định và chế định, các yêu cầu của khách hàng, các hướng dẫn được thừa nhận, các nguyên tắc và quy phạm thực hành của Ủy ban tiêu chuẩn thực phẩm (Codex) bao gồm các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn hiệp hội]

Các quá trình được sử dụng có thể bao gồm: thực hành nông nghiệp tốt (GAP) cũng như thực hành vệ sinh tốt (GHP) phù hợp với các nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của trang trại. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những thực hành thường có thể chấp nhận với sản phẩm trồng trọt cụ thể, các thể chế quốc tế, quốc gia và vùng lãnh thổ hoặc các nhu cầu cụ thể của khách hàng.

0.2. Cách tiếp cận theo quá trình

Hướng dẫn: Cách tiếp cận theo quá trình là cách tổ chức và quản lý các hoạt động để tạo ra giá trị cho khách hàng và/hoặc các bên quan tâm. Khách hàng và các bên quan tâm có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức trang trại.

Mỗi quá trình có các khách hàng và/hoặc các bên quan tâm khác nhau chịu tác động của quá trình đó và xác định đầu ra cần thiết cho nhu cầu và mong đợi của họ. Nhiều quá trình là các hoạt động của tổ chức trang trại (xem Phụ lục A) trong khi những quá trình khác đưa ra sự hỗ trợ cho các hoạt động này của tổ chức trang trại như kiểm tra và đào tạo nhân viên.

Ví dụ, trong trường hợp khách hàng mong muốn sản phẩm trồng trọt được sản xuất hữu cơ, các quá trình cụ thể để phân tích đất, lựa chọn giống cây trồng, chọn mùa thu hoạch ... có thể là một "đầu vào" của quá trình tiếp theo trong cách tiếp cận theo quá trình. Đầu vào và đầu ra dự kiến có thể hữu hình (như trang thiết bị, cơ sở vật chất) hoặc vô hình (như năng lượng hoặc thông tin). Đầu ra cũng có thể ngoài dự kiến, như chất thải hay sự ô nhiễm.

Tất cả các quá trình cần được liên kết với các mục tiêu của tổ chức trang trại và được thiết kế để gia tăng giá trị, tương xứng với phạm vi và tính phức tạp của tổ chức trang trại.

Trọng tâm của TCVN ISO 9001:2008^[1] là một mô hình khái niệm được thể hiện trong Hình 2, trong đó diễn giải hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình bao gồm các quá trình chính không thể thiếu cho sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng.

Cách tiếp cận theo quá trình cho phép lãnh đạo nhận biết các bước liên quan trong một hoạt động, đề ra chiến lược kiểm soát và thực hiện một hệ thống cải tiến liên tục. Định hướng của mỗi quá trình là sự thừa nhận các yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn những yêu cầu này. [Cách tiếp cận theo quá trình này được định hướng theo khách hàng]. Lưu ý rằng trong Hình 2 khách hàng được thể hiện cả bên trái và bên phải. Hình 2 chỉ ra những điều khách hàng muốn ở bên trái và sản phẩm trồng trọt đáp ứng các yêu cầu đó nằm bên phải.

Dòng chảy quá trình trồng trọt được thể hiện ở toàn bộ phần dưới của hình này (tạo sản phẩm). Ô này bao gồm các hoạt động khác nhau mà tổ chức trang trại cần thực hiện đối với việc trồng trọt. Các sản phẩm trồng trọt là đầu ra của tổ chức trang trại.

Ngoài ra, hình 2 chỉ ra tầm quan trọng của thông tin thu được về "sự thỏa mãn" của khách hàng (mũi tên nét đứt từ các điểm bên phải tới "đo lường, phân tích và cải tiến". Điều này và các đo lường, đánh giá khác là thiết yếu với việc thực hiện của tổ chức trang trại.

Hình 2 - Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình

Ô "trách nhiệm của lãnh đạo" nhằm giải thích vai trò của lãnh đạo trong hệ thống quản lý chất lượng. Hành động cần thiết về thông tin và dữ liệu chỉ ra hệ thống làm việc tốt hay kém thế nào và cung cấp hoặc điều chỉnh các nguồn lực cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống.

Các nguồn lực được nêu trong ô bên trái của vòng tròn. Các nguồn lực thỏa đáng giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm trồng trọt. Các nguồn lực bao gồm, ví dụ đất, nơi làm việc, thiết bị, vật liệu (đầu vào) và con người. Việc đảm bảo rằng con người được đào tạo và có năng lực để thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu của họ cũng là một phần trong cung cấp nguồn lực.

0.3. Mối quan hệ với TCVN ISO 9004^[2]

TCVN ISO 9004:2011^[2] đưa ra hướng dẫn quản lý để đạt được sự thành công bền vững cho bất kỳ tổ chức nào trong môi trường phức tạp, đòi hỏi khắt khe và luôn thay đổi. TCVN ISO 9004^[2] chú trọng nhiều tới quản lý chất lượng hơn TCVN ISO 9001^[1]; tiêu chuẩn này đề cập đến nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm và thỏa mãn những nhu cầu và mong đợi này thông qua cải tiến một cách hệ thống và liên tục việc thực hiện của tổ chức. Tuy nhiên, tiêu chuẩn không nhằm mục đích sử dụng trong chứng nhận, chế định hoặc hợp đồng.

0.4. Sự tương thích với các hệ thống quản lý khác

Hướng dẫn: Các hoạt động và các quá trình của hệ thống quản lý khác có thể liên quan tới các đoạn được liệt kê trên. Khi có thể, những hệ thống quản lý khác này cần được xem xét để tích hợp nếu việc tích hợp mang lại lợi ích cho tổ chức trang trại và các bên liên quan hoặc theo các yêu cầu hợp đồng. Những hệ thống quản lý này có thể bao gồm, ví dụ như TCVN ISO 14001^[3], TCVN ISO 22000^[6] và các hệ thống quản lý khác có thể liên quan như an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Khi có cơ hội tích hợp một số điều của TCVN ISO 9001 như kiểm soát tài liệu, lưu giữ hồ sơ, xem xét của lãnh đạo, đào tạo nhân viên, đánh giá nội bộ, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, việc này có thể giúp tiết kiệm chi phí và các hoạt động nhiều nhất.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008 TRONG NGÀNH TRỒNG TRỌT

Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to crop production

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn nhằm hỗ trợ người trồng trọt trong việc chấp nhận TCVN ISO 9001:2008^[1] vào quá trình trồng trọt. Thuật ngữ "cây trồng" bao gồm các cây trồng theo mùa vụ (như là ngũ cốc, hột đậu, hạt dầu, gia vị, trái cây và rau quả), những cây được trồng theo luống, các cây trồng lâu năm được quản lý trong một khoảng thời gian và các cây trồng tự nhiên không được trồng và quản lý chính thức. Các cây trồng làm vườn đưa ra một phạm vi lớn các loại từ trái cây, rau quả và cây hoa cảnh hàng năm và lâu năm, đến các cây bụi và cây thân gỗ và các cây có củ. Những cây trồng đa dạng này đòi hỏi một phạm vi rộng việc trồng trọt, chăm sóc, kiểm soát sâu bệnh, các biện pháp và thực tiễn thu hoạch. Các quyết định liên quan đến các hoạt động gieo trồng, chăm sóc và thu hoạch có thể tương tự nhau, mặc dù các bước cụ thể có thể khá khác nhau khi xem xét phạm vi hoạt động trồng trọt.

Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn sử dụng và áp dụng TCVN ISO 9001:2008^[1] để thiết lập và quản lý hệ thống quản lý chất lượng bởi một tổ chức liên quan đến trồng trọt.

Tiêu chuẩn này không nhằm thay đổi, bổ sung hoặc giảm bớt các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1], cũng không nhằm mục đích chứng nhận.

Ở phần dưới của chuỗi cung ứng thực phẩm về các quá trình sản xuất, ngôn ngữ của TCVN ISO 9001:2008^[1], hoặc TCVN ISO 22000:2007^[6] được coi là thích hợp hơn. Nhưng nhu cầu đối với hệ thống dựa trên TCVN ISO 9001:2008^[1] bao gồm các nội dung về nông nghiệp thì trở nên rõ ràng, do những khó khăn trong việc diễn giải ngôn ngữ của TCVN ISO 9001:2008^[1] để áp dụng trong trồng trọt.

1.1. Khái quát

1.2. Áp dụng

Hướng dẫn: Tổ chức trang trại có thể loại trừ một số yêu cầu của Điều 7, khi các hoạt động liên quan đến những yêu cầu này không được thực hiện. Khi ngoại trừ, các chi tiết và lập luận để loại trừ phải được mô tả trong sổ tay chất lượng (xem 4.2.2).

2. Tài liệu viện dẫn

Hướng dẫn: Việc viện dẫn TCVN ISO 9000:2007 hướng người đọc tới nguồn thuật ngữ và định nghĩa được sử dụng trong  TCVN ISO 9001:2008^[1] và TCVN ISO 9004:2011^[2].

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Hướng dẫn: Trong tiêu chuẩn này, quan trọng là phải hiểu việc sử dụng ba thuật ngữ: nhà cung ứng (3.18), tổ chức (3.13) và khách hàng (3.5).

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa trong TCVN ISO 9000:2007 và các thuật ngữ và định nghĩa dưới đây.

3.1. Ứng dụng (application)

Xử lý về cây trồng, đất hoặc môi trường khác có đầu vào được thiết kế để hỗ trợ việc đáp ứng các yêu cầu.

VÍ DỤ: Xử lý bao gồm phân bón, thuốc trừ sâu hay thuốc diệt nấm.

3.2. Người ứng dụng (applicator)

Người tham gia vào quá trình ứng dụng.

3.3. Đặc trưng (characteristic)

Thuộc tính (attribute)

Đặc điểm phân biệt xác định sản phẩm trồng trọt.

CHÚ THÍCH: Đặc trưng là một thuộc tính di truyền có thể nhận dạng, như một thành phần cụ thể, một chi tiết cấu trúc, màu sắc hoặc dạng, hay khả năng chịu sâu bệnh. Từ đồng nghĩa "thuộc tính" được sử dụng đặc biệt khi đặc trưng có thể đo được.

3.4. Trồng trọt

3.4.1. Cây trồng (crop) <1>

Các cây được trồng chung.

3.4.2. Sản phẩm trồng trọt (crop) <2>

Sản phẩm của một loại hoặc vị trí địa lý cụ thể là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm.

VÍ DỤ: Sản phẩm "của một loại cụ thể" bao gồm ngô và lúa mì.

3.4.3. Mùa vụ (crop) <3>

Mùa hoặc năm gieo trồng là một yếu tố trong việc xác định sản phẩm.

3.4.4. Thu hái (crop) <4>

Thu hái tự nhiên không được trồng hay quản lý chính thức.

3.5. Khách hàng (customer)

Bên tiếp nhận (các) đầu ra của (các) sản phẩm [(các) sản phẩm trồng trọt] hoặc dịch vụ của tổ chức trang trại.

CHÚ THÍCH: Khách hàng có thể là nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức trang trại và có thể bao gồm người sử dụng (các) sản phẩm cuối cùng trong các tổ chức trang trại. Các tổ chức khác, như là tổ chức chính phủ hoặc tổ chức công nghiệp có thể được coi là khách hàng khi họ quy định các yêu cầu về sản phẩm hoặc quá trình.

3.6. Trang trại (farm)

(Các) vùng đất hoặc các phương tiện thuộc hệ thống quản lý trang trại dành cho sản xuất nông nghiệp hoặc làm vườn.

3.7. Người quản lý trang trại (farm management)

Người hoặc nhóm người quản lý một trang trại hàng ngày (thường xuyên).

3.8. Tổ chức trang trại (farm operation)

Trang trại và các hoạt động trang trại sử dụng cho việc trồng trọt.

CHÚ THÍCH: Tổ chức trang trại đề cập đến tất cả các hoạt động quản lý và các hoạt động khác liên quan đến việc trồng các cây trồng khác nhau.

3.9. Kế hoạch canh tác (farming plan)

Kế hoạch trồng trọt trên một trang trại xác định.

CHÚ THÍCH: Kế hoạch canh tác là tập hợp các hướng dẫn hoặc hoạt động để thực hiện và dự kiến hướng đến việc trồng trọt. Thông thường kế hoạch canh tác xác định việc áp dụng các yếu tố cần thiết cho việc trồng trọt, ví dụ: sử dụng đất, quản lý nguồn lực và áp dụng các thực hành quản lý trang trại tốt nhất. Một kế hoạch canh tác có thể bao gồm các quy trình, lưu đồ, bản đồ cánh đồng, sổ tay hoặc bản phác thảo.

3.10. Người thu hoạch (harvester)

Người tham gia vào việc thu hoạch mùa vụ.

3.11. Đầu vào (input)

Sản phẩm hoặc dịch vụ sử dụng trong quá trình trồng trọt để đạt được kết quả dự kiến.

CHÚ THÍCH: Đầu vào trong hệ thống trồng trọt là "những thành phần" để trồng trọt. Chất bổ sung cho đất (phân bón), hạt giống hoặc thân gốc, hóa chất bảo vệ cây trồng và nhiên liệu là những ví dụ về đầu vào trực tiếp cho hệ thống trồng trọt. Ví dụ lao động, công việc thường xuyên và các nhà tư vấn về trồng trọt có thể coi là các đầu vào.

3.12. Cơ sở hạ tầng (infrastructure)

Tổ chức cơ sở hạ tầng (infrastructure organization)

Hệ thống các phương tiện, thiết bị và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của một trang trại.

CHÚ THÍCH: Thuật ngữ này bao gồm ví dụ thiết bị, phương tiện, đất nông nghiệp, nhà xưởng, xe cộ, máy tính, hệ thống truyền thông, các dụng cụ cầm tay, máy móc sản xuất và những tiện nghi cần thiết cho việc trồng trọt.

3.13. Tổ chức (organization)

Tổ chức trang trại hoặc tổ chức thu gom áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

3.14. Sau thu hoạch (post harvest)

Mọi hoạt động xử lý có thể cần thiết cho việc giao hay bán sản phẩm mà không làm thay đổi trạng thái tự nhiên của sản phẩm trồng trọt.

3.15. Sản phẩm (product)

Kết quả cuối cùng của quá trình trang trại.

3.16. Quan sát cánh đồng (field observation)

Loại hình riêng về kiểm tra cánh đồng.

CHÚ THÍCH: Trong trường hợp sản xuất nông nghiệp, thuật ngữ này đề cập đến phương pháp kiểm tra cánh đồng đối với các loại sâu bệnh hoặc các vấn đề về trồng trọt khác trước hoặc trong suốt mùa tăng trưởng. Người quản lý trang trại hoặc người trong trang trại có thể tự thực hiện hoạt động này hay thuê người có trình độ tiến hành các hoạt động quan sát cánh đồng, tùy theo các kỹ năng cần thiết và mức độ chuyên môn có sẵn. Cánh đồng có thể được theo dõi nhiều lần trong suốt giai đoạn sinh trưởng hoặc tại những thời điểm nhất định để nhận biết các loại sâu bệnh hay đánh giá các điều kiện phục vụ trồng trọt.

3.17. Phân tách (segregation)

Loại các sản phẩm không phù hợp khỏi những sản phẩm phù hợp theo đặt hàng của khách hàng.

VÍ DỤ: Phân tách các loại chất lượng hoặc chủng loại khác nhau.

3.18. Nhà cung ứng (supplier)

Người cung cấp đầu vào sử dụng trong trồng trọt.

VÍ DỤ: Người trồng trọt, người cung ứng hạt giống và nguyên liệu cây, phân bón, thiết bị, hóa chất và những người khác cung cấp đầu vào hoặc dịch vụ (bao gồm cả tư vấn và cố vấn) cho tổ chức trang trại.

3.19. Lãnh đạo cao nhất (top management)

Người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát tổ chức trang trại hoặc các hoạt động thu gom của trang trại ở cấp cao nhất.

VÍ DỤ: Người quản lý trang trại, chủ sở hữu duy nhất, các chủ sở hữu, chủ nhân, ban quản lý chuồng trại, các đối tác, giám đốc điều hành, giám đốc quản lý, chủ tịch, ban giám đốc, (các) đối tác quản lý hoặc cố vấn bên thứ ba đưa ra mức độ kiểm soát cao đối với tổ chức trang trại bằng cách thiết lập chính sách và đặt ra các mục tiêu đối với tổ chức trang trại.

CHÚ THÍCH: Trong các tổ chức nhỏ, người quản lý trang trại và lãnh đạo cao nhất có thể là cùng một người.

3.20. Môi trường làm việc (work environment)

Tập hợp các điều kiện trong đó công việc được thực hiện.

CHÚ THÍCH 1: Tổ chức trang trại có thể cần tham khảo TCVN ISO 14001^[3] khi thích hợp.

CHÚ THÍCH 2: Thuật ngữ này bao trùm các yếu tố về môi trường tại nơi làm việc có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm (xem ví dụ 6.4). Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể đối với các hệ thống quản lý khác như quản lý an toàn thực phẩm., quản lý môi trường hay quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và không ngụ ý rằng tổ chức trang trại buộc phải áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, hệ thống quản lý môi trường hay hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

3.21. Các từ viết tắt

4. Hệ thống quản lý chất lượng

4.1. Yêu cầu chung

Hướng dẫn: Mục đích của 4.1 là bao quát yêu cầu đối với tổ chức trang trại để xây dựng và áp dụng thực tế hệ thống quản lý chất lượng và quy định các yêu cầu chung làm cơ sở để hoạch định hệ thống quản lý chất lượng (xem 5.4.2).

Để hoạt động các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1], tổ chức trang trại cần đảm bảo rằng những hoạt động được mô tả từ điểm a) đến f) được đề cập trong hệ thống quản lý chất lượng. Các hoạt động cần thiết được mô tả chi tiết hơn trong phần còn lại của tiêu chuẩn này.

a) Các quá trình có thể bao gồm, ví dụ quá trình hoạch định, quá trình trồng cây, quá trình thu hoạch, quản lý đất, quản lý nước, dưỡng chất và quản lý sâu bệnh (xem Phụ lục A). Tổ chức trang  trại có thể cần đề cập đến các điều khác như tiến hành quá trình hoạch định, ví dụ 5.4.1 (mục tiêu chất lượng), 5.4.2 (hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, 7.1 (hoạch định tạo sản phẩm) và 7.2 (các quá trình liên quan đến khách hàng).

b) Hoạch định chung cho các hoạt động trồng trọt thường được lập thành văn bản tùy theo nhu cầu của tổ chức trang trại và khách hàng của họ. Một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản ngày càng quan trọng với các trang trại do các yêu cầu phức tạp hay quan trọng của khách hàng hoặc luật định và chế định. Ví dụ, một kế hoạch canh tác được lập thành văn bản có thể bao gồm các lưu đồ dòng chảy, thực tiễn vận hành tiêu chuẩn, các kế hoạch trồng trọt, bố trí trang trại, kế hoạch hoạt động hoặc các phương pháp khác được xem là liên quan tới tổ chức trang trại. Các kế hoạch canh tác có thể bao gồm bản đồ cánh đồng được cập nhật để xác định những gì cần được trồng và trồng ở đâu; kế hoạch canh  tác, kế hoạch áp dụng đầu vào cho việc trồng trọt; và các hoạt động khác nhằm hỗ trợ các mục tiêu chất lượng và đạt được các yêu cầu của khách hàng, hợp đồng, cũng như các yêu cầu luật định và chế định. Các kế hoạch canh tác cần tính đến việc nhiều hoặc tất cả các quá trình trang trại có thể kết nối với nhau và trình tự, sự tương tác và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình này cần được xem xét ở tất cả các giai đoạn hoạch định và khi thay đổi các kế hoạch. Xem Phụ lục A.

c) Hoạch định tổng thể về trồng trọt cần bao gồm tiêu chí cho các hoạt động riêng lẻ cấu thành kế hoạch, khi thích hợp.

d) Các nguồn lực được sử dụng trong trồng trọt có thể bao gồm ví dụ đất, lao động, công cụ và thiết bị, nước, nhà xưởng và các đầu vào tiêu dùng khác như hạt giống, các sản phẩm bảo vệ cây trồng, phân bón và thuốc diệt cỏ. Xem Điều 6.

e) Hoạt động theo dõi, đo lường và phân tích có thể tác động đáng kể đến một số quá trình của tổ chức trang trại. Điều 8 bao gồm thu nhập dữ liệu sử dụng để đo lường sự thành công và để theo dõi việc cải tiến.

Kế hoạch canh tác và trồng trọt thường bị ảnh hưởng bởi nhiều thay đổi khác nhau bao gồm, ví dụ như môi trường, thời tiết hoặc tình huống kinh doanh. Do đó, người quản lý cần xác định các quá trình để theo dõi, đo lường và phân tích khi thích hợp để đảm bảo các hoạt động cải tiến liên tục được thực hiện.

f) Khi người quản lý trang trại xác định những điều cần thực hiện, thì hoạt động này cần được thực hiện như phương tiện đảm bảo các kết quả và cải tiến liên tục (xem 8.5.1). Người quản lý trang trại cần quy định các quá trình theo dõi và đo lường, phân tích và cải tiến để đạt được cải tiến liên tục cho hệ thống quản lý chất lượng.

TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại nhỏ, việc hoạch định có thể được giới hạn đối với các hoạt động liên quan đến khu vực trồng trọt, các quy định và tiền lương.

Để đạt được kế hoạch canh tác (theo TCVN ISO 9001:2008^[1], 5.4), người quản lý trang trại xác định và thực hiện các hoạt động cần thiết để hỗ trợ cải tiến liên tục. Các hoạt động cần dựa trên kết quả và theo dõi, đo lường và phân tích (xem TCVN ISO 9001:2008^[1], 8.2 và 8.4). Khi cần, người quản lý trang trại có thể xem xét thay đổi và cải tiến hệ thống, các quá trình hoặc kế hoạch canh tác (xem 8.5.1).

Kế hoạch canh tác đưa ra các kiểm soát nhằm đảm bảo các hoạt động của tổ chức trang trại, hoạt động thầu phụ, cũng như các trách nhiệm và sự tương tác liên quan đến các hoạt động được ký kết hợp đồng và các dịch vụ hỗ trợ được thực hiện và có hiệu lực.

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1. Khái quát

Hướng dẫn: Lưu ý rằng các tài liệu đã có có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng, chương trình chứng nhận, hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Khi những tài liệu này đáp ứng các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1], chúng có thể được tham khảo và sử dụng trong các hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức trang trại.

a) Chính sách chất lượng (5.3) thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng. Chính sách này cần được công bố và truyền đạt đến mọi cá nhân. Các mục tiêu chất lượng (5.4.1) có thể khác nhau đối với các quá trình khác nhau trong tổ chức trang trại. Các mục tiêu này cần được xem xét và cập nhật khi có thay đổi theo thời gian.

b) Sổ tay chất lượng được đề cập chi tiết trong 4.2.2.

c) Thủ tục được lập thành văn bản là thủ tục được viết ra và sẵn có dưới hình thức có thể sao chép và kiểm soát như chỉ ra 4.2. Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu được mô tả trong sáu điều dưới đây được nêu trong các thủ tục dạng văn bản. Không nhất thiết phải có sáu thủ tục yêu cầu trong sáu tài liệu riêng. Chúng có thể nằm trong sổ tay chất lượng hoặc trong các tài liệu khác do người quản lý trang trại xác định.

1) kiểm soát tài liệu (4.2.3);

2) kiểm soát hồ sơ (4.2.4);

3) đánh giá nội bộ (8.2.2)

4) kiểm soát sản phẩm không phù hợp (8.3);

5) hành động khắc phục  (8.5.2);

6) hành động phòng ngừa (8.5.3).

Tổ chức trang trại có thể xác định việc có cần thêm các thủ tục yêu cầu có tài liệu hay không.

Hồ sơ quá trình liên quan đến chất lượng có thể quan trọng đối với khách hàng. Ngoài ra, hồ sơ có thể cung cấp dấu vết về bằng chứng cho việc truy tìm nguồn gốc hoặc hồ sơ về thử nghiệm chất lượng. Những hồ sơ này có thể dưới dạng hoặc định dạng bất kỳ được xây dựng phù hợp với nhu cầu của tổ chức trang trại hoặc khách hàng.

d) Yêu cầu này quy định rằng tổ chức trang trại có khả năng: "đảm bảo việc hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình". Việc này có thể có hoặc không được lập thành văn bản một cách đầy đủ hay chính thức. Tổ chức trang trại chịu trách nhiệm xác định cách thực hiện kiểm soát này. Quan trọng là người lao động có thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Một số phương pháp phổ biến đối với với việc cung cấp kiểm soát này bao gồm:

1) thực hành công việc, quy trình công việc, hướng dẫn công việc, lưu đồ dòng chảy, lưu đồ quá trình, các bước quá trình, danh mục kiểm tra;

2) thực tiễn hoạt động, hướng dẫn hoạt động hoặc quy trình hoạt động;

3) lịch trình sản xuất, kế hoạch canh tác, bản đồ trang trại;

4) danh sách nhà cung ứng được ưu tiên (người hoặc tổ chức từ đó mua đầu vào);

5) các quy định (các tiêu chuẩn phân loại hạt);

6) các quy định về hợp đồng sản xuất;

7) danh mục các yêu cầu luật định và chế định.

Hướng dẫn về các chú thích cho điều 4.2.1: Những chú thích này đưa ra hướng dẫn quan trọng cho việc xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng. Khái quát về tài liệu cần thiết và các chú thích kèm theo nêu trong 4.2.1 mang lại sự rõ ràng nhất định về những già mong đợi.

Các quá trình đơn giản có thể đòi hỏi ít tài liệu liên quan đến những gì được thực hiện hơn so với một quá trình phức tạp đòi hỏi nhiều hướng dẫn bằng văn  bản. Tổ chức một thành viên có thể không cần tài liệu hướng dẫn các nhân viên khác nhưng có thể cần viết ra những điều chỉ để ghi nhớ.

Người có năng lực có thể cần ít hoặc không cần các thủ tục dạng văn bản tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức trang trại.

Tài liệu có thể ở bất kỳ dạng hoặc loại phương tiện truyền thông nào, ví dụ bản giấy, điện tử, hình ảnh, và bản vẽ. Một đoạn phim thể hiện các phương pháp đúng và các bước thao tác chính xác có thể tốt cho việc mô tả các hướng dẫn cho một số công việc.

Hệ thống tài liệu là các tài liệu dạng văn bản mô tả các thành phần khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng như liệt kê trên. Phạm vi trong đó các quá trình cần được lập thành văn bản phụ thuộc vào tính phức tạp và sự ổn định của các hoạt động quá trình, mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động đó và năng lực nhân sự.

Các tài liệu cần thích hợp để trả lời các câu hỏi: "Ai?" "Cái gì?" "Điều gì?" "Khi nào?" "Ở đâu?" "Tại sao?" "Như thế nào?". Ví dụ, không cần phải có một tài liệu chính thức về cách thức giữ an toàn thiết bị trang trại - đơn giản chỉ cần đưa ra một câu là "thay thế tấm chăn sau khi bảo trì" có thể mô tả đủ các kết quả dự kiến.

Lãnh đạo khi làm việc với những người liên quan cần quyết định mức độ chi tiết cần thiết. Điều này phụ thuộc vào các phương pháp được sử dụng, kỹ năng của nhân sự, việc đào tạo được thực hiện và mức độ giám sát yêu cầu. Quá chi tiết không nhất thiết sẽ đưa ra sự kiểm soát nhiều hơn và đảm bảo kết quả tốt hơn. Tài liệu tốt thường ngắn gọn và được áp dụng khi cần thiết. Việc đào tạo thường có thể thay đổi cho nhu cầu đối với các hướng dẫn bằng văn bản. Người quản lý trang trại cần hiểu rằng các tài liệu hiện có có thể thể là đầy đủ.

Hệ thống quản lý chất lượng và việc chuẩn bị tài liệu có thể lôi kéo sự tham gia của nhiều người làm việc với tổ chức trang trại. Điều này đảm bảo rằng các chi tiết trong tài liệu phản ánh đúng thực tiễn công việc. Những người tham gia trước đó và những người khác tham gia vào hoạt động này sẽ tạo ra một sự hiểu biết tốt hơn, sự tham gia rộng hơn và cảm nhận về quyền sở hữu hệ thống quản lý chất lượng.

Tài liệu liên quan đến trồng trọt có thể bao gồm:

a) tài liệu do khách hàng cung cấp chỉ ra các yêu cầu của khách hàng;

b) tài liệu tạo ra từ tổ chức trang trại sử dụng để thu thập các yêu cầu cụ thể của khách hàng;

c) danh mục kiểm tra hoặc các công cụ đánh giá khác được sử dụng để đánh giá năng lực của các nhà cung ứng đầu vào;

d) các yêu cầu về hạt giống và thân gốc, các chất bổ sung cho đất và các đầu vào khác;

e) tài liệu liên quan đến vận hành và bảo trì thiết bị;

f) các thủ tục hoặc các hướng dẫn để kiểm soát hoạt động quan sát cánh đồng, thử nghiệm, hoạt động kiểm tra cánh đồng, duy trì tính đồng nhất, xác định nguồn gốc, làm sạch thiết bị, làm sạch kho và chuẩn bị thùng đựng, kiểm tra sản phẩm trồng trọt, vận chuyển, bảo quản sản phẩm dự phòng và các đầu vào;

g) các yêu cầu chế định.

4.2.2. Sổ tay chất lượng.

Hướng dẫn: Sổ tay chất lượng cần mô tả rõ ràng cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng và dùng như một "lộ trình" xuyên suốt hệ thống. Mọi sự kết hợp và liên kết với các hệ thống hay tài liệu khác mà tổ chức trang trại có thể cần đáp ứng cần được nêu chi tiết trong sổ tay chất lượng.

Khi thích hợp, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng cần xác định các sản phẩm trồng trọt, quá trình, khách hàng và địa điểm trồng trọt nếu hệ thống quản lý chất lượng áp dụng với tổ chức trang trại đó.

Sổ tay chất lượng có thể viện dẫn các thủ tục được lập thành văn bản đã có để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các chương trình chứng nhận hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Khi các thủ tục này đáp ứng yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1] thì không cần phải viết lại thủ tục. Tuy nhiên, vẫn cần viện dẫn các thủ tục này trong sổ tay chất lượng.

Tổ chức trang trại có thể lựa chọn sử dụng các lưu đồ dòng chảy, bản vẽ và biểu đồ để văn bản hóa trình tự và các mối tương quan giữa các quá trình riêng lẻ trong các hoạt động này. Sổ tay chất lượng có thể bao gồm hoặc viện dẫn các điểm mô tả dưới đây

a) Bản mô tả về cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm, ví dụ bản mô tả tóm tắt về tài liệu của tổ chức trang trại, ví dụ của các tài liệu, cách thức sử dụng tài liệu, sơ đồ hoặc biểu đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả các hoạt động của trang trại.

b) Danh mục các nội dung về số lượng và tiêu đề từng phần của sổ tay và vị trí các phần.

c) Chính sách chất lượng (5.3), mục tiêu chất lượng (5.4.1) và những tuyên bố về trách nhiệm và quyền hạn (5.5.1).

d) Việc dẫn tất cả các thủ tục được lập thành văn bản cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng.

e) Định nghĩa mọi thuật ngữ có nghĩa đơn nhất đối với tổ chức trang trại

Định dạng sổ tay chất lượng do người quản lý trang trại quyết định. Khi đưa ra quyết định này người quản lý trang trại cần xét đến những người sử dụng sổ tay chất lượng khác nhau. Điều này cũng hữu ích để hiểu rằng sổ tay có thể được thể hiện cho những người bên ngoài.

Những yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1] không áp dụng được cho tổ chức trang trại và không nằm trong hệ thống quản lý chất lượng cần được nhận biết là các ngoại lệ (xem 1.2). Các lý do cho từng ngoại lệ cũng cần được nêu ra. Tuy nhiên, một vài yêu cầu cho phép ngoại lệ với việc loại trừ có thể có trong thiết kế và phát triển (xem 7.3).

TRỢ GIÚP: Có thể thấy tổ chức trang trại nhỏ thích hợp để đưa mô tả về toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng vào một sổ tay, gồm tất cả các thủ tục văn bản theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008^[1]. Các tổ chức trang trại lớn, đa quốc gia có thể cần nhiều sổ tay ở cấp toàn cầu, quốc gia hoặc khu vực và hệ thống phân cấp tài liệu phức tạp hơn.

4.2.3. Kiểm soát tài liệu

Hướng dẫn: "Kiểm soát tài liệu" nghĩa là một hoặc nhiều người được giao trách nhiệm đảm bảo rằng chỉ các tài liệu mới nhất được sử dụng. Điều này bao gồm việc đưa ra phê duyệt cuối cùng cho các tài liệu gốc hoặc sửa đổi trước khi sử dụng. Yêu cầu này đảm bảo rằng một hoặc nhiều người trong tổ chức trang trại xác định rằng tất cả các tài liệu đều đầy đủ, được kiểm soát và sẵn có cho mọi người như một phương tiện cho các hoạt động kiểm soát thỏa đáng. Nói cách khác, tài liệu có phù hợp với nội dung tổ chức trang trại thực hiện và cách nó được thực hiện không. Một số tài liệu có thể có sự xem xét và kế hoạch sửa đổi được xác định trước (chẳng hạn như hàng năm đối với mỗi hợp đồng sản xuất), trong khi những tài liệu khác có thể cần xem xét và sửa đổi kém thường xuyên hơn.

Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài cũng phải được nhận biết và kiểm soát. Ví dụ, sổ tay của người vận hành thiết bị do nhà sản xuất cung cấp có thể được nhận biết như một phần của hệ thống tài liệu. Nội dung quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng có thể làm nổi bật và đưa ra chú thích trên cả sổ tay của người vận hành cũng như trong các hướng dẫn khác giúp đảm bảo rằng các tài liệu lỗi thời được nhận biết và bị loại bỏ khỏi sử dụng khi thích hợp.

Điều 4.2.3 nêu rõ ràng hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt (xem 4.2.4). Hồ sơ được tạo ra như kết quả của một hoạt động nào đó, là tuyên bố về thực tế tại thời điểm đó và không sửa đổi được. Các tài liệu lỗi thời (hoặc tài liệu được sửa đổi) có thể trở thành hồ sơ.

Với sự phát triển nhanh chóng của máy tính và lưu trữ thông tin điện tử, việc tuân thủ các yêu cầu của kiểm soát tài liệu đã trở nên tương đối dễ dàng. Nếu các phương pháp điện tử sẵn có, chúng có thể cung cấp phương tiện kiểm soát tài liệu hiệu lực.

Nỗ lực để giữ số lượng bản sao tài liệu ở mức thấp nhất. Việc tiếp cận tài liệu chung đơn giản hơn nhiều trong tổ chức trang trại nhỏ, nơi có ít hình thức hơn, ít người dùng hơn và các địa điểm nhỏ hơn, thường là duy nhất. Nếu mọi người có thể truy cập dễ dàng đối với một bản sao tại trung tâm, thì có thể loại bỏ nhu cầu kiểm soát phức tạp và sắp xếp việc kiểm soát các thay đổi được đơn giản hóa. Đảm bảo rằng các tài liệu hiện hành đều rõ ràng và sạch sẽ.

Các tài liệu cần được duy trì dưới sự kiểm soát của tổ chức trang trại.

TRỢ GIÚP: Trong một tổ chức nhỏ, một danh mục có thể nhận biết những người nắm giữ và vị trí của tài liệu. Nếu có sự thay đổi với một tài liệu, cần chỉ định một người để thu thập tài liệu cũ và phân phát tài liệu mới. Có thể lập một hồ sơ phù hợp đối với ảnh hưởng này bằng cách dùng các chú thích viết tay hoặc các phương tiện khác.

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ

Hướng dẫn: Hồ sơ cung cấp bằng chứng rằng trên thực tế tổ chức trang trại đã đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Quản lý rủi ro là một yếu tố chính trong việc xác định hồ sơ nào là cần thiết và cần được giữ bao lâu. Các ví dụ về hồ sơ bao gồm:

a) hồ sơ bắt buộc của hệ thống quản lý chất lượng (xem 4.2.1);

b) hồ sơ hoạch định;

c) hồ sơ hoạt động trồng và chăm sóc;

d) hồ sơ hoạt động tại cánh đồng;

e) hồ sơ thu hoạch, bảo quản và xử lý;

f) hồ sơ an toàn thực phẩm hoặc xác định nguồn gốc (nếu hợp đồng hoặc luật định và chế định yêu cầu);

g) công bố của nhà cung ứng.

Máy tính và lưu trữ thông tin điện tử cần được sao chép dự phòng. Khi các hồ sơ không còn cần thiết với tổ chức trang trại, thì chúng có thể được hủy như nêu trong kế hoạch quản lý chất lượng.

TRỢ GIÚP: Điều quan trọng là tổ chức trang trại nhỏ không tự mang gánh nặng với số lượng lớn giấy tờ không cần thiết. Phải đưa ra quyết định hồ sơ nào là cần thiết liên quan đến trang trại cũng như những gì các tiêu chuẩn về chất lượng yêu cầu. Xác định mỗi loại hồ sơ cần lưu giữ bao lâu, tìm ở đâu và cách thức xử lý sau này. Chỉ lưu giữ những gì cần thiết.

5. Trách nhiệm của lãnh đạo

5.1. Cam kết của lãnh đạo

Hướng dẫn: Một người hoặc một nhóm người cần chịu trách nhiệm đối với việc chỉ đạo và ra quyết định. Người hoặc nhóm người này được chỉ định là lãnh đạo cao nhất. Họ chịu trách nhiệm đối với hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo cần cam kết đáp ứng các yêu cầu luật định và chế định, yêu cầu của hợp đồng hoặc khách hàng.

TRỢ GIÚP: Trong tổ chức trang trại nhỏ, lãnh đạo cao nhất có thể là chủ sở hữu, đối tác hoặc một vài cá nhân được chỉ định. Lượng truyền đạt thông tin nội bộ được xác định bởi mức độ phức tạp của tổ chức trang trại. Ví dụ, tổ chức trang trại một thành viên không đòi hỏi bất kỳ dòng truyền đạt thông tin nội bộ nào.

5.2. Hướng vào khách hàng

Hướng dẫn: Các yêu cầu của khách hàng có thể bao gồm:

a) tình trạng sản phẩm trồng trọt thực tế (từ trồng cây đến khi thu hoạch và bảo quản);

b) các quy định của hợp đồng;

c) số lượng sản phẩm trồng trọt được hoạch định so với số lượng thực tế;

d) các điều kiện bảo quản sản phẩm trồng trọt;

e) thời gian giao sản phẩm trồng trọt theo kế hoạch so với thời gian giao thực tế;

f) việc sử dụng dự kiến.

Tổ chức trang trại cần xác định mức độ khách hàng cảm nhận sự thỏa mãn và những điều này có thể bao gồm:

1) đáp ứng các quy định hợp đồng;

2) phản hồi của khách hàng;

3) các quy định khác.

5.3. Chính sách chất lượng

Hướng dẫn: Chính sách chất lượng cần là một tuyên bố tóm tắt mô tả tầm nhìn tổng thể và cam kết về chất lượng của tổ chức trang trại. Những người tham gia vào tổ chức trang trại cần biết rõ chính sách chất lượng. Lãnh đạo cao nhất cần xem xét chính sách chất lượng hàng năm.

5.4. Hoạch định

5.4.1. Mục tiêu chất lượng

Hướng dẫn: Mục tiêu chất lượng là các kết quả cụ thể có thể đo lường được trong một khuôn khổ thời gian cụ thể mà tổ chức trang trại dự kiến hoàn thành. Mục tiêu chất lượng cần được người quản lý trang trại xác định rõ ràng. Các mục tiêu có thể nằm trong kế hoạch chất lượng của tổ chức trang trại. Tổ chức trang trại cần xác nhận việc đạt được (các) mục tiêu. Các thước đo có thể gồm khuôn khổ thời gian, số lượng, kích thước hoặc các phương tiện khác được người quản lý trang trại xác định thích hợp. Một số ví dụ bao gồm:

a) giảm số lượng hàng giao không đáp ứng các quy định của khách hàng;

b) giảm việc sử dụng thuốc trừ sâu;

c) giảm xói mòn đất;

d) cải tiến hệ thống kiểm soát tài liệu.

Các mục tiêu không phải là danh sách mong muốn về những gì tổ chức muốn xảy ra, mà cần phản ánh rõ ràng và chính xác những gì dự kiến xảy ra.

TRỢ GIÚP: Mục tiêu chất lượng không cần tỉ mỉ hay phức tạp. Điều quan trọng là các mục tiêu chất lượng phản ánh rõ ràng mục đích của tổ chức trang trại. Các hợp đồng với khách hàng có thể bao gồm các mục tiêu rõ ràng phù hợp với mục tiêu chất lượng.

5.4.2. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng

Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về quá trình hoạch định quan trọng này. Chính sách và mục tiêu chất lượng cần liên quan đến các mục đích của tổ chức trang trại. Việc hoạch định mô tả các hành động cần thiết để đáp ứng các mục tiêu.

Yêu cầu ở 5.4.2 là lãnh đạo cao nhất của tổ chức trang trại phải đảm bảo việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đạt được các mục tiêu chất lượng quy định bởi tổ chức trang trại và thỏa mãn các yêu cầu ở 4.1. Tổ chức trang trại cần thiết lập hệ thống quản lý chất lượng dựa trên kế hoạch về "toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng" này. Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức trang trại cần xem xét khả năng tương thích với các hệ thống quản lý khác như hệ thống về môi trường và lao động.

Khi tổ chức trang trại cần thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng, thì 5.4.2 b) đòi hỏi tổ chức trang trại cũng hoạch định thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hiệu lực và tính nhất quán liên tục.

Thường có sự nhầm lẫn giữa 5.4.2 và 7.1. Mục đích của 5.4.2 là hoạch định toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng. Trong suốt giai đoạn hoạch định này, việc đề cập đến các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng (4.1), cũng như các quá trình riêng lẻ của tổ chức trang trại là phù hợp. Cách tiếp cận đối với việc hoạch định có thể hữu ích như sau:

a) nhận biết các quá trình trong tổ chức bao gồm hệ thống quản lý chất lượng;

b) nhận biết tất cả các thủ tục liên quan đến từng quá trình;

c) phân tích sự kết nối giữa các quá trình được nhận biết;

d) xác định các thủ tục được sử dụng khi thực hiện các quá trình;

e) nhận biết các khu vực cần hoặc phải được theo dõi hay đo lường;

f) sử dụng thời hạn để thực hiện các hoạt động phòng ngừa và khắc phục.

Các hoạt động hoạch định có thể tính đến các hệ thống quản lý khác liên quan đến an toàn thực phẩm hoặc môi trường.

TRỢ GIÚP: Quá trình hoạch định không cần phải tỉ mỉ hoặc phức tạp. Quan trọng là kế hoạch phản ánh rõ ràng ý định thực tế (nghĩa vụ hợp đồng) và cho phép sự linh hoạt. Hợp đồng có thể bao gồm các kế hoạch hoặc có thể được viện dẫn trong suốt quá trình hoạch định.

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin

5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn

Hướng dẫn: Lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng mọi người đều biết điều họ được mong đợi thực hiện (trách nhiệm), điều họ được phép thực hiện (quyền hạn) và hiểu rõ những trách nhiệm và quyền hạn này liên quan thế nào tới những cá nhân khác. Cần đưa ra xem xét đặc biệt để liên kết những người ra quyết định (mức độ quyền hạn ngang nhau).

TRỢ GIÚP: Mô tả công việc không cần phải tỉ mỉ hay phức tạp. Điều quan trọng là các bản mô tả phản ánh rõ ràng tình huống thực và cho phép sự linh hoạt.

5.5.2. Đại diện lãnh đạo

Hướng dẫn: Ở tổ chức trang trại có một chủ sở hữu điều hành, thì người này sẽ là đại diện lãnh đạo. Trong tổ chức trang trại phức tạp hơn, đại diện lãnh đạo là người chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý chất lượng. Người này có trách nhiệm trao đổi thông tin với tất cả mọi người trong tổ chức trang trại và ở tất cả các địa điểm của tổ chức trang trại.

TRỢ GIÚP: Đại diện lãnh đạo, lãnh đạo cao nhất, người quản lý trang trại và chủ sở hữu trang trại có thể là cùng một người. Người này có thể được những người khác hỗ trợ trong việc quản lý hoạt động hàng ngày. Dù người này là chủ sở hữu điều hành hay đại diện lãnh đạo trong một tổ chức lớn hơn thì đây vẫn là người theo dõi hệ thống quản lý chất lượng.

5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ

Hướng dẫn: Trao đổi thông tin nội bộ được diễn ra giữa những người trong tổ chức trang trại. Trao đổi thông tin nội bộ thích hợp sẽ thúc đẩy việc vận hành có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng. Việc lập hồ sơ trao đổi thông tin nội bộ cũng có thể hữu ích.

TRỢ GIÚP: Việc trao đổi thông tin có nhiều hình thức, bao gồm: biểu đồ, đồ thị, thông báo, thư, thư điện tử, ảnh, mẫu và trao đổi với những người xung quanh, những người liên quan và khách hàng.

5.6. Xem xét của lãnh đạo

5.6.1. Khái quát

Hướng dẫn: Mục đích xem xét của lãnh đạo là để đánh giá định kỳ hệ thống quản lý chất lượng một cách có cấu trúc hơn các đánh giá hàng ngày. Xem xét của lãnh đạo cần xem xét hệ thống quản lý chất lượng có hoạt động và có hiệu lực hay không. Xem xét của lãnh đạo cần được sử dụng để xác định tình trạng hiện tại cũng như những cải tiến cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chất lượng.

TRỢ GIÚP: Với tổ chức trang trại ở quy mô nhỏ xem xét của lãnh đạo có thể chỉ đơn giản bao gồm danh mục các hành động cần được xem xét và được thực hiện.

5.6.2. Đầu vào của việc xem xét

Hướng dẫn: Các nguồn thông tin khác nhau bao gồm các tài liệu và hồ sơ có thể được kết hợp trong xem xét của lãnh đạo:

a) các cuộc đánh giá: nội bộ hoặc bên ngoài;

b) thông tin phản hồi của khách hàng;

c) thông tin về sản lượng và chất lượng sản phẩm trồng trọt, việc thực hiện các quá trình và sản phẩm;

d) tình trạng hành động khắc phục và phòng ngừa;

e) việc hoàn thành các hành động được nhận biết từ quá trình xem xét của lãnh đạo trước đó;

f) những thay đổi trong tổ chức trang trại có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng;

g) các khuyến nghị từ khách hàng, người lao động hoặc người quản lý.

5.6.3. Đầu ra của việc xem xét

Hướng dẫn: Hồ sơ bằng văn bản về xem xét của lãnh đạo rất quan trọng đối với việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét các quyết định và hành động liên quan đến:

a) các cải tiến được thực hiện theo thời gian;

b) cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng;

c) các nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các nhu cầu về nguồn lực mới hoặc được thay đổi dựa trên các quyết định của người quản lý trang trại.

Các hành động được nhận biết trong quá trình xem xét của lãnh đạo cần được thiết lập thứ tự ưu tiên và thực hiện.

6. Quản lý nguồn lực

6.1. Cung cấp nguồn lực

Hướng dẫn: Mục đích của 6.1 là để đảm bảo rằng tổ chức trang trại có các nguồn lực cần thiết để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cũng như để thực hiện các công việc nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định. Điều này cần bao gồm việc sử dụng các nguồn lực sẵn có cũng như hoạch định các nguồn lực cần thiết mà hiện tại không sẵn có.

Tổ chức cần nhận biết và/hoặc xem xét các nhu cầu về nguồn lực trên một cách thường xuyên. Việc xem xét này có thể được thực hiện trong một số trường hợp và có thể bao gồm, ví dụ:

a) tại thời điểm các yêu cầu của khách hàng được nhận biết;

b) tại thời điểm các yêu cầu luật định hay chế định có thay đổi;

c) như một phần của quá trình xem xét của người quản lý trang trại;

d) khi các yêu cầu của khách hàng thay đổi;

e) khi cây trồng hoặc các điều kiện tăng trưởng thay đổi.

Đầu ra của quá trình xem xét nguồn lực có thể đưa ra một danh mục các nguồn lực có thể được nằm trong kế hoạch canh tác. Là một phần của hoạt động này, tổ chức trang trại có thể viện dẫn các yêu cầu của khách hàng và/hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Ví dụ, các nguồn lực có thể bao gồm nhân sự có trình độ, công cụ, thiết bị, tài chính, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất, lịch trình đúng thời hạn, các hướng dẫn, vật tư cung ứng, các bộ phận sửa chữa.

TRỢ GIÚP: Nguồn lực đối với các tổ chức nhỏ hoặc các tổ chức sử dụng nhiều lao động thủ công bao gồm, ví dụ sự sẵn có lao động bao gồm cả công việc do động vật thực hiện, dụng cụ cầm tay, các thùng chứa được sử dụng trong quá trình thu hoạch và thùng chứa sử dụng trong vận chuyển tới bảo quản.

Ngoài các nguồn lực được liệt kê trên, các nguồn lực đối với các tổ chức lớn (phức tạp) và/hoặc các hoạt động trồng trọt được cơ giới hóa có thể bao gồm, ví dụ các nguồn lực cần thiết cho thử nghiệm đất bao gồm sự sẵn có các phòng thử nghiệm thích hợp; thử nghiệm sản phẩm trồng trọt theo các yêu cầu của khách hàng, luật định, chế định và yêu cầu của tổ chức; các ứng dụng với sản phẩm trồng trọt hoặc cánh đồng; an toàn cây trồng; hoạt động bảo trì thiết bị bao gồm làm sạch và hiệu chuẩn; các nguồn lực cung cấp để nhận dạng, vận chuyển, phân tách, xử lý và bảo quản hạt giống và thân gốc; các hoạt động quan sát cánh đồng; các hoạt động duy trì mùa vụ và cánh đồng; hoạt động thử nghiệm và kiểm tra cánh đồng; thử nghiệm đặc tính sản phẩm trồng trọt; kiểm tra các cơ sở vật chất cho bảo quản; các nguồn lực cần thiết cho việc kiểm tra xác nhận lại lao động và thiết bị ở những giai đoạn thích hợp của chu trình trồng trọt; vận chuyển và xử lý sản phẩm; nhận biết và phân tách; các hoạt động làm sạch nơi bảo quản và an ninh.

6.2. Nguồn nhân lực

6.2.1. Khái quát

Hướng dẫn: Những người được phân công thực hiện các hoạt động cần có năng lực thực hiện chúng. Khi bắt đầu chu kỳ trồng trọt, cần xác định sơ bộ về sự sẵn có của nhân sự có năng lực (người tham gia, nhân sự và lao động được ký hợp đồng phụ, lao động trao đổi với các tổ chức trang trại lân cận). Việc xác định thêm các nhu cầu nguồn lực có thể được thực hiện tại mỗi giai đoạn của chu kỳ trồng trọt.

Năng lực được hiểu là sự kết hợp của giáo dục, đào tạo, các kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp có thể được chứng minh. Lưu ý rằng không có yêu cầu nào cho một cá nhân có cả bốn thuộc tính trên mà chỉ những thuộc tính cần thiết cho nhiệm vụ cụ thể.

6.2.2. Năng lực, đào tạo và nhận thức

Hướng dẫn: Các nhà sản xuất có thể cần xem xét việc đào tạo bổ sung để phát triển năng lực liên quan đến các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Một quá trình năm bước hợp lý được nêu ở 6.2.2.

a) Xác định năng lực cần thiết của nhân sự cụ thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm - hiện có nhân sự đó cho các nhiệm vụ cần thiết không?

b) Sau khi nhu cầu được xác định thì đào tạo hoặc hành động khác nào cần thiết để thỏa mãn nhu cầu?

c) Sau khi hoạt động chỉ ra được thực hiện, các yêu cầu về năng lực có thể đáp ứng không ? Có thể cần kiểm tra.

d) Có thể cần giáo dục cho nhân viên về các nhiệm vụ và năng lực cần thiết. Những người tham gia cần phải hiểu hoặc nhận thức rằng tổ chức trang trại dự kiến mức độ năng lực nhất định cho các nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trường hợp,  các hoạt động có thể được quy định yêu cầu đào tạo và kiểm tra (một số ứng dụng hóa học).

e) Các hồ sơ, có thể bao gồm các giấy phép hoặc bản sao giấy phép, cần được duy trì khi thích hợp.

Năng lực có thể được chứng tỏ khi được xác định bởi tổ chức trang trại. Người trồng trọt không cần cung cấp bằng chứng về năng lực trong mọi trường hợp, ví dụ đối với những người thực hiện các nhiệm vụ bằng kinh nghiệm hoặc các nhiệm vụ gắn với truyền thống.

Sự tham gia của những lao động mới và lao động mùa vụ có thể yêu cầu sàng lọc, đào tạo và kiểm tra tương tự như những lao động có kinh nghiệm. Khi cần thiết, đào tạo đưa ra cần bao gồm các vấn đề như an toàn thực phẩm và HACCP (TCVN ISO 22000^[6] có thể thích hợp khi các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng).

TRỢ GIÚP: Đối với các hoạt động đơn giản, năng lực có thể được chứng tỏ bằng các cách thiết thực đối với nhu cầu cụ thể của tổ chức trang trại và khách hàng của họ, ví dụ bằng cách theo dõi trực tiếp kiến thức và sự hiểu biết của nhân viên. Có thể cần một xem xét chính thức hơn các hồ sơ liên quan đến đào tạo hoặc giáo dục. Trong một số trường hợp, hồ sơ về năng lực của nhân viên có thể bao gồm một danh mục kiểm tra đơn giản để xác nhận rằng nhân sự có khả năng thực hiện công việc. Tập hồ sơ bao gồm bằng chứng về trình độ chuyên môn của nhân viên có thể là một cách tiếp cận đơn giản để cung cấp những hồ sơ này.

Các hồ sơ cho thấy việc hoàn thành một chương trình đào tạo và chứng tỏ được năng lực có thể đơn giản hoặc phức tạp theo yêu cầu. Điều này có thể bao gồm, ví dụ những người liên quan hoặc nhân sự khác có thể sử dụng thiết bị nhất định, thực hiện quá trình cụ thể hoặc tuân theo các thủ tục nhất định hay không. Hồ sơ về năng lực chuyên môn này cần là một phần trong hồ sơ tuân theo của thủ tục nhất định thích hợp, hồ sơ năng lực có thể bao gồm, ví dụ một giấy phép lái xe thương mại và giấy phép hay chứng chỉ ứng dụng hóa chất. Các nhà cung cấp dịch vụ và nhà thầu bên ngoài cũng cần chứng tỏ năng lực và trình độ cần thiết (xem thêm 7.4.2).

Việc xác định sự sẵn có của nhân sự có năng lực có thể được tiến hành trong suốt chu kỳ trồng trọt khi thích hợp, hoặc khi cần thiết.

6.3. Cơ sở hạ tầng

Hướng dẫn: Việc xác định sơ bộ các yêu cầu về cơ sở hạ tầng phải được thực hiện trong quá trình hoạch định ban đầu. Điều này có thể bao gồm các điểm từ a) đến d).

a) Các phần "cố định hoặc không di chuyển" của hoạt động. Điều này bao gồm đất đai (gồm bất kỳ các yêu cầu về sự cách ly và vùng đệm đối với việc trồng trọt), nhà xưởng làm việc, bảo quản, các tiện ích liên quan và các tòa nhà bảo trì thiết bị trang trại.

b) Nguồn nước.

c) Tất cả các thiết bị được sử dụng trên cánh đồng và để xử lý (thiết bị làm khô sản phẩm trồng trọt). Điều này cũng có thể bao gồm cả máy tính và phần mềm máy tính.

d) Thiết bị vận chuyển, xử lý và trao đổi thông tin (điện thoại di động, đài, máy tính và các dịch vụ liên quan), thiết bị hoặc dụng cụ thử nghiệm sản phẩm.

Các nhu cầu về cơ sở hạ tầng có thể được người quản lý trang trại, khách hàng cung cấp hoặc có thể được thuê khi thích hợp. Tất cả các nhu cầu về cơ sở hạ tầng, gồm cả độ phì nhiêu của đất, cần được đánh giá để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu sản phẩm. Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng cần được xem xét ở các giai đoạn thích hợp của chu kỳ canh tác để đảm bảo khả năng đáp ứng liên tục các yêu cầu của tổ chức trang trại, hợp đồng, luật định và chế định.

Cần xem xét đến các thiết bị vệ sinh cố định hoặc thiết bị vệ sinh di động (nhà vệ sinh, chỗ rửa tay …) khi các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng (các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được quy định trong TCVN ISO 22000^[6]). Cũng có thể cần xem xét các vấn đề về môi trường (xem TCVN ISO 14000^[3]).

6.4. Môi trường làm việc

Hướng dẫn: Giải thích ở 6.4 là môi trường làm việc cho mọi người, các đầu vào thiết bị và đầu ra cần thiết đối với việc trồng trọt thành công đáp ứng các yêu cầu. Môi trường làm việc cũng là địa điểm tăng trưởng trong trồng trọt. Môi trường này không phải luôn có thể kiểm soát hoặc quản lý, cả về công việc hoặc sự tăng trưởng. Khi thích hợp, tổ chức trang trại cần xem xét đầy đủ môi trường làm việc và đảm bảo khả năng liên tục đáp ứng các yêu cầu sản phẩm. Cần đưa ra xem xét đối với các vấn để về môi trường làm việc liên quan đến an toàn thực phẩm khi an toàn thực phẩm là một phần  của hệ thống quản lý chất lượng (các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được quy định trong TCVN ISO 22000^[6])

Việc kiểm soát này cần bao gồm tất cả các giai đoạn của hoạt động trồng trọt từ mua đầu vào đến giao sản phẩm. Khi thích hợp, điều này có thể bao gồm: môi trường, các công trình xây dựng và thiết bị. Người quản lý trang trại có thể lựa chọn xem xét an toàn cho người lao động như một phần của môi trường làm việc đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định hoặc của khách hàng. Trong trường hợp không có các yêu cầu luật định và chế định của địa phương hoặc quốc gia thì có thể xem xét các quy định về lao động được chấp nhận quốc tế. Người lao động có thể ở bên ngoài, bên trong thiết bị (như là máy kéo hoặc máy liên hợp), bên trong các công trình xây dựng. Tất cả những môi trường này có thể được đánh giá để thấy rằng chúng phù hợp đối với việc trồng trọt và các quá trình liên quan cũng như sự an toàn cho người lao động.

7. Tạo sản phẩm

7.1. Hoạch định việc tạo sản phẩm

Hướng dẫn: Tạo sản phẩm là thuật ngữ được sử dụng bao trùm cả các hoạt động liên quan tới việc giao dịch vụ hoặc sản phẩm tới khách hàng. Trong trồng trọt, các quá trình này bao gồm việc xác định và thông hiểu các nhu cầu và mong đợi của khách hàng hoặc thị trường, hoạch định để thực hiện các nhu cầu và mong đợi này (ví dụ xem quá trình trồng trọt được liệt kê trong Phụ lục A) và tất cả các quá trình khác liên quan đến việc giao nhận và sau giao nhận sản phẩm trồng trọt. Quá trình hoạch định thường là đầu ra của quá trình thiết kế và phát triển khi thiết kế và phát triển thuộc phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của trang trại.

Trong trồng trọt, những hoạt động này bao gồm trồng cây, chăm sóc, thu hoạch và tất cả quá trình khác liên quan tới giao nhận sản phẩm trồng trọt đáp ứng các quy định được khách hàng yêu cầu. Ở giai đoạn hoạch định, thích hợp để tham khảo 4.1. Trong trồng trọt, hoạch định tạo sản phẩm, xem các bước từ a) đến d), cần được tham khảo cho mỗi chu kỳ trồng trọt mới.

a) Các mục tiêu chất lượng đối với sản phẩm và/hoặc các quá trình cần được xem xét hoặc xác định dựa trên các yêu cầu của khách hàng và thị trường đối với sản phẩm trồng trọt. Các kế hoạch cần bao gồm mọi yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường được sửa đổi hoặc bổ sung.

b) Khi áp dụng công nghệ mới và/hoặc các quy định với sản phẩm trồng trọt do khách hàng hoặc thị trường thiết lập, thì mọi sự thay đổi trong các quá trình, tài liệu và các nguồn lực cần thiết phải được hoạch định và thực hiện.

c) Khi công nghệ mới được sử dụng và/hoặc các quy định mới đối với sản phẩm trồng trọt được khách hàng hoặc thị trường thiết lập, thì mọi yêu cầu với các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng, theo dõi, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể đối với sản phẩm và tiêu chí chấp nhận sản phẩm cần được xác định và triển khai thực hiện. Trong trường hợp phân tích cảm quan, điều quan trọng là phải quy định năng lực của cá nhân (hội đồng đánh giá sản phẩm và tiêu chí đánh giá).

d) Các yêu cầu và các phương tiện lưu trữ hồ sơ cần được xem xét và thực hiện những thay đổi cần thiết, để cung cấp bằng chứng là quá trình tạo sản phẩm đáp ứng quy định.

Hoạch định cho các hoạt động trồng trọt này có thể là một trong hoạt động quan trọng nhất trong tổ chức trang trại. Đầu ra của quá trình hoạch định có thể ở bất kỳ hình thức nào phù hợp với tổ chức trang trại, miễn là đáp ứng các nhu cầu của hoạt động và khách hàng của trang trại. Chú thích 1 ở 7.1 được đề cập đến như một kế hoạch chất lượng (kế hoạch canh tác).

Việc hoạch định kỹ lưỡng đảm bảo tất cả các hoạt động từ khi bắt đầu tới khi kết thúc hoạt động trồng trọt đều được hoàn thành theo yêu cầu. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở việc trồng cây, chăm sóc cây trồng, thu hoạch, bảo quản và vận chuyển. Mỗi kế hoạch dựa vào các công cụ, phương pháp và mô hình định hướng hoạt động và khách hàng trong việc ra quyết định của họ. Mỗi kế hoạch được hợp lý và tối ưu hóa dựa trên các nhu cầu của việc trồng trọt.

Để đáp ứng các mục tiêu của mình, tổ chức trang trại có thể thiết lập và duy trì một hoặc nhiều chương trình, với từng chức năng và cấp độ hoạt động tương ứng chương trình cần bao gồm việc phân công những người chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu này, các phương tiện và thời gian biểu để đạt được và theo dõi mục tiêu.

Các thay đổi trong điều kiện tăng trưởng có thể đòi hỏi thay đổi kế hoạch canh tác. Ví dụ, khi các điều kiện tăng trưởng làm cho sản phẩm trồng trọt chệch khỏi các yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường, thì tổ chức trang trại có thể khôi phục lại sản phẩm trồng trọt trong quá trình trồng trọt sau đó.

Hoạch định hoạt động trồng trọt có thể dưới hình thức kế hoạch hoạt động mùa vụ (chu kỳ), như là kế hoạch canh tác. Việc xây dựng một kế hoạch canh tác có thể xem xét, ví dụ:

- các yêu cầu hợp đồng - bao gồm các quy định của khách hàng và sản phẩm và các quy định và các yêu cầu của tổ chức đối với đầu vào và những hoạt động thuê ngoài;

- môi trường trồng trọt - bao gồm cơ sở hạ tầng (đất, hàng rào, quản lý phân bón, lịch sử lũ lụt, kiểm soát sâu bệnh …), lịch sử trồng trọt nhiều năm, cách ly, việc sử dụng đất trước đây;

- các đầu vào trong trồng trọt - bao gồm hạt giống và thân gốc, các đầu vào bảo vệ cây trồng, thiết bị, nhân sự, phân ủ hoai, nguồn nước, …;

- các đầu vào quản lý - bao gồm chính sách chất lượng, các mục tiêu đo lường được và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng (quan sát cánh đồng, tài liệu, năng lực, đánh giá nội bộ, duy trì tính đồng nhất);

- thu hoạch - bao gồm xử lý, bảo quản, vệ sinh cá nhân, chất lượng nước, kiểm soát sâu bệnh và vận chuyển;

- an toàn thực phẩm - bao gồm các viện dẫn tới TCVN ISO 22000:2007^[6] và các yêu cầu luật định và chế định thích hợp có thể phù hợp khi các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng.

TRỢ GIÚP: Các hợp đồng sản xuất, tư vấn và hướng dẫn kỹ thuật và các kết quả phân tích có thể được sử dụng để bổ sung cho kế hoạch canh tác.

7.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.2.1. Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Hướng dẫn: Trọng tâm của 7.2.1 là xác định và hiểu rõ tất cả các yêu cầu về sản phẩm trồng trọt được cung cấp cho khách hàng. Cần nhớ rằng các yếu tố bổ sung, như các yếu tố luật định, chế định hoặc pháp lý, kế hoạch giao hàng, điều kiện thanh toán hoặc những mong đợi của khách hàng không được quy định, xem các bước a) đến d), cần được tính đến ở điểm này.

a) Trong trồng trọt điều này có thể bao gồm việc hiểu các yêu cầu của khách hàng liên quan đến, ví dụ, nhu cầu về đối với việc bảo quản tại trang trại hoặc phân phối tới một địa điểm và/hoặc thời điểm cụ thể.

b) Những yêu cầu này bao gồm các nhu cầu và mong đợi còn ẩn ý trong việc sử dụng sản phẩm của khách hàng. Nhìn chung, khách hàng không tuyên bố rõ ràng các yêu cầu của mình là sản phẩm phải an toàn để sử dụng. Tổ chức trang trại cần xác định các nhu cầu còn ẩn ý cũng như mong đợi của khách hàng hoặc thị trường.

c) Điều này có thể bao gồm, ví dụ các yêu cầu chế định trích dẫn các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, ngành công nghiệp, hoặc quốc gia.

d) Các yêu cầu đối với sản phẩm và quá trình mà tổ chức trang trại tự thiết lập cho mình, ví dụ việc sử dụng một loại thiết bị cụ thể.

Danh mục ngắn gọn về hợp đồng, các yêu cầu luật định và chế định có thể bao gồm, ví dụ đất đai, hạt giống và thân gốc, các yêu cầu an toàn thực phẩm, cách ly cánh đồng, giới hạn về bảo vệ cây trồng, các yêu cầu về duy trì tính đồng nhất, thiết bị, lao động thuê ngoài, công nghệ, phân nhóm sản phẩm trồng trọt, kiểm soát ô nhiễm, các yêu cầu xử lý và an toàn. Các điều kiện thanh toán cần được hiểu rõ ràng.

Khi các yêu cầu của khách hàng về môi trường, an toàn và sức khỏe hoặc các điều kiện làm việc khác được quy định, chúng cần được tính đến khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

7.2.2. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Hướng dẫn: Các yêu cầu sản phẩm được xác định ở 7.2.1. Ở điều này, những yêu cầu cần được xem xét trước khi cam kết cung ứng sản phẩm trồng trọt cho (các) khách hàng. Việc xem xét nhằm đảm bảo rằng mọi cam kết sau đó đều có thể được đáp ứng. Trong trường hợp không có hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản với khách hàng, ví dụ trong tổ chức trang trại nhỏ, thì các quy định cần được làm rõ, thông hiểu và các kiểm tra xác nhận trước khi thỏa thuận bằng miệng. Tất cả các phần trong đơn hàng hoặc hợp đồng của khách hàng cần được xem xét thường xuyên trong suốt mùa vụ để đảm bảo rằng chúng có thể đáp ứng khi các điều kiện thay đổi. Mọi sự thay đổi cần được trao đổi với khách hàng sớm nhất có thể.

Các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định thường được bao gồm trong kế hoạch canh tác. Kế hoạch canh tác hoàn chỉnh cần được xem xét để đảm bảo rằng:

a) tất cả các yêu cầu được nêu rõ trong kế hoạch canh tác;

b) những khác biệt và thay đổi trước đó có thể xảy ra đã được giải quyết và kế hoạch canh tác là hiện hành và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

c) tổ chức trang trại có khả năng đáp ứng các yêu cầu xác định - việc xem xét khả năng này có thể xem xét các yêu cầu liên quan đến lịch sử cánh đồng, quy mô, sự sẵn có hạt giống và thân gốc, cơ sở vật chất và thiết bị cũng như sự sẵn có nhân sự có trình độ chuyên môn…

Cần lưu ý rằng kế hoạch canh tác được xem xét và chấp nhận giúp tạo sự tin cậy rằng tất cả các yêu cầu có thể được đáp ứng một cách hợp lý trước khi chấp nhận hợp đồng. Kế hoạch canh tác thường bao gồm các yêu cầu về giao hàng, kể cả các quy định của khách hàng như thời gian và các yêu cầu về vận chuyển và bảo quản.

Tất cả hoạt động cho thuê, bằng văn bản hay bằng miệng, đều cần được xem xét để đảm bảo rằng các điều khoản cho thuê phù hợp với các yêu cầu hợp đồng.

7.2.3. Trao đổi thông tin với khách hàng

Hướng dẫn: Cần có sự trao đổi thông tin công khai với khách hàng trước khi hợp đồng được hoàn thiện, trong quá trình trồng trọt và sau khi giao sản phẩm trồng trọt. Thông tin về sản phẩm đôi khi có thể được khách hàng thay đổi sau khi thỏa thuận về các quy định. Nếu các quy định mới có thể được đáp ứng thì việc trao đổi thông tin này cần theo cả hai chiều giữa tổ chức trang trại và khách hàng. Thông tin phản hồi của khách hàng bao gồm cả khiếu nại có giá trị cho việc cải tiến liên tục.

Việc xem xét và xác nhận lại sản phẩm trồng trọt, đất và các điều kiện khác trước khi thu hoạch là cách thức đảm bảo các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định và các yêu cầu quy định khác có thể được đáp ứng. Việc xem xét này cần bắt đầu với các yêu cầu của hợp đồng và khi thích hợp, cần xác định hiện trạng đáp ứng các yêu cầu. Việc xác nhận này cần bao gồm việc xem xét tất cả các yêu cầu quy định của hợp đồng, luật định và chế định thích hợp. Khi thấy các điều kiện không phù hợp với việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, khách hàng cần được thông báo và hồ sơ về việc thông báo này cần được lưu giữ. Các điều kiện có thể bao gồm, ví dụ sự phù hợp của sản phẩm trồng trọt cho việc thu hoạch, các điều kiện môi trường liên quan đến việc trồng trọt hay thu hoạch, sự sẵn có các phương tiện xử lý và bảo quản, đảm bảo có các thỏa thuận duy trì tính đồng nhất, những thay đổi về thời tiết hoặc các điều kiện trồng trọt, hay bất kỳ các điều kiện nào khác có thể cần thông báo hoặc xác nhận lại với khách hàng. Trao đổi thông tin công khai và sớm cho khách hàng là điều quan trọng khi xảy ra những tình huống này.

Tổ chức trang trại cần xem xét việc có các phương pháp được thiết lập để thu hút và xử lý phản hồi của khách hàng bao gồm cả các khiếu nại của khách hàng. Điều quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng là phản hồi này được nắm bắt và ghi nhận như một cách thức sửa chữa các vấn đề và thực hiện các cải tiến. Hồ sơ về phản hồi và khiếu nại của khách hàng có thể trở thành một phần của quá trình này nhằm hỗ trợ việc theo dõi các vấn đề và nhận biết các xu hướng. Kết quả phản hồi của khách hàng cần là một phần trong xem xét của người quản lý trang trại.

TRỢ GIÚP: Trong tổ chức trang trại nhỏ, việc lưu lại thư từ và trao đổi với khách hàng có thể là đủ.

7.3. Thiết kế và xây dựng

7.3.1. Hoạch định thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Điều quan trọng là phân tích và xác định xem có thể áp dụng 7.3.1 cho tổ chức trang trại hay không. Điều này chỉ phù hợp với các tổ chức trang trại thực hiện việc thiết kế và phát triển.

Trong tổ chức trang trại, thiết kế có thể được coi là những thay đổi duy nhất về giống, đầu vào, đầu ra, điều kiện tăng trưởng hay bất kỳ quá trình nào (như canh tác hữu cơ) gắn với các quá trình trang trại phổ biến một đặc trưng duy nhất đối với sản phẩm trồng trọt có thể được mong muốn đối với khách hàng hoặc thị trường hiện tại hoặc tương lai.

Việc ứng dụng hoặc thích ứng các thiết kế và các quá trình đã được chứng minh để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của khách hàng và thị trường không nên được coi là một phần của thiết kế.

Khi các quá trình mới hay được điều chỉnh là cần thiết cho tổ chức trang trại như một phương thức để đạt được một đặc tính sản phẩm trồng trọt cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay thị trường, thì việc phát triển các quá trình này có thể được ấn định cho thiết kế và phát triển.

Nếu tổ chức trang trại không thực hiện thiết kế và phát triển và không chịu trách nhiệm đối với các quá trình này, thì áp dụng điều khoản "loại trừ" ở 1.2.

TRỢ GIÚP: Thiết kế và phát triển áp dụng cho các tổ chức trang trại lựa chọn tạo ra sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu đã biết hoặc được dự đoán của khách hàng hoặc của thị trường. Ví dụ, điều này có thể bao gồm sự kết hợp duy nhất các đầu vào hoặc các phương pháp nhằm tạo ra một sản phẩm mới có các đặc trưng duy nhất.

7.3.2. Đầu vào của thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Đầu vào của quá trình thiết kế cần được xem xét như bất kỳ đầu vào nhằm thay đổi duy nhất (các) đặc trưng cần thiết về sản phẩm trồng trọt được giao cho khách hàng. Vì vậy những đầu vào này là thiết yếu để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cần được nhận biết và quản lý như đầu vào đối với quá trình thiết kế được liệt kê ở 7.3.2.

7.3.3. Đầu ra của thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Những đầu ra cần thiết hoặc được mong đợi liên quan đến quá trình thiết kế cần được coi như bất kỳ đầu ra nào mô tả đặc trưng duy nhất hoặc hỗ trợ đặc trưng này của sản phẩm trồng trọt được giao cho khách hàng. Ngoài ra, mọi đầu ra liên quan tới việc đạt được kết quả mong muốn, ví dụ điều kiện bảo quản xác định, đều cần được tính đến. Vì vậy những đầu ra này là quan trọng để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cần được nhận biết, quản lý như các đầu ra từ quá trình thiết kế được liệt kê ở 7.3.3.

Khi thiết kế và phát triển được áp dụng, các đầu ra từ quá trình này cần đưa vào kế hoạch canh tác.

7.3.4. Xem xét thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Trong một số trường hợp, hoạt động thiết kế và phát triển gắn liền với trồng trọt có thể đòi hỏi một hoặc nhiều vụ tăng trưởng để xác nhận đặc trưng và đầu vào, đầu ra cũng như những kiểm soát cần thiết để có được đặc trưng mong muốn. Vì vậy điều quan trọng là hiểu được tiến trình hướng tới việc đáp ứng các đặc trưng mong muốn cần được theo dõi trong suốt quá trình xem xét thiết kế và phát triển được xác định một cách chính thức. Trong suốt quá trình xem xét này, đầu vào, đầu ra và các điều kiện hoặc quá trình khác có thể được xem xét và thay đổi chính thức khi cần như một phương thức để đảm bảo rằng đạt được hoàn toàn các yêu cầu liên quan đến các đặc trưng của sản phẩm trồng trọt.

7.3.5. Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Việc kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển được sử dụng trong thiết kế các đặc trưng duy nhất của sản phẩm trồng trọt để cung cấp cho tổ chức trang trại thông tin liên quan đến tiến trình của hoạt động thiết kế và phát triển. Đây cần là một quá trình chính thức xác định các đầu vào, đầu ra thiết kế và các khía cạnh liên quan đến những hoạt động này, diễn ra theo cách thức giúp đảm bảo đạt được các đặc trưng mong muốn của sản phẩm trồng trọt.

7.3.6. Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển là quá trình xác nhận rằng các đặc trưng cần thiết của sản phẩm trồng trọt hiện diện và đáp ứng các mục tiêu dự kiến của thiết kế. Trong một số trường hợp, các đặc trưng của sản phẩm trồng trọt không đáp ứng yêu cầu có thể được coi là thỏa đáng nếu khách hàng được cung cấp thông tin mô tả chính xác các đặc trưng của sản phẩm và có thể xác định các đặc trưng là chấp nhận được. Khi kế hoạch canh tác là đầu ra của quá trình thiết kế và phát triển, việc xác nhận giá trị sử dụng cũng cần xác nhận rằng các đầu vào (loại hạt giống hoặc cây non, sử dụng thuốc trừ sâu, loại phân bón) thỏa mãn các yêu cầu.

7.3.7. Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển

Hướng dẫn: Trong quá trình thiết kế, đôi khi có thể cần thực hiện thay đổi đối với các yếu tố khác nhau của quá trình thiết kế. Điều này có thể bao gồm những thay đổi đối với đầu vào, đầu ra, các điều kiện hoặc thậm chí các đặc trưng liên quan đến sản phẩm trồng trọt. Mục đích của 7.3.7 là đảm bảo rằng những thay đổi này được kiểm soát, dễ thấy đối với người quản lý trang trại và được phê duyệt. Cần xem xét các thay đổi thiết kế có khả năng tác động đến an toàn thực phẩm.

7.4. Mua hàng

7.4.1. Quá trình mua hàng

Hướng dẫn: Tổ chức trang trại cần nhận biết những nguyên vật liệu và các dịch vụ mua vào có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm trồng trọt. Sau đó, tổ chức trang trại cần lựa chọn các nhà cung ứng có khả năng đáp ứng các yêu cầu về nguyên liệu và dịch vụ liên quan được mua. Trong đánh giá nhà cung ứng đầu vào và dịch vụ được mua từ một bên thứ ba, tổ chức trang trại có thể:

a) đưa ra quy định về các thủ tục đánh giá và theo dõi nhà cung ứng dựa trên các phương pháp được coi là thích hợp với các nhu cầu vận hành tổ chức trang trại;

b) coi việc thực hiện trước đây của nhà cung ứng đáp ứng nhu cầu này trong một số trường hợp.

TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại nhỏ, quá trình trước đó về lao động, nhà cung cấp dịch vụ hoặc nhà cung ứng nguyên vật liệu có thể đủ để đáp ứng hoặc thực hiện đánh giá này. Trong một số trường hợp, cách tiếp cận tương tự cũng có thể áp dụng đối với các tổ chức trang trại lớn.

Yêu cầu này áp dụng cho mọi quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ được tổ chức trang trại mua vào có thể có tác động đến việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu luật định và chế định. Tổ chức trang trại cần mô tả rõ ràng những mong muốn đối với các nhà cung cấp như bước đầu tiên để đảm bảo rằng nhà cung ứng có thể đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Việc quản lý đầu vào trong nông nghiệp là đặc biệt quan trọng. Ví dụ, đầu vào đất, thuốc trừ sâu và phân bón cần phù hợp với cây trồng đang tăng trưởng và việc sử dụng dự kiến. Thông tin này cần được quy định rõ ràng trong các tài liệu mua hàng khi thích hợp.

Đất được thuê cần được coi là đầu vào được mua của nhà cung ứng. Người quản lý trang trại chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các điều kiện đất đai cho phép đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế định. Khi thích hợp, việc xem xét có thể bao gồm đánh giá về loại đất, độ ẩm, độ sạch của nước tưới, sự cách ly cánh đồng… như là điều kiện đầu tiên đối với mọi thỏa thuận cam kết việc sử dụng đất của tổ chức trang trại.

Là một phần của quá trình này, việc xem xét tất cả các đầu vào được mua cần thiết để đáp ứng các yêu cầu bao gồm, ví dụ thiết bị (bao gồm loại, số lượng và tính sẵn có), công nghệ, sự sẵn có về nhân sự, trình độ nhân sự và việc bao gói. Ngoài ra, đảm bảo sự phù hợp về khả năng của nhân sự và tổ chức trang trại với xem xét đưa ra về thời điểm và tính sẵn có của dịch vụ được ký kết. Các dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài cho hoạt động trồng trọt có thể bao gồm, ví dụ thử nghiệm đất, sử dụng phân bón, áp dụng bảo vệ mùa vụ, việc trồng cây, quan sát cánh đồng, các ứng dụng thông thường, các dịch vụ ước tính sản lượng, thu hoạch, dịch vụ giám định và thử nghiệm, thử nghiệm của phòng thí nghiệm, thử nghiệm thuộc tính sản phẩm trồng trọt, vận chuyển và bảo quản.

Khi sử dụng các dịch vụ được mua bên ngoài, cần thận trọng để đảm bảo:

1) nhà cung cấp có khả năng tiến hành hoạt động đáp ứng tiêu chí được thiết lập;

2) thực hiện trao đổi thông tin rõ ràng đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu các yêu cầu bao gồm mọi hồ sơ thích hợp được yêu cầu;

3) kiểm tra xác nhận một cách thích hợp các hoạt động hoàn chỉnh được thực hiện

Loại hình và mức độ kiểm soát áp dụng với lao động và các dịch vụ thuê ngoài cần phụ thuộc vào tác động của dịch vụ cung cấp và khả năng của tổ chức trang trại đáp ứng các yêu cầu hợp đồng, luật định và chế định. Có thể đưa ra xem xét thỏa đáng về lịch sử quá khứ khi xác định khả năng hoặc trình độ chuyên môn liên quan đến đầu vào được mua.

Khi cần, người quản lý trang trại có thể chọn xác nhận lại sự sẵn có và khả năng của các nhà cung cấp trong việc đáp ứng các yêu cầu để đảm bảo có thể đáp ứng các yêu cầu hoạt động, luật định, chế định và hợp đồng. Việc xác nhận lại này có thể bao gồm việc xác nhận về: sự sẵn có trong khuôn khổ thời gian đáp ứng các yêu cầu, trình độ chuyên môn của nhân sự (ví dụ cấp giấy phép hoặc chứng nhận ứng dụng hóa chất) và thiết bị, cũng như các đầu vào khác như hạt giống, thân gốc và các ứng dụng.

TRỢ GIÚP: Các dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài cần đưa vào các dịch vụ trao đổi giữa những người trồng trọt, cũng như các dịch vụ mua vào.

7.4.2. Thông tin mua hàng

Hướng dẫn: Tổ chức trang trại cần xác định mức độ chính thức của hệ thống mua hàng thích hợp. Khi các dịch vụ thuê ngoài được mua vào, tổ chức trang trại sẽ chịu trách nhiệm đối với việc trao đổi thông tin về các yêu cầu chấp thuận đối với dịch vụ, các thủ tục, các quá trình, thiết bị, cơ sở vật chất, môi trường làm việc … với hoạt động của nhà cung ứng. Các hướng dẫn mua hàng không nên để lại sự nghi ngờ về chất lượng và số lượng những gì được yêu cầu. Nếu hợp lý, việc trao đổi thông tin này nên bằng văn bản.

Việc quản lý các đầu vào trong nông nghiệp thường rất quan trọng. Các đầu vào như thuốc diệt cỏ, thuốc trừ sâu, phân bón và phân ủ hoai có thể cần được đánh giá theo mục đích sử dụng của chúng và các yêu cầu của khách hàng trong quá trình mua hàng. Ngoài ra, các nhà sản xuất cần xem xét lập thành văn bản các thỏa thuận cho thuê đất. Những thỏa thuận cho thuê cần nêu ra tất cả thông tin mua hàng cùng với các yêu cầu của tổ chức trang trại bao gồm cả các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định, khi thích hợp.

Là một phần trong thông tin mua hàng, cần xem xét để đưa ra các yêu cầu đối với trình độ chuyên môn/năng lực của nhân sự (xem 6.2.2).

7.4.3. Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

Hướng dẫn: Khi thích hợp, các phương pháp kiểm tra hay kiểm tra xác nhận cụ thể nên được bắt đầu đối với mỗi loại đầu vào hoặc dịch vụ được mua vào. Các ví dụ bao gồm: nếu có sự thuần khiết về giống và các đặc trưng của cây trồng quan trọng đối với sản phẩm, thì nhãn của mỗi công ten nơ cần được kiểm tra để thấy rằng loại hạt giống và số lô phù hợp vận chuyển với nội dung đặt hàng và thuốc trừ sâu cần được kiểm tra để thấy rằng công thức và nồng độ là thích hợp.

7.5. Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1. Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ

Hướng dẫn: 7.5.1 mô tả các loại kiểm soát khác nhau có thể cần cho thực tế hoạt động trồng trọt và giao sản phẩm trồng trọt đến khách hàng. Điều này tiếp theo các điều từ 7.1 a) và b) trong đó nêu rõ rằng các mục tiêu, các yêu cầu về sản phẩm, các quá trình và nguồn lực khác cần được nhận biết và hoạch định để đạt được các kết quả dự kiến. Hiểu về cách thức tất cả những điều này cùng tác động đến sản phẩm trồng trọt cuối cùng là điều quan trọng. Ở 7.5.1, tổ chức trang trại được định hướng để bắt đầu các kiểm soát những điều kiện liệt kê trong các điểm từ a) tới f) khi thích hợp.

Từng quá trình được người quản lý trang trại nhận biết này cần được kiểm soát đầy đủ với xem xét thỏa đáng được đưa ra đối với tất cả các yêu cầu nội bộ và bên ngoài. Những quá trình này có thể được kiểm soát bằng cách đưa ra các chỉ dẫn công việc hoặc danh mục kiểm tra, các mẫu đại diện, chỉ định nhân sự có năng lực hoặc đưa ra định hướng hoặc các phương thức khác do người quản lý trang trại xác định. Mỗi quá trình có thể đòi hỏi các phương pháp kiểm soát duy nhất. Các quá trình có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

a) việc hoạch định canh tác;

b) phân bổ đất (lựa chọn cánh đồng);

c) phân bổ/mua/thu mua đầu vào;

d) quản lý đất và nước;

e) trồng trọt;

f) các hoạt động tại cánh đồng;

g) các hoạt động trước thu hoạch và bảo quản;

h) vận chuyển và xử lý;

i) bảo quản sản phẩm trồng trọt;

j) phân phối và giao hàng.

Để đảm bảo việc thực hiện trong phạm vi kế hoạch canh tác, có thể sử dụng phiếu kiểm tra. Các phiếu kiểm tra đảm bảo kiểm soát và cho phép nhân sự có năng lực có được kinh nghiệm như các giám sát viên hoạt động.

Người quản lý trang trại cần hiểu và quản lý các hoạt động thích hợp trong phạm vi mỗi quá trình của tổ chức trang trại có thể ảnh hưởng đến sản phẩm. Có thể hữu ích khi bắt đầu quá trình này với bản mô tả về (các) mùa vụ và các đặc trưng sản phẩm trồng trọt được tạo ra, các yêu cầu cần thiết cho việc thiết lập và kiểm tra xác nhận chất lượng (ví dụ độ ẩm, độ cứng, tính chất hữu cơ và độ thuần khiết) và các yêu cầu hợp đồng hay pháp lý được áp dụng. Người quản lý trang trại cần xem xét việc lập thành văn bản các kết quả của việc này để đưa ra hồ sơ nhằm đảm bảo tính liên tục theo thời gian, cũng như đảm bảo các kết quả đạt được.

TRỢ GIÚP: Tất cả các tổ chức trang trại và đặc biệt là tổ chức trang trại nhỏ cần đặc biệt chú ý tới định nghĩa của từ "thủ tục" trong TCVN ISO 9000:2007, trong đó nêu các thủ tục có thể được lập thành văn bản hoặc không. Dựa vào định nghĩa này, các thủ tục có thể được truyền đạt bằng lời nói, đưa ra ví dụ, hình ảnh hoặc bản vẽ hay những hành động khác đáp ứng nhu cầu của tổ chức trang trại.

Các quá trình trồng trọt có thể có những yêu cầu cụ thể (ví dụ độ sâu canh tác, số lượng, ứng dụng phân bón, đặc điểm sản phẩm, chất lượng phân ủ hoai, chất lượng nước, khoảng thời gian trước thu hoạch). Từng yêu cầu này cần được đo lường hoặc được theo dõi trong trường hợp không thể sử dụng các biện pháp vật lý. Phương pháp đo lường cần được kiểm tra xác nhận về độ chính xác và tính nhất quán nếu thích hợp.

Trong trường hợp các điều kiện tăng trưởng làm cho sản phẩm trồng trọt chệch khỏi khác tiêu chí, thì cần chú ý rằng trang trại có thể phục hồi sản phẩm trồng trọt trong quá trình sau đó của hoạt động trồng trọt.

Khi khách hàng của trang trại không phải là khách hàng cuối cùng sử dụng sản phẩm, các quá trình trang trại cần tính đến các yêu cầu của trung gian và người sử dụng cuối cùng.

7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng của quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

Hướng dẫn: Yêu cầu này đảm bảo rằng các sản phẩm được giao cho khách hàng hoặc thị trường hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu của họ. Các quá trình yêu cầu việc xác nhận giá trị sử dụng là các quá trình khó xác định kết quả cho đến khi quá muộn. Ngoài ra, có một số quá trình quan trọng trong đó việc kiểm tra xác nhận các kết quả có thể không kinh tế hoặc không khả thi.

Ví dụ, khi đánh giá tính đồng nhất trong ứng dụng hóa chất sẽ không khả thi để đo lường việc ứng dụng hóa chất, việc kiểm soát bị ảnh hưởng bởi việc hiệu chuẩn thích hợp thiết bị ứng dụng. Loại hình kiểm soát khác có thể thích hợp là thực hiện một nhiệm vụ bởi nhân sự có trình độ hoặc cách sử dụng thiết bị thích hợp với mục đích hoặc được bảo trì tốt.

Sự phụ thuộc vào kết quả của việc kiểm tra và thử nghiệm cuối vụ phục vụ các nhu cầu kiểm tra xác nhận của tổ chức trang trại cần được giảm thiểu vì điều này thường quá muộn để thực hiện hành động khắc phục. Các quá trình trang trại cần được hoạch định và thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các đầu vào có thể có đều được xác định và kiểm soát tốt và tất cả các đầu ra dự kiến điều đạt được nhằm đáp ứng các yêu cầu quy định của khách hàng.

7.5.3. Nhận biết và xác định nguồn gốc

Hướng dẫn: Nhận biết là biết được đó là cái gì. Xác định nguồn gốc là biết nó đến từ đâu, hiện ở đâu và trong trường hợp dịch vụ, hiện ở giai đoạn nào.

Việc nhận biết và xác định nguồn gốc có thể bao gồm các hồ sơ nhận biết và/hoặc truy tìm nguồn gốc không chỉ sản phẩm mà còn các đầu vào liên quan trong các quá trình trồng trọt. Điều này có thể có nghĩa là ghi nhận lại số lượng và loại hình đầu vào sử dụng. Có thể cần bản giấy hoặc điện tử để theo dõi các quá trình và các đầu vào cần thiết.

Một số ví dụ về các hoạt động nhận biết và xác định nguồn gốc được liệt kê dưới đây.

- Hạt giống và thân gốc cần được nhận biết rõ ràng để ngăn ngừa sự lẫn tạp với các nguyên liệu về giống khác.

- Xác định nguồn gốc cần tuân theo các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu quy phạm khi thích hợp. Ít nhất, cần lưu giữ thông tin về lô trừ khi thông tin nhận biết lô được khách hàng lưu giữ cho mục đích bảo mật. Xác định nguồn gốc cần được duy trì theo quy định của hợp đồng hoặc khi xác định rằng điều này mang lại sự bảo đảm về độ tin cậy đối với các bên liên quan về hạt giống và thân gốc.

- Các đầu vào cần được nhận biết rõ ràng bằng các phương thức phù hợp và ngăn ngừa sự lẫn tạp, khi thích hợp. Việc xác định nguồn gốc các đầu vào cần được duy trì cho mỗi thỏa thuận của khách hàng.

- Việc nhận biết và khi thích hợp xác định nguồn gốc trong suốt quá trình kiểm tra xác nhận sản phẩm trồng trọt cần được xem xét.

- Việc nhận biết và khi thích hợp xác định nguồn gốc trong quá trình vận chuyển cần được xem xét.

Các phương tiện và thiết bị sử dụng trong các quá trình trồng trọt đều ảnh hưởng đến việc nhận biết và xác định nguồn gốc.

- Khi thích hợp, thiết bị được sử dụng cần được nhận biết rõ ràng bằng phương tiện phù hợp và được ghi nhận trong kế hoạch canh tác. Việc xác định nguồn gốc bao gồm cả việc sử dụng trên các cánh đồng khác nhau và tất cả các hoạt động làm sạch thiết bị cần duy trì như là một phần hồ sơ của tổ chức trang trại.

- Cần có phương thức được xác định rõ ràng để nhận biết các phương tiện bảo quản, địa điểm, công ten nơ… cụ thể nhằm ngăn ngừa sự lẫn tạp và đảm bảo xác định nguồn gốc khi cần.

- Thiết bị xử lý và chế biến cần được nhận biết rõ ràng và duy nhất như một phương thức ngăn ngừa việc sử dụng thiết bị không phù hợp dẫn đến không đáp ứng các yêu cầu. Việc nhận biết này cần xem xét tình trạng của thiết bị liên quan đến việc kiểm định sự phù hợp của thiết bị (bao gồm cả làm sạch và hiệu chuẩn).

- Các cách thức được xác định rõ ràng để nhận biết các cơ sở bảo quản, các địa điểm, công ten nơ… cụ thể.

- Thiết bị vận chuyển phải được nhận biết rõ ràng và duy nhất như một phương thức ngăn ngừa việc sử dụng không phù hợp thiết bị dẫn đến không đáp ứng các yêu cầu. Việc nhận biết này cần xem xét tình trạng của thiết bị vận chuyển liên quan đến việc kiểm định sự phù hợp bao gồm việc làm sạch đáp ứng các yêu cầu quy định của các nhà sản xuất thiết bị, tổ chức trang trại và/hoặc các yêu cầu hợp đồng.

Xác định nguồn gốc được đề cập trong TCVN ISO/TS 22005^[9] không nhằm làm tài liệu của hệ thống quản lý. Mục đích là kết hợp TCVN ISO/TS 22005^[9] với bối cảnh hệ thống rộng hơn TCVN ISO 22000:2007^[6] hoặc TCVN ISO 9001:2008^[1]. Khi tổ chức trang trại xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện, thì các quá trình của TCVN ISO/TS 22005^[9] cần được kết hợp với các hệ thống khác.

7.5.4. Tài sản của khách hàng

Hướng dẫn: Tài sản của khách hàng cần được nhận biết một cách rõ ràng, được sử dụng và kiểm soát theo các yêu cầu của khách hàng và mọi yêu cầu trong kế hoạch canh tác. Tài sản của khách hàng không đáp ứng các yêu cầu hoạt động hoặc không được sử dụng thì cần được thông báo tới khách hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc do người quản lý trang trại xác định.

Ví dụ về tài sản của khách hàng trong môi trường nông nghiệp có thể bao gồm: hạt giống và thân gốc, đất đai, các đầu vào như hóa chất, thiết bị như là các máy gieo hạt/bón phân, cơ sở bảo quản, phương tiện vận tải (như xe tải, xe goòng, ô tô ray) và vật liệu bao gói (như nhãn).

7.5.5. Bảo toàn sản phẩm

Hướng dẫn: Trang trại chịu trách nhiệm trong việc đưa ra các điều kiện duy trì tính toàn vẹn của sản phẩm, giá trị, hiệu lực và an toàn thực phẩm sao cho đảm bảo việc thực hiện các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định.

Trong trồng trọt, điều 7.5.5 đặc biệt quan trọng trong giai đoạn thu hoạch, xử lý, bảo quản và giao hàng của tổ chức trang trại. Khi bảo quản tại trang trại là một phần của quá trình trồng trọt và giao hàng, việc theo dõi các điều kiện bảo quản thường xuyên và liên tục thường là rất quan trọng đối với tính toàn vẹn của sản phẩm. Duy trì mức chất lượng đạt được trong suốt mùa tăng trưởng có thể có ý nghĩa khác nhau về các mức giá trị. Quan trọng là phải chú ý rằng việc phân nhóm sản phẩm với các sản phẩm tương tự và các sản phẩm khác khi bảo quản cần được tuân thủ theo các quy định hợp đồng.

7.6. Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường

Hướng dẫn: Các thiết bị theo dõi và đo lường được sử dụng để xác nhận hoặc kiểm tra xác nhận những vấn đề như độ ẩm, tốc độ dòng chảy và đếm hạt giống cần cung cấp thông tin chính xác. Nhìn chung, các nhà chế tạo thiết bị đo lường đều có thủ tục hiệu chuẩn để duy trì tính chính xác và ổn định của thiết bị. Cần duy trì các hồ sơ thực hiện hiệu chuẩn ở khoảng thời gian quy định. Một số ví dụ có thể là:

- sử dụng hóa chất hoặc phân bón - lưu lượng kế hoặc áp kế;

- dụng cụ theo dõi thiết bị thu hoạch, các loại cân, ẩm kế và thiết bị tương tự;

- thiết bị bảo quản, điều hòa và theo dõi việc vận chuyển như nhiệt kế và tỉ trọng kế;

- các tài liệu tiêu chuẩn và danh mục kiểm tra sử dụng cho phân tích cảm quan.

Việc xử lý, làm sạch và bảo trì thiết bị chế biến cần đáp ứng các yêu cầu quy định của nhà chế tạo thiết bị, tổ chức trang trại và/hoặc các yêu cầu hợp đồng quy định.

Nhìn chung, tính nhất quán và độ chính xác của bất kỳ dữ liệu nào được sử dụng để ra các quyết định cần được biết trước và được kiểm soát đến mức có thể. Điều này có thể có nghĩa là cần có các hồ sơ về hiệu chuẩn và độ chính xác từ các nhà cung cấp bên ngoài, cũng như việc duy trì các hồ sơ nội bộ.

Khi tổ chức trang trại thực hiện các hoạt động theo dõi và đo lường sử dụng các phương thức phi vật chất, như danh mục kiểm tra hoặc phiếu hỏi, các phương thức này có thể cần được xác nhận giá trị sử dụng và được kiểm soát.

TRỢ GIÚP: Nội dung này không có nghĩa là phải có nhiều nỗ lực hơn mức cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức trang trại trừ khi các yêu cầu của khách hàng hoặc các yêu cầu luật định và chế định khắt khe hơn. Các phép đo được thực hiện khi hàng hóa được bán hoặc được chuyển giao có thể là đối tượng theo quy định của nhà nước, nhưng những phép đo để hỗ trợ các quyết định nội bộ thì không phải là đối tượng đó. Tuy nhiên, thực tiễn tốt là nên so sánh các phép đo nội bộ với các phép đo theo quy định khi có thể. Ở giai đoạn nào đó, hàng hóa có thể được bán dựa trên các phép thử quy định hoặc tiêu chuẩn, do đó việc so sánh sẽ cải thiện việc ra quyết định nội bộ.

8. Đo lường, phân tích và cải tiến

8.1. Khái quát

Hướng dẫn: Lưu ý rằng việc kiểm soát các phương tiện theo dõi và thiết bị đo được đề cập cụ thể ở 7.6, trong khi 8.1 đề cập đến việc theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng rộng hơn.

Tổ chức trang trại cần hoạch định cách thức thực hiện các hoạt động theo dõi và đo lường để đáp ứng nhu cầu riêng của mình cũng như các nhu cầu của khách hàng. Những hoạt động này là:

- sự thỏa mãn của khách hàng (xem 8.2.1)

- kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (xem 8.2.2)

- sự phù hợp của quá trình (xem 8.2.3), và

- sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ (xem 8.2.4)

Tất cả những điều được trích dẫn ở trên cung cấp thông tin để phân tích theo 8.4. Điều 8.1 trình bày sơ lược các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Điều này cho thấy cách thức hệ thống quản lý chất lượng đang thực hiện (kết quả thực hiện hệ thống) và cách thức nó ảnh hưởng đến tổ chức trang trại.

8.2. Theo dõi và đo lường

8.2.1. Sự thỏa mãn của khách hàng

Hướng dẫn: Khách hàng quan trọng nhất là người hoặc nhóm người tiếp nhận sản phẩm trồng trọt. Có thể có một chuỗi những người xử lý hướng tới người tiêu dùng cuối cùng và tất cả những người này có thể được coi là khách hàng dựa trên các nhu cầu đối với tổ chức trang trại. Cần nỗ lực để hiểu được người sử dụng sản phẩm cuối cùng. Nếu sản phẩm trồng trọt được thiết lập theo hợp đồng, thì việc thỏa mãn các yêu cầu hợp đồng có thể là thỏa đáng.

Các ví dụ về phương pháp đo lường sự thỏa mãn của khách hàng là:

a) khảo sát khách hàng;

b) trao đổi trực tiếp;

c) kết quả giao hàng theo hợp đồng;

d) khiếu nại/phản hồi của khách hàng;

e) khách hàng lặp lại.

Trong thị trường nông nghiệp, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng rất phổ biến. Nếu có các vấn đề, đại diện của khách hàng có thể được khuyến khích liên lạc ngay với người quản lý trang trại để xác định công việc phải làm. Phản ứng nghiêm trọng nhất của khách hàng là từ chối sản phẩm ở thời điểm giao hàng do các vấn đề về chất lượng. TCVN ISO 9004:2011^[2] giải thích kỹ hơn về sự thỏa mãn của khách hàng.

TRỢ GIÚP: Trao đổi thường xuyên với khách hàng có thể đủ để nhận biết mọi vấn đề hoặc nhu cầu cải tiến. Điều này có thể thực sự đúng trong trường hợp các tổ chức trang trại nhỏ hoặc các nhà sản xuất riêng lẻ.

8.2.2. Đánh giá nội bộ

Hướng dẫn: Đánh giá nội bộ là quá trình tự đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý khi hệ thống đang được sử dụng trong thực tiễn. Các yêu cầu 8.2.2 a) và 8.2.2 b) là việc đánh giá nội bộ đánh giá hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng của trang trại cũng như sự phù hợp với các yêu cầu luật định và yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu nội bộ của trang trại. Đây là phần rất quan trọng trong việc đạt được giá trị từ hệ thống quản lý chất lượng và phát hiện các cơ hội cải tiến. Một phần trong 8.2.2 yêu cầu các cuộc đánh giá nội bộ là độc lập và khách quan. Tất cả các cuộc đánh giá nội bộ cần được thực hiện một cách hoàn toàn khách quan. Đánh giá nội bộ cần được thực hiện trên cơ sở thường xuyên. 8.2.2 trình bày các bước xem xét trong quá trình đánh giá và nội dung các điều khác cần được xem xét.

Đánh giá nội bộ có thể được tiến hành với toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng tại một thời điểm hoặc với các phần được lựa chọn tiến hành trong một khoảng thời gian ấn định. Dù làm theo cách nào, tất cả các cuộc đánh giá nội bộ nên bắt đầu với việc xác định số lượng hoặc các phần của hệ thống sẽ được đánh giá. Bước thứ hai là hiểu các yêu cầu về phần hoặc các phần được đánh giá và đánh giá xem các yêu cầu có được đáp ứng hay không. Nếu các vấn đề được nhận biết, điều quan trọng là chúng cần được ghi nhận và hành động khắc phục được thực hiện ở những nơi và thời điểm thích hợp.

Tần suất đánh giá hợp lý trong trồng trọt khi có một vụ mỗi năm có thể đánh giá hàng năm. Trong các khu vực khác khi có nhiều vụ trong năm thì đánh giá theo mỗi chu kỳ có thể là thích hợp. Quan trọng là phải xem xét các kết quả và việc khắc phục (đối với các hành động khắc phục, xem 8.5.2) từ các đánh giá trước đó như một phương pháp nhận biết các vấn đề tái diễn.

TRỢ GIÚP: Những tổ chức trang trại có thể phối hợp bằng cách trao đổi các cuộc đánh giá giữa các tổ chức trang trại với nhau. Các cuộc đánh giá phải được lập lịch trình để giảm thiểu sự gián đoạn trong các hoạt động trồng trọt. Các cuộc đánh giá nội bộ có thể được thực hiện bởi một người vận hành riêng lẻ, nhưng những hoạt động nhỏ hoặc riêng lẻ có thể xem xét việc thực hiện bởi một nguồn bên ngoài có trình độ chuyên môn như nhà tư vấn hoặc có thể bởi đại diện của chính phủ mà có thể đưa ra sự trợ giúp.

8.2.3. Theo dõi và đo lường các quá trình

Hướng dẫn: Việc hiểu rõ các thành phần quan trọng nhất của từng hoạt động là cần thiết để đạt được các kết quả tốt. Có thể khó đo lường một số quá trình và tổ chức trang trại cần thực hiện cách tiếp cận thực tế với việc xem xét cẩn thận các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định. Việc đánh giá chất lượng sản phẩm (xem 8.2.4) thường có thể đưa ra hướng dẫn nào đó về cách thức các quá trình trồng trọt đang được thực hiện và đưa ra một chỉ dẫn tốt về quá trình nào cần được theo dõi và/hoặc đo lường.

Theo dõi và đo lường các quá trình an toàn thực phẩm (làm sạch, vệ sinh cá nhân) cần được coi như một phần của quá trình này khi thích hợp.

TRỢ GIÚP: Các tổ chức trang trại ít phức tạp hơn có thể thấy việc quan sát trực tiếp và kinh nghiệm là đủ cho các quá trình theo dõi.

8.2.4. Theo dõi và đo lường sản phẩm

Hướng dẫn: Tùy thuộc vào sản phẩm trồng trọt, việc theo dõi hoặc đo lường tại một số thời điểm trong chu kỳ trồng trọt có thể là thích hợp. Các vấn đề được nhận biết trong suốt quá trình trồng trọt (tăng trưởng) có thể được theo dõi và điều chỉnh, nhưng chất lượng thực tế của sản phẩm cuối cùng không thể đo lường được tại thời điểm đó. Sau khi thu hoạch và trước khi sản xuất được đưa ra bán hoặc chuyển giao, người quản lý trang trại cần biết được rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng, luật định và chế định cũng như những kỳ vọng đã được đáp ứng (hoặc không đáp ứng). Khi thích hợp, các phép đo và phương pháp theo dõi sản phẩm trồng trọt thích hợp cần được lựa chọn để chứng tỏ sự phù hợp. Điều này có thể bao gồm cả việc phân tích cảm quan.

Thông tin từ các hoạt động trồng trọt có thể được sử dụng trong trường hợp không thể kiểm tra một cách khách quan các yêu cầu, ví dụ như sản phẩm trồng trọt hữu cơ. Bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm cần là một phần trong hồ sơ của tổ chức trang trại.

Theo dõi và đo lường sản phẩm liên quan đến an toàn thực phẩm cần được coi như một phần của quá trình này khi thích hợp hoặc một phần trong việc đáp ứng các yêu cầu luật định hay chế định.

8.3. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Hướng dẫn: Sản phẩm không phù hợp là những sản phẩm trồng trọt không đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và sản phẩm trồng trọt không đáp ứng thực tiễn hoạt động trồng trọt hay các yêu cầu luật định và chế định. Khi sản phẩm trồng trọt không phù hợp được nhận biết, chúng không được mang bán hoặc các thỏa thuận về marketing có thể được thương lượng lại. Nếu sự không phù hợp có thể được khắc phục, thì các sản phẩm có thể được đem bán trở lại. Nếu không thể khắc phục sự không phù hợp thì cần lập những thỏa thuận về marketing khác.

Sản phẩm không phù hợp có thể được nhận biết một cách thích hợp bằng cách kiểm tra trực quan hoặc thử nghiệm sản phẩm trồng trọt. Sản phẩm không phù hợp cần được tách biệt ngay và kiểm soát bằng các phương pháp được liệt kê trong 8.3 hoặc các phương thức khác do người quản lý trang trại xác định. Tính chất của sự không phù hợp và các hành động được thực hiện để kiểm soát sản phẩm không phù hợp cần được ghi nhận và duy trì. Nếu các sản phẩm bao gồm sự không phù hợp được gửi tới khách hàng trước khi phát hiện thì tổ chức trang trại cần thông báo cho khách hàng.

Cần thực hiện các bước để nhận biết sản phẩm không phù hợp và tất cả người lao động cần được thông báo rằng sản phẩm không được đưa vào đơn đặt hàng của khách hàng.

Một nguyên tắc chính của hệ thống chất lượng là nhận biết các nguyên nhân dẫn đến sản phẩm trồng trọt không phù hợp. Từng sản phẩm trồng trọt không phù hợp cần được phân tích (khi có thể) để nhận biết các lý do về sự không phù hợp và các hành động được hoặc sẽ được thực hiện để ngăn ngừa sự không phù hợp trong tương lai.

Các vấn đề an toàn thực phẩm có thể là xem xét quan trọng trong việc xác định và nhận biết sản phẩm không phù hợp (khi thích hợp xem TCVN ISO 22000^[6] nếu các vấn đề về an toàn thực phẩm là một phần của hệ thống quản lý chất lượng).

8.4. Phân tích dữ liệu

Hướng dẫn: Các quyết định có hiệu lực dựa trên việc xem xét thông tin được thu thập liên tục trong suốt quá trình trồng trọt. Thông tin này cần bao gồm kết quả của việc đánh giá sản phẩm trồng trọt được tạo ra. Cần sử dụng việc xem xét thông tin này để nhận biết mọi xu hướng hữu ích cho việc hoạch định, bao gồm cả hoạch định hoạt động trồng trọt trong tương lai. Sự thỏa mãn của khách hàng được đo lường theo 8.2.1 cần là một phần của quá trình được sử dụng để ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai.

TCVN ISO 9001:2008^[1] yêu cầu ít nhất dữ liệu từ kết quả của các hoạt động theo dõi và đo lường (xem 8.2) được thu thập và phân tích. Các khu vực cải tiến có thể được nhận biết từ thông tin này và mỗi sự không phù hợp là một cơ hội cải tiến. Hoạt động này là thường xuyên khi có thể thu được lợi ích lớn nhất của hệ thống quản lý chất lượng. Việc nhận biết liên tục các xu hướng không xuất hiện ngay trong suốt chu kỳ trồng trọt có thể giúp giảm bớt các vấn đề trong tương lai. Các kết quả theo dõi, đo lường và phân tích cần là yếu tố cấu thành trong xem xét của lãnh đạo (xem 5.6).

TRỢ GIÚP: Đối với các tổ chức trang trại đơn giản, việc sử dụng thông tin sẵn có bao gồm quan sát trực tiếp, có thể là đủ để xác định có cần sự thay đổi trong các quá trình trồng trọt để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường hay không.

Thông tin có thể được ghi nhận bằng các phương thức như ghi chú viết tay, chú thích trên lịch, sổ nhật ký hoặc các phương pháp khác được người quản lý trang trại xác định thích hợp.

8.5. Cải tiến

8.5.1. Cải tiến liên tục

Hướng dẫn: Cải tiến liên tục cần được hiểu là hoạt động liên tục để làm những điều tốt hơn cho tổ chức trang trại và/hoặc khách hàng của tổ chức trang trại. Khi các cơ hội cải tiến được nhận biết và khi việc cải tiến được làm rõ, cần thực hiện hành động để giải quyết vấn đề hoặc thực hiện cải tiến. Việc cải tiến có thể được nhân sự hoặc người quản lý trang trại khởi xướng. Những cải tiến này có thể chỉ đơn giản là một cơ hội làm cho công việc tốt hơn, hoặc chúng có thể được khởi xướng bởi một vấn đề được nhận biết chính thức. Các quyết định về những hành động được thực hiện để cải tiến cần dựa vào sự sẵn có các nguồn lực, mức độ nghiêm trọng của vấn đề và giải pháp có khả thi hay không. Khi có nhiều cơ hội được nhận biết, người quản lý trang trại cần đánh giá các trường hợp và thực hiện các hành động có lợi nhất trước tiên.

Cải tiến liên tục là một mục tiêu lâu dài của tổ chức. Hành động khắc phục là một thành tố quan trọng cung cấp phản hồi cho quá trình cải tiến liên tục. Toàn bộ hệ thống chất lượng cải tiến bằng cách thực hiện các hành động khắc phục và thực hiện cải tiến liên tục. Những lợi ích này hỗ trợ các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức trang trại.

8.5.2. Hành động khắc phục

Hướng dẫn: Cả hành động khắc phục (8.5.2) và hành động phòng ngừa (8.5.3) đều là những bước quan trọng trong cải tiến chất lượng. Mục đích của hành động khắc phục là loại bỏ nguyên nhân và những tác động hệ quả của các vấn đề. Hành động khắc phục liên quan đến việc tìm ra nguyên nhân của một vấn đề cụ thể và sau đó đưa ra hành động cần thiết để ngăn ngừa sự tái diễn. Các hành động giảm bớt tác động tiêu cực tới:

- kết quả kinh doanh;

- sản phẩm, quá trình hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức trang trại;

- sự thỏa mãn của khách hàng.

Hành động khắc phục cần được thực hiện đối với:

- sự không phù hợp của sản phẩm;

- các hoạt động không đáp ứng các yêu cầu được quy định ban đầu.

Cần thực hiện các hành động để xác định rằng vấn đề đã được giải quyết. Khi vấn đề chưa được giải quyết, quá trình hành động khắc phục có thể được lặp lại cho đến khi tìm ra giải pháp.

8.5.3. Hành động phòng ngừa

Hướng dẫn: Mục đích của 8.5.3 là để ngăn ngừa các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Các bước xác định hành động phòng ngừa giống như được sử dụng đối với hành động khắc phục; tuy nhiên, các kết quả có thể có lợi cho tất cả các khu vực của hệ thống quản lý chất lượng. Các vấn đề cần được phòng ngừa hơn là khắc phục, dẫn đến sản phẩm tốt hơn và/hoặc chi phí giảm đi.

Sự không phù hợp có thể được nhận biết trong quá trình của tổ chức trang trại hoặc đánh giá nội bộ. Khi được nhận biết, những điều kiện này cần được ghi nhận và có kế hoạch để thay đổi chúng. Đây là khái niệm về hành động phòng ngừa. Hành động phòng ngừa là một hoạt động cải tiến quan trọng.

Các hoạt động phân tích rủi ro (bao gồm cả HACCP) có thể được coi là một thành tố quan trọng của hành động phòng ngừa khi thích hợp.

Các ví dụ về hành động phòng ngừa bao gồm:

- bảo trì dự phòng thiết bị theo kế hoạch,

- tín hiệu báo động, các chỉ số và các kỹ thuật ngăn ngừa sai lỗi,

- HACCP (xem TCVN ISO 22000:2007^[6])

PHỤ LỤC A

(tham khảo)

CÁC QUÁ TRÌNH VÀ QUÁ TRÌNH CON ĐIỂN HÌNH TRONG TRỒNG TRỌT

Các bảng từ A.1 đến A.11 liệt kê 11 quá trình và quá trình con liên quan điển hình trong trồng trọt. Các quá trình và quá trình con trong trồng trọt này không áp dụng cho tất cả các tổ chức trang trại mà nhằm đưa ra để hỗ trợ khi thích hợp. Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức trang trại và các yêu cầu liên quan đối với sản phẩm trồng trọt sẽ xác định khả năng ứng dụng thực tế của các quá trình và quá trình con được liệt kê. Người sử dụng tiêu chuẩn này có thể thấy hữu ích khi tham khảo danh mục này và lựa chọn các quá trình hay quá trình con trong trồng trọt, bao gồm các gợi ý trước khi trồng trọt và sau thu hoạch, bảo quản và giao hàng và các đề nghị thích hợp, có thể áp dụng cho các nhu cầu duy nhất của họ.

Các quá trình trồng trọt gợi ý được liệt kê trong Bảng A.1 đến A.11.

1) hoạch định;

2) phân bổ đất (lựa chọn cánh đồng);

3) phân bổ/mua các đầu vào cho hoạt động trồng trọt;

4) quản lý đất và nước;

5) gieo trồng;

6) các hoạt động tại cánh đồng;

7) các hoạt động trước thu hoạch và bảo quản được nhà sản xuất kiểm soát;

8) thu hoạch;

9) quản lý sản phẩm trồng trọt - vận chuyển và xếp dỡ;

10) bảo quản;

11) giao hàng và phân phối.

Bảng A.1 - Hoạch định

Bảng A.2 - Phân bổ đất (lựa chọn cánh đồng)

Bảng A.3 - Phân bổ và mua các đầu vào cho hoạt động trồng trọt

Bảng A.4 - Quản lý đất và nước

Bảng A.5 - Gieo trồng

Bảng A.6 - Các hoạt động tại cánh đồng

Bảng A.7 - Hoạt động trước thu hoạch và hoạt động bảo quản được nhà sản xuất kiểm soát

Bảng A.8 - Thu hoạch

Bảng A.9 - Quản lý sản phẩm trồng trọt - giao nhận và xếp dỡ

Bảng A.10 - Bảo quản

Bảng A.11 - Phân phối và giao hàng

PHỤ LỤC B

(tham khảo)

THAM KHẢO CHÉO GIỮA TCVN ISO 22000:2007^[6] VÀ TIÊU CHUẨN NÀY

Bảng B.1 - Tham khảo chéo giữa các điều của TCVN ISO 22000:2007^[6] và các điều của tiêu chuẩn này.

Bảng B.2 - Tham khảo chéo giữa các điều của TCVN ISO 22006:2013 và các điều của tiêu chuẩn TCVN ISO 22000:2007^[6]           

PHỤ LỤC C

(tham khảo)

SỰ TƯƠNG ỨNG GIỮA TCVN ISO 14001:2010^[3] VÀ TIÊU CHUẨN NÀY

Bảng C.1 - Sự tương ứng giữa TCVN ISO 14001:2010^[3] và tiêu chuẩn này

Bảng C.2 - Sự tương ứng giữa TCVN ISO 22006:2013 và tiêu chuẩn 14001:2010^[3]

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] TCVN ISO 9001:2008 (ISO 9001:2008), Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

[2] TCVN ISO 9004:2011 (ISO 9004:2009), Quản lý tổ chức để thành công bền vững - Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng

[3] TCVN ISO 14001:2010 (ISO 14001:2004, Cor.1:2009), Hệ thống quản lý môi trường - Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

[4] TCVN 7367 (ISO 15161), Hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 9001:2000 trong công nghiệp thực phẩm và đồ uống

[5] TCVN ISO 19011 (ISO 19011), Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

[6] TCVN ISO 22000:2007 (ISO 22000:2005), Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Yêu cầu đối với các tổ chức trong chuỗi thực phẩm

[7] TCVN ISO/TS 22003 (ISO/TS 22003), Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Yêu cầu đối với các tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

[8] TCVN ISO/TS 22004 (ISO/TS 22004), Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 22000:2007.

[9] TCVN ISO/TS 22005 (ISO/TS 22005), Xác định nguồn gốc trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi - Nguyên tắc chung và yêu cầu cơ bản đối với việc thiết kế và thực hiện hệ thống

[10] CAC/RCP 53:2003, Code of hygienic practice for fresh fruits and vegetables. Available (2009-07-22) at: http://www.codexalimentarius.net/download/standards/10200/cxp_053e.pdf

(Quy phạm thực hành vệ sinh đối với rau quả và trái cây tươi. Có tại http:www.codexalimentarius.net/download/standards/10200/cxp_053e.pdf).

MỤC LỤC

Lời giới thiệu

1. Phạm vi áp dụng

1.1. Khái quát

1.2. Áp dụng

2. Tài liệu viện dẫn

3. Thuật ngữ và định nghĩa

4. Hệ thống quản lý chất lượng

4.1. Yêu cầu chung

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

5. Trách nhiệm của lãnh đạo

5.1. Cam kết của lãnh đạo

5.2. Hướng vào khách hàng

5.3. Chính sách chất lượng

5.4. Hoạch định

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin

5.6. Xem xét của lãnh đạo

6. Quản lý nguồn lực

6.1. Cung cấp nguồn lực

6.2. Nguồn nhân lực

6.3. Cơ sở hạ tầng

6.4. Môi trường làm việc

7. Tạo sản phẩm

7.1. Hoạch định việc tạo sản phẩm

7.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.3. Thiết kế và xây dựng

7.4. Mua hàng

7.5. Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.6. Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường

8. Đo lường, phân tích và cải tiến

8.1. Khái quát

8.2. Theo dõi và đo lường

8.3. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.4. Phân tích dữ liệu

8.5. Cải tiến

Phụ lục A (tham khảo) Các quá trình và quá trình con điển hình trong trồng trọt

Phụ lục B (tham khảo) Tham khảo chéo giữa TCVN ISO 22000:2007 ^[6] và tiêu chuẩn này

Phụ lục C (tham khảo) Sự tương ứng giữa TCVN ISO 14001:2010^[3] và tiêu chuẩn này

Thư mục tài liệu tham khảo